Reaching agreement

Suggesting a compromise

Refusing to move

Refusing to accept

Presenting your position

Conversation

I'm sure/confident we can reach agreement. (optimistic)

I'm sure there's room for negotiation.

We have a lot to discuss.

Let's see how we get on. (cautious)

 

This is our position.

This is how we see it.

Our approach is this.

We think the following is reasonable / appropriate.

 

3. Questioning the other’s position

How do you … explain your attitude? (…. justify ... ? account for... ? arrive at... ?)

Why such a high charge? (….long delivery period? low discount?)

Why do you want…?

 

I'm sorry, I can't accept 2%.

You'll have to do better than that, I'm afraid.

I'm afraid it's not enough.

Other firms offer more than 2%.

 

I'm afraid I can't agree to that / increase the rate / lower price / shorten delivery.

We have to maintain a policy

I have my instructions.

We have done our best for you.

 

May I make a suggestion?

If you ... then we may be able to ...

Unless you ... there is no question of our being able to...

We may be able to … but only if you…

 

Let's summarize the conditions.

Let's just go through the terms.

 

 

1.2. Речевой этикет

Etiquette table:

 

Communicative function	Formal speech	Informal speech	In letters
Initial saying	Reply	Initial saying	Reply
1. Address	Mr. + title/name (if there is no title) Miss / Mrs / Ms + name Sir / Madam (without name) Ladies and gentlemen! (in public speech)	___________	Peter! Alice!	____________	Dear Sir; Dear Madam; Dear Sirs; Dear Gentlemen Messrs (addressing a partnership)
2. Introducing yourself and other people	May I introduce Mr/Mrs ___ to you Let me introduce myself, I’m ___ (name and surname)	Pleased / Glad / Very nice / to meet you. How do you do?	Meet my friend___; I’d like you to meet ____; Meet an old friend of mine____; This is ____	Hello! Hi!	I should like to introduce you Mr Terence Russel, a personal friend of mine
3. Greeting	Good morning / afternoon / evening! How do you do?	(Good) morning / afternoon / evening! How do you do?	Hello! Hi!	Glad / nice / to see you! Haven’t seen you for ages! How are you?	_______________________
4. Parting	Good-bye; Good day Excuse me, I must be going	Please give my best regards to ____	See you later / soon / tomorrow / again. I’d better be off. Bye-bye; So long!	Remember me to ____ Say hello to _____	You prompt reply would be very much appreciated; We look forward to hearing from you (soon)
5. Request	May I ___ / Could you ___; Be so kind as to__; Be good enough to ___; Would you mind my__?	You are welcome. Here / there / you are. Yes, please do. Most willingly	Do me a favour and ___ (keep the company).	With pleasure. Willingly! Naturally I’m sorry / afraid, I’can’t I’d rather not	We would be grateful if you could___ Please let us ___ We would like to ___
6. Gratitude	Thank you very much indeed! I can never thank you enough; I’m very grateful to you; I’m deeply indebted to you	You are welcome Not at all	Thanks (a lot)! Thank you (very much) for __ (your attention / help)	Don’t mention it Not at all; Forget it; Anytime; That’s nothing	It was kind of you to __ We should like to express our sincere thanks for ___; Please accept our thanks in advance
7. Apologies	I do apologize for ___ I beg your pardon; Excuse my ___ (gloves, hat, back, etc.) We would like to express our apologies for _	Oh, it’s all right. It’s perfectly all right.	Sorry (I kept you waiting / I’m late)	Nat at all Never mind	Let me apologize for __ We are sorry about ____ We apologize sincerely for ___ (the trouble we caused)
8. Invitation	May I invite you to ___? We’d like to invite you to _____	With pleasure Most willingly	Shall we dance? Let’s ___ (go to the cinema / theatre)	Not a bad idea If you want me to. Let’s. I’m all for. Sorry I can’t	Mr __ and Mrs ___ have pleasure in inviting you to attend a reception at ___ (place) on ___ (date) at ___ (time) p.m. in honour of ___(event)
9. Congratulations	My congratulations to you on ___ Let me wish you a Happy New Year!	I also wish you good luck Thank you for your kind wishes!	Congratters! Wish you luck! All the best! A Merry Christmas to you!	Thank you, the same to you.	Please accept our best wishes and congratulations to ____ on ____
10. Condolences	I (we) deeply sympathize with you and your family Please accept my sincere condolences	Thank you very much indeed	I’m sorry for you I sympathize with you I share your grief	Thank you (for your support) Don’t worry about me	May I offer you my sincere condolences You have the deepest sympathy of everyone on the staff

 

Американцы не любят "ходить вокруг да около" и предпочитают без церемоний сразу переходить к делу. Однако в Латинской Америке или Саудовской Аравии принято сначала побеседовать на не относящиеся к делу темы и только потом сосредоточиться на истинной цели встречи. Таким образом, меньше всего времени – около 5 минут – принято отводить на светскую беседу в странах северной Европы и США, самая продолжительная предварительная стадия в Японии и других восточных странах, а также в на юге Европы в Италии, Испании и ряде других стран, где характерными особенностями народа является высокая эмоциональность, семейственность, открытость населения.

Весьма осторожно следует вести себя в отношении шуток и юмора. Как известно, у каждого народа, он весьма специфичен. Кроме того, необходимо знать о том, как относятся ваши партнеры к юмору в бизнес-контексте. Так, например, шутят и считают юмор неотъемлемой чертой делового общения в Америке, Великобритании и Франции, а вот северная часть Европы – Германия, Швеция и Швейцария – предпочитают оставить все шутки исключительно на неофициальную часть общения.

При работе с партнерами из других стран вполне возможен обмен подарками, но делать это следует с большой осторожностью и учетом национальных особенностей, чтобы не вызвать непонимания. Прежде всего, важно знать, как и где преподнести подарок, например, в странах Среднего Востока подарки следует дарить публично, а в азиатских странах – наоборот. Выбор подарка также требует внимательного и разумного отношения, знания традиций и истории представителей страны, с которой вы сотрудничаете. Так, в Китае часы (как слово, так и предмет непосредственно) символизируют похороны, поэтому часы дарить не принято; щедрым и гостеприимным жителям Саудовской Аравии не следует дарить напитки и продукты питания, это может задеть их самолюбие; любые ножевые изделия – неподходящий подарок для представителей Латинской Америки и других стран этой группы, для них это знак того, что вы намерены прекратить отношения.

С одной стороны, можно рассматривать все изложенное выше как предрассудки и не обращать внимание на данные детали, но, с другой стороны, построение отношений – это, как известно, длительный процесс, который может стать весьма плодотворнее, если будет проявлено внимание к культурным, религиозным и историческим особенностям партеров по бизнесу.

Кроме того, наряду с традициями и обычаями, заслуживают внимания и национальные особенности невербального общения. Психологами установлено, что в процессе взаимодействия людей от 60 до 80% коммуникации осуществляется за счет невербальных средств выражения и только 20-40% информации передается за счет вербальных сигналов.

Налаживание делового сотрудничества и эффективных взаимоотношений в профессиональной деятельности требует знаний и владения культурой поведения, связанной с кинесическими особенностями делового общения (жесты, мимика), визуальным и физическим контактом, а также психологическими и паралингвистическими особенностями общения (скорость и громкость речи) и т.п.

Самым распространенным жестом при деловом общении является рукопожатие, при этом оно может быть совершенно разным, использоваться в разных ситуациях и зависит это также от национальных особенностей.

Рукопожатие в Европе и США отличается от рукопожатия в некоторых восточных странах. Рукопожатие с бизнесменами из Азии не должно быть чересчур крепким и длительным, в то время как представители Западной Европы и США предпочитают обратное в силу большей значимости в их обществе хорошей физической формы и атлетического сложения.

Рукопожатие характерно для таких стран, как Россия, Германия, Франция, США, Италия Испания, Турция. Не принято рукопожатие в северных странах Европы, таких как Англия, Норвегия, Швеция. В некоторых странах при встрече приняты объятия: это страны: Россия, Италия, Испания. Во Франции наряду с рукопожатием иногда принят дружественный поцелуй. В странах с восточной культурой при встрече нужно поклониться, а в Таиланде при приветствии желательно сложить руки вместе, опустить голову и не поднимать при этом взгляд.

Чтобы проиллюстрировать важность такого аспекта, как невербальное деловое общение, рассмотрим подробнее некоторые типичные действия, позы и жесты, которые могут быть неверно восприняты, если вы заранее не осведомлены о них.

Признаком того, что бизнесмены в Британии и Голландии готовы приступить к работе, является то, что они сняли пиджаки и закатали рукава рубашек, в то время, как в Германии это говорит о том, что пора сделать перерыв и отдохнуть.

Манера американцев говорить по телефону с ногами на столе привела бы в шок и безумно оскорбила японцев, при этом единственное, что могло оскорбить их сильнее, если бы кто-то посмел высморкаться в их присутствии.

В Пакистане нельзя подмигивать, это является оскорблением, а в странах Среднего Востока не следует использовать левую руку для приветствия, при курении, а также во время приема пищи.

Главное же не забывать о том, что один и тот же жест для разных культур и наций может означать совершенно разные вещи. Так, банальное кивание головой при монологе собеседника для американцев означает согласие, для британцев понимание того, о чем идет речь, а для японцев – это лишь вежливый интерес. Как показал анализ материала по проблемам МК, Азия и Восток имеют гораздо больше социокультурных отличительных черт, нежели страны Европы и США по сравнению с культурными нормами и традициями России.

Таким образом, чтобы не допустить «конфликта между культурами», желательно предварительно ознакомиться с историко-культурным своеобразием тех, с кем предстоит общение, т.к. порою ошибки, допущенные при оформлении мыслей на иностранном языке не столь важны, как неосознанное нарушение традиций и норм жизни представителей другой культуры.

2 ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО И ЕГО СТРУКТУРА. BUSINESS LETTER: LAYOUT AND STRUCTURE