Проверка кассовых операций

Проверка ККТ.

Проверка кассовых операций.

Чтобы у контролеров не было претензий к ведению кассовых операций, фирма должна соблюдать четыре основных условия:

• проводить наличные расчеты в пределах определенной суммы (лимит расчетов наличными);

• хранить наличные деньги в кассе в пределах лимита, установленного банком (лимит остатка кассы);

• полностью и своевременно оприходовать поступившие в кассу деньги;

• правильно хранить наличные деньги.

Лимит остатка кассы – это сумма наличных денег, которую вы можете оставлять в кассе на конец рабочего дня. Размер лимита устанавливает банк, обслуживающий вашу организацию. Этот показатель может быть скорректирован, если вы обратитесь в банк с таким заявлением. Сверх лимита вы можете хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты заработной платы и пособий. Но даже в этом случае срок хранения сверхлимитной наличности – не более трех рабочих дней (включая день получения денег в банке). Для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера, – не более пяти дней. Зачастую фирмы имеют несколько счетов в разных банках. В этом случае лимит остатка кассы устанавливает один из банков. В другие банки достаточно представить копию такого решения.

Если вы не согласовали с банком сумму лимита остатка кассы, он считается равным нулю. В этом случае вы обязаны в конце каждого дня сдавать в банк всю денежную наличность. Порядок ведения кассовых операций запрещает использовать наличную выручку без согласования с банком. Поэтому одновременно с лимитом остатка кассы вы должны согласовать с банком и этот вопрос. В заявлении на установление лимита укажите, на какие цели вы хотите расходовать наличные деньги. Например, на выплату зарплаты, на закупку канцтоваров, на хознужды и т. д. Банки, как правило, идут навстречу своим клиентам.

Никакой ответственности за нарушение правил расходования наличных денег законодательство не предусматривает. Однако штрафные санкции могут быть установлены в договоре на расчетно-кассовое обслуживание, который вы заключаете с банком.

Лимит расчетов наличными. Фирма может заплатить другой фирме по одному договору наличными не более 100 000 рублей. Кроме того, теперь это ограничение распространено и на предпринимателей. При этом превысить лимит в 100 000 рублей нельзя ни по договорам предпринимателей между собой, ни по договорам между предпринимателем и фирмой.

Пример: ООО «Актив» решило приобрести за наличный расчет у ООО «Пассив» строительные материалы на сумму 120 000 руб., в том числе:

• кирпич на сумму 50 000 руб.;

• доски на сумму 70 000 руб.

Если фирмы заключат один договор на сумму 120 000 руб., то при его оплате наличными «Актив» превысит лимит расчета наличными. Поэтому фирмы заключили два договора:

• договор на поставку кирпича на сумму 50 000 руб.;

• договор на поставку досок на сумму 70 000 руб.

По этим договорам «Актив» заплатил наличными 120 000 руб. При этом «Пассив» выписал два приходных ордера – на 50 000 руб. и на 70 000 руб.

Сумма денег в кассе должна совпадать с данными кассовых документов (приходными и расходными ордерами, кассовой книгой), а также с данными контрольной ленты и фискальной памяти ККТ (Z-отчета). Излишек контролеры могут расценить как неоприходование наличности.

Пример: В ходе проверки ООО «Пассив» налоговики сравнили данные фискальных отчетов ККТ с данными книги кассира-операциониста и кассовой книги. По данным фискальных отчетов и книги кассира-операциониста, выручка фирмы за период с 1 января по 21 мая 2009 года составила 266 186 руб. В кассовой книге выручка значилась в размере 241 119 руб. Акты возврата денег покупателям фирма не представила. В такой ситуации налоговая инспекция может оштрафовать фирму за неоприходование выручки.

При обнаружении налоговыми органами, не оприходованных в кассу наличных денежных средств, полученных от фирм-партнеров, проверяющие могут провести в этих фирмах встречные проверки.

Правила хранения денег. Все наличные деньги должны храниться в несгораемых металлических шкафах или в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы нужно закрыть ключом и опечатать печатью кассира. Нельзя хранить в кассе наличные деньги других фирм.

Кто проводит проверку. За соблюдением кассовых операций следят банки и налоговые инспекции. Наказать фирму под силу исключительно налоговым органам. За банками закреплена обязанность проводить проверки своих клиентов в области ведения кассовых операций. За ее несоблюдение предусмотрен штраф в размере от 2000 до 3000 рублей. Также федеральное законодательство разрешает налоговым органам контролировать полноту учета выручки, а за неоприходование денег в кассу инспекторы вправе оштрафовать фирму по итогам выездной налоговой проверки или проверки ККТ.

Нарушение лимитов кассы обязаны выявлять банки не реже одного раза в два года. Если налоговые органы обнаружат эти нарушения самостоятельно, они должны сначала проинформировать об этом банк. Банк проведет проверку, отразит нарушения в справке и направит ее в налоговую инспекцию. И только тогда инспекция может фирму оштрафовать.

Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью установлена Кодексом об административных правонарушениях. «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей».

Налоговые органы вправе оштрафовать фирму, ее должностных лиц или предпринимателя, если они:

• превысили лимит остатка кассы или лимит расчетов наличными;

• не оприходовали или неполно оприходовали в кассу наличность;

• нарушили порядок хранения свободных денежных средств.

Оштрафовать по этой статье инспекция может одновременно и фирму, и ее должностных лиц (руководитель, его заместители и главный бухгалтер (или лица, выполняющие их обязанности)). Кассир ответственности не несет, поскольку не является должностным лицом фирмы.

Если в ходе проверки будет выявлено, что фирма или кто-то из ее сотрудников совершили сразу несколько «кассовых» нарушений, штрафы суммировать нельзя.

Если фирма не заплатила (или не полностью заплатила) налог из-за того, что не оприходовала выручку в кассу, налоговые инспекторы могут оштрафовать ее только по одной из двух возможных статей: неуплата или неполная уплата налога; или неоприходование денег в кассу.

У налоговых органов есть только два месяца, чтобы назначить штраф. Этот срок нужно отсчитывать со дня:

• когда в кассу поступили неоприходованные деньги;

• когда был превышен лимит остатка кассы или лимит расчетов наличными;

• когда контролеры обнаружили, что фирма неправильно хранит свободные денежные средства.

Оформление результатов проверки. Получив от банка справку о выявленных нарушениях, налоговые инспекторы должны составить протокол. Без этого документа оштрафовать фирму они не вправе.

Пример: Налоговая инспекция оштрафовала ООО «Бечиков» за превышение лимита остатка кассы. Суд признал постановление инспекции недействительным, поскольку налоговики не составили протокол об административном правонарушении (постановление Федерального арбитражного суда Сибирского округа от 3 апреля 2008 г. № Ф04-2240/2008 (3155-А70-6)).

В течение суток после составления протокола инспектор направляет его своему руководителю. Он должен рассмотреть дело не позднее 15 дней. Представитель проверяемой организации имеет право присутствовать на заседании. Решение, принятое без вас, незаконно. Исключение составляют случаи, когда инспекция известила вас о месте и времени рассмотрения дела, а вы не явились.

Рассмотрев протокол, руководитель инспекции (или его заместитель) назначает штраф или прекращает производство по делу. Копию постановления о назначении штрафа должны вручить под расписку представителю проверяемой организации сразу после рассмотрения дела либо выслать по почте в течение 3 дней.