Лабораторная работа №15

 

Тема: Слияние документов. Использование макросов для автоматизации работы

Цель работы. Научиться выполнять слияние документов и ис­пользовать макросы для автоматизации работы.

Задание 1. Создайте основной документ и источник данных, вы­полните слияние.

Методические указания.

Слияние используется при массовой рассылке документов и со­общений по факсу или электронной почте, а также для создания почтовых наклеек, конвертов, каталогов. При выполнении слияния необходимо осуществить следующие основные действия:

1. Открыть или создать основной документ.

2. Открыть или создать источник данных, в котором содержатся сведения о каждом получателе.

3. В основном документе добавить и настроить поля слияния.

4. Для создания составного документа поместить сведения из источника данных в основной документ.

Для реализации этого алгоритма используется область задач Сли­яние, которая открывается по команде Сервис|Письма и рассылки| Слияние, и мастер, выполняющий слияние за 6 этапов.

Прежде всего необходимо исполнить первый пункт алгоритма — создать основной документ. В качестве примера использован доку­мент, показанный на рис. 10.

 

 

ООО «Вояджер», 125017 Москва, Сретенка, 15 344007, Ростов-на-Дону, Б. Садовая, 57, кв. 17 Комарову В.А. Уважаемый Владимир Александрович! ООО «Вояджер» извещает Вас о том, что срок уплаты за по­ездку в Турцию на отдых с 18.06.09 по 30.06.09 истек месяц назад. Вами был внесен задаток. Осталось уплатить X руб. Согласно договору № Y от 30.01.09 с 01.04.09 Вам будет на­числяться пеня в размере 0,1% ежедневно. В случае невыплаты остатка и начисленной Вам пени вышеука­занный договор будет расторгнут. Если у Вас возникнут какие-либо вопросы, пожалуйста, звоните по телефону 234-56-78 с 9.00 до 18.00. С уважением И.А Краснов, менеджер отдела учета

 

Рис. 10. Пример основного документа

Этот документ выбран в качестве основного. В основном доку­менте имеется постоянная часть и изменяемая часть, которая меня­ется от получателя к получателю. К изменяемой части в данном до­кументе относятся: адрес получателя - почтовый индекс, город, улица, дом, квартира; фамилия, имя, отчество, пол, сумма к выпла­те, номер договора.

Итак, выполняем команду Сервис|Письма и рассылки|Слияние.

На этапе 1 из 6 Выбор типа документа выбираем тип основного документа — Письма и переходим к следующему шагу мастера.

На этапе 2 Выбор документа берем за основу для создания пи­сем Текущий документ (рис. 10) и переходим к следующему шагу ма­стера.

На этапе 3 Выбор получателей нажимаем радиокнопку Создание списка и выполняем команду Создать. В диалоговом окне Новый спи­сок адресов (рис. 11) щелкаем кнопку Настройка. В появившемся диалоговом окне Настройка списка адресов (рис. 12) с помощью кно­пок Добавить, Удалить, Переименовать настраиваем изменяемую часть основного документа, детали которой перечислены выше. Выстраи­ваем имеющиеся и созданные поля для удобства по порядку так, как они упоминаются в основном документе. Щелкаем кнопку ОК. В диалоговом окне Новый список адресов создаем список и нажимаем кнопку Закрыть. Сохраняем список с именем Список.mdb. Появи­лась панель инструментов Слияние.

 

 

 

■и

Рис. 11. Диалоговое окно Новый список адресов

 

 

 

Рис. 12. Диалоговое окно Настройка списка адресов

 

На этапе 4 Создание письма, используя панель инструментов, вставляем в основной документ созданные поля на соответствующие места вместо текста. Например, в основном документе выделяем по­чтовый индекс и на панели инструментов Слияние щелкаем шестую слева кнопку Вставить поля слияния (рис. 13). В появившемся диа­логовом окне Добавление поля слияния выбираем поле Индекс и щел­каем кнопку Вставить. Теперь в каждое письмо адресату будет встав­лен именно его почтовый индекс из базы данных Список.mdb. Таким же образом следует вставить в основной документ остальные поля слияния, кроме поля Пол.

 

Рис. 13. Пример замены текста полем слияния

Поле Пол понадобится для того, чтобы изменять окончание сло­ва — Уважаемый или Уважаемая. Но это поле нужно вставить, ис­пользуя список кнопки панели инструментов Добавить поле Word. Эта процедура выполняется следующим образом:

1.Выделить окончание слова Уважаемый — ый.

2.Раскрыть список кнопки Добавить поле Word.

3.Выбрать из списка условный оператор IE..THEN...ELSE.

4.В появившемся диалоговом окне Вставка поля IF в поле поле: выбрать Пол, в поле оператор: - равно, в поле значение: — м, в поле Вставить следующий текст: — ый, в поле В противном случае вставить следующий текст: — ая. Изменить размер шрифта окончания, уста­новив его таким же, как и у основного слова.

На этапе 5 Просмотр писем можно просмотреть письма с помо­щью кнопок << и >> и внести изменения в список.

На этапе 6 Завершение слияния можно распечатать письма.

Примечание. Пользователи, получившие опыт в работе со средством Слияние, могут работать без помощи области задач, ис­пользуя панель инструментов Слияние.

 

Задание 2. Создайте макросы для автоматизации работы с доку­ментами.

Методические указания.

Макрос — набор команд для автоматизации работы. Хранятся макросы в шаблонах или документах. По умолчанию сохраняются в шаблоне Обычный для использования во всех документах. Если мак­рос применяется только в определенных документах, то его можно скопировать с помощью Организатора в шаблон, используемый в этих документах. Можно также закрепить макрос только за определенным документом (диалоговое окно Сервис|Макрос|Макросы, поле Макро­сы из:). При создании макроса мышью можно пользоваться только для выполнения команд с помощью меню или кнопок панелей ин­струментов. Выполнять операции в поле документа следует исклю­чительно с помощью клавиатуры. Это связано с определением про­граммой позиции курсора. Создание макроса — запись программой всех манипуляций, производимых с помощью клавиатуры и мыши, начинается с выполнения команды Сервис|Макрос|Начать запись.

В качестве примера создадим макрос Поле оглавления. Создание этого макроса выполняется по следующему алгоритму:

1. Создать новый документ.

2. Ввести любых 3 заголовка по нормам ЕСКД, например, так:

1. Шаблоны документов.

1.1. Создание шаблонов.

1.2. Применение шаблонов.

3. Установить мышью курсор за первым заголовком, нажать кнопку Непечатаемые символы и выполнить команду Сервис|Макрос|Начать запись.

4. В диалоговом окне Запись макроса (рис. 14) ввести имя мак­роса ПолеОглавления и щелкнуть кнопку клавишам.

5. В диалоговом окне Настройка клавиатуры установить мышью курсор в поле Новое сочетание клавиш и нажать клавиши Ctrl+Alt+1 (назначение макросу сочетания клавишей выполняется по желанию пользователя).

6. Выполнить команду Вставка|Поле.

 

 

Рис. 14. Диалоговое окно Запись макроса

 

7. В диалоговом окне Поле в группе Категории выбрать Указатели.

return false">ссылка скрыта

8. В группе Поля выбрать ТС, нажать кнопку Коды поля, в поле Коды поля после ТС ввести в двойных кавычках пробел и нажать ОК.

9. Выполнить команду Сервис|Макрос|Остановить запись.

10. Установить курсор за вторым заголовком и выполнить коман­ду Сервис|Макрос|Макросы.

11. В диалоговом окне Макрос выделить макрос ПолеОглавления

и нажать кнопку Выполнить.

12. За первым и вторым заголовками в фигурных скобках вмес­то пробелов набрать соответствующие заголовки.

13. Отжать кнопку Непечатаемые символы и произвести сборку

оглавления.