Microsoft Access

Тема: Создание базы данных с использованием средств MS Access.

Задача: Создать базу данных Результаты_сессии. Данные должны быть организованы в три таблицы СТУДЕНТЫ, СЕССИЯ, СТИПЕНДИЯ.

ТаблицаСТУДЕНТЫ

Признак ключа Имя поля Тип данных Размер поля/Формат поля
Ключ Номер зачетной книжки Text (Текстовое)
  Фамилия Text (Текстовое)
  Имя Text (Текстовое)
  Отчество Text (Текстовое)
  Пол Text (Текстовое)
  Дата рождения Date/Time (Дата/время) Short Date (Краткий формат)
  Группа Text (Текстовое)

ТаблицаСЕССИЯ

Признак ключа Поле Тип поля Размер поля
Ключ Номер зачетной книжки Text (Текстовое)
Химия Number (Числовой) Integer (Целое)
Физика Number (Числовой) Integer (Целое)
Математика Number (Числовой) Integer (Целое)
Информатика Number (Числовой) Integer (Целое)
Результат Text (Текстовое)

ТаблицаСТИПЕНДИЯ

Признак ключа Поле Тип поля Размер поля
Ключ Результат Text (Текстовое)
Процент Number (Числовой) Integer (Целое)

 

Задание 1: Создать в режиме конструктора структуру таблиц Студенты и Сессия. В режиме таблицы создать таблицу Стипендия. Установить связи между таблицами.

Порядок выполнения:

  1. Запустите программу Microsoft Access 2010
  2. Откроется окно программы (рис.1)

 

Рис.1

 

  1. На панели Available Templates выберите Blank database(Пустая база данных). В правой части окна укажите имя базы данных (Ваша фамилия) и её размещение (ваше дисковое пространство).
  2. Нажмите кнопку Create (Создать)
  3. После того, как вы нажали кнопку Сreate (Создать) будет открыта созданная вами база данных с заготовкой пустой таблицы (рис.2).

Рис.2

 

Перейдём к созданию структуры таблицы Студенты.

Признак ключа Имя поля Тип данных Размер поля/Формат поля
Ключ Номер зачетной книжки Text (Текстовое)
  Фамилия Text (Текстовое)
  Имя Text (Текстовое)
  Отчество Text (Текстовое)
  Пол Text (Текстовое)
  Дата рождения Date/Time (Дата/время) Short Date (Краткий формат)
  Группа Text (Текстовое)

Конструктор таблиц используется как для создания и настройки свойств новых таблиц так и для внесения изменений в свойства уже существующих таблиц.

 

Чтобы перейти в окно конструктора таблиц на ленте Fields (Поля) в группе Views из команд кнопки View(Вид) выберите Design View (Режим конструктора) (рис.3).

 

Рис.3

 

После откроется окно для ввода названия создаваемой таблицы. Внесите название Студенты и нажмите кнопку ОК(рис.4).

 

Рис.4

 

Откроется окно коструктора таблиц. Окно коснтруктора таблиц состоит из области описания полей и области свойтсв полей (Field Properties).

В области описания полей указывается Имя поля (Field Name), Тип данных (Data Type) и Описание полей (Description)(рис.5).

 

Рис.5

Переключаться между областями конструктора таблиц можно с помощью клавиши F6.

Введите имена полей, типы данных и в области Свойства поля введите Размеры /Форматы полей (рис.6, рис. 7, рис.8).

 

 

Рис.6

 

Рис. 7

Рис.8

 

 

При создании таблицы автоматически первое поле было указано как ключевое ( ключевое поле необходимо для связи таблиц). При создании данной таблицы вводимое первое боле должно было быть ключевым (рис.9). Если требуется убрать указание ключевого поля то нужно на вкладке Designотключить ключевое поле, нажав на кнопку Primary key в группе Tools.

Рис.9

 

Если необходимо установить ключевое поле то нужно установить курсор на имя поля в режиме кноструктора и нажать кнопку Primary key или установить ключевое поле из контекстного меню (КМ).

 

После создания структуры таблицы закройте её нажав крестик в правом верхнем углу окна конструктора таблиц. После появится окно, в которм нужно ответить на вопрос Сохранить ли изменения в конструкторе таблиц(рис.10). Ответье- Да (Yes).

 

Рис.10

 

После закрытия конструктора таблиц на левой панели All Access Objects (Панель навигации), в которой отображаются объекты БД, будет указана таблица Студенты(рис.11).

Рис. 11

Создайте структуру таблицы Сессия (Поля «Номер зачетной книжки» и «Результат» введите с помощью Мастера подстановок)

Признак ключа Поле Тип поля Размер поля
Ключ Номер зачетной книжки Text (Текстовое)
Химия Number (Числовой) Integer (Целое)
Физика Number (Числовой) Integer (Целое)
Математика Number (Числовой) Integer (Целое)
Информатика Number (Числовой) Integer (Целое)
Результат Text (Текстовое)

Для создания таблицы Сессия в режиме конструктора откройте вкладку Create (Создать) и в группе Tables нажмите кнопку Table Design (конструктор таблиц) . Внесите название полей, типы полей и размер полей для таблицы Сессия.

 

Использование Мастера подстановокрассматривается далее.

  1. В столбце Data Type (Тип данных) для поля Номер зачётной книжки выберите Lookup Wizard… (Мастер подстановок_(Рис.12).

 

 

 

Рис.12

  1. В появившемся окне диалога Lookup Wizard (Мастер подстановки) установите переключатель в положение I want the lookup field to get the values from another table or query (« Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса» ) (Рис.13) . Нажмите кнопку Next.

Рис.13

  1. На следующем шаге нужно выбрать таблицу или запрос, которые содержат столбец подстановки. В рассматриваемом случае будет таблица Студенты (рис.14). Нажмите кнопку Next.

 

Рис.14

  1. На следующем шаге укажите поле Номер зачётной книжки, содержащее значения, которые будут использоваться в столбце подстановки. Для этого в поле Available Fields (Доступные поля) выделите строчку Номер зачётной книжки и нажмите кнопку (Рис.15). Перейдите к следующему шагу.

 

return false">ссылка скрыта

Рис.15

5. Порядок сортировки списка укажите по возрастанию (Ascending) (рис.16). Перейдите к следующему шагу.

 

Рис.16

  1. Измените ширину столбца подстановки, если это необходимо (Рис.17). Перейдите к следующему шагу.

Рис.17

  1. Укажите подпись, которую содержит столбец подстановки (Рис.18). Нажмите кнопку Finish.

Рис.18

  1. На предложение Конструктора сохранить таблицу надо ответить No.

 

  1. Для поля Результат вызовите Мастер подстановок.

 

  1. Столбец подстановки получит значения из фиксированного набора, п.э. установите переключатель в положение I will type in the values that I want («Будет введён фиксированный набор значений») (рис.19). Нажмите кнопку Next.

 

Рис.19

11. Установите число столбцов - 1 и введите данные в столбец подстановки (рис.20). Нажмите кнопку Next.

Рис.20

  1. Задайте подпись, которую содержит столбец подстановки – «Результат» (Рис.21). Нажмите кнопку Finish.

 

Рис.21

  1. Проверьте результат на вкладке Lookup (Подстановка) свойств поля (рис.22) в строчке Row Source.

Рис.22

Установите ключевое поле в таблице (поле – Номер зачётной книжки). Сохраните таблицу под именем Сессия, открыв вкладку File и выбрав пункт меню Save Object As. Закройте таблицу

 

 

В итоге на левой панели, где отображаются объекты БД будут указаны две таблицы Студенты и Сессия(рис.23).

Рис.23

Далее перейдем к созданию третьей таблицы СТИПЕНДИЯ путём ввода данных.

ТаблицаСТИПЕНДИЯ

Признак ключа Поле Тип поля Размер поля
Ключ Результат Text (Текстовое)
Процент Number (Числовой) Integer (Целое)

Вначале на вкладке Create(Создать) нажмите кнопку Table . Откроется окно таблицы в режиме ввода данных (рис.24).

 

Рис.24

 

Измените название первого столбца, вызвав КМ и выбрав команду Rename Field (Переименовать поле) (рис.25). Имя для поля задайте Результат(рис.26).

 

Рис.25

 

Рис.26

Откройте список у второго поля и выберите тип Number (Числовой) (рис. 27).

 

 

Рис.27

 

Имя поля внесите Процент. Выделите столбец с именем Результат и в группе Formatting (Форматирование) укажите текстовый тип данных (рис.28).

 

Рис.28

 

В группе Properties (Свойства) размер поля задайте -3 (рис. 29).

 

Рис.29

Сохраниет таблицу, закрыв окно талицы. На вопрос о сохранении изменение в Table1 ответьте утвердительно (рис.30).

Рис.30

После чего в окне сохранения внесите имя таблицы Стипендия.

 

Отрйте таблицу Стипендия в режиме конструктора, чтобы проверить правильность структуры таблицы (тип данных, свойства, ключевое поле).

Для этого на левой панели All Access Objects вызовите КМ таблицы Стипендия и выберите пункт Design View (Режим конструктора) (рис.31).

 

Рис.31

 

Поле Резльтат объявите как ключевое поле, если оно не объявлено. Проверьте типы данных и свойтсва полей. Закройте окно конструктора таблиц.

 

Внесите данные в таблицу Стипендия. Для этого два раза щёлкните по таблице. В итоге таблица откроется в режиме воода данных (рис.32).

Рис.32

 

Введите данные в таблицу, как показано на рисунке 33.

 

Рис.33

Закройте таблицу, сохранив изменения.

 

 

Установление связей между таблицами .

Связи устанавливаются при открытом окне базы данных, но закрытых окнах таблиц.

 

Откройте вкладку Database Tools (Инструменты базы данных) и в группе Relationships нажмите кнопку Relationships (Отношения, схема данных) .

Откроется окно Show Table (Добавление таблицы) (рис.34).

Рис.34

В окне Show Table (Добавление таблицы) поочередно установите курсор мыши на таблицы Студенты, Сессия, Стипендия и нажмите кнопку Add(Добавить). Затем закройте окно Show Table.

 

В окнеRelationships(Схема данных)появятся введенные таблицы (рис.35).

 

Рис.35

 

Перетащить с помощью мыши поле Номер зачетной книжки из таблицы Студенты на одноименное поле в таблице Сессия.

Откроется окно связи, в котором будет предложен тип отношения One –to –one (Один – к – одному). Необходимо установить все флажки для соблюдения условия целостности данных и нажать кнопку Create (Создать)(hис.36).


Рис.36

 

Поле Результат в таблице Стипендия перетащите с помощью мыши на одноименное поле в таблице Сессия. В окне связи будет предложен тип отношения One – to – Many (один – ко- многим). После установления первых двух флажков (установление целостности данных, каскадное обновление связных полей) необходимо нажать кнопку Create (Создать)(Рис.37).

 

Рис.37

В результате, окно Relationships(Схема данных) примет вид как на рисунке 38.

 

Рис.38

 

Закройте окно Relationships, сохранив изменения.

Для удаления связи нужно вызвать КМ на линии связи и выбрать команду Delete.

Задание 2: Создать многотабличную форму для ввода данных в таблицы Студенты и Сессия.

Порядок выполнения:

На панели навигации (слева) установите курсор на имя таблицы Студенты. На вкладке Createв группе Forms нажмите кнопку Form Wizard (Мастер форм) .

 

Откроется окно Form Wizard (Мастер форм) (рис.39).

Рис.39

 

 

Укажите таблицу Студентыиз выпадающего спискаTables/Queries(Таблицы/Запросы) (рис.40) . Перенесите все поля из области Available Fields в область Selected Fields (Выбранные поля) используя кнопку (рис.40).

 

Рис.40

Далее, не нажимая командных кнопок, из выпадающего спискаTables/Queries(Таблицы/Запросы) выберите таблицу Сессия и в область Selected Fields перенесите все поля, кроме поля Номер зачётной книжки. Нажмите кнопку Next.

 

Выберите внешний вид формы Columnar (В один столбец) (рис.41)и перейдите к следующему шагу.

 

Рис.41

Задайте имя формы Студенты. Установите переключатель в положение Open the form to view or enter information (Открыть форму для просмотра и ввода данных) (рис.42). Нажмите кнопку Finish.

 

Рис.42

Откроется экранная форма (рис.43).

 

Рис.43

Произведите ввод данных в экранную форму. Для перехода от одного поля к другому можно использовать клавишу <Tab>, а для перехода к новой записи используйте кнопку , расположенную внизу формы.

 

Обратите внимание, что значение последнего поля Результатнабирается НЕ ОТ РУКИ, авыбирается из списка, который мы создали ранее, используя Мастер подстановок, и который будет появляться при нажатии кнопки раскрывающегося списка в поле Результат. При этом итоговый результат студента зависит от оценок следующим образом:

отл- четыре оценки - 5;

хор- 1 оценка – 4, три оценки 5;

хр1 – без троек;

нхр – во всех других случаях.

 

Данные для ввода представлены ниже (рис.44).

 

 

Рис.44

После ввода последней записи, закройте окно формы.

Проверьте результаты ввода данных. С этой целью последовательно откройте и просмотрите таблицы Студенты и Сессия (для открытия таблицы нужно 2 раза щёлкнуть по названию таблицы в окне All Objects Access).

Контрольные вопросы.

  1. Дайте определения понятиям база данных, реляционная база данных, СУБД?
  2. Перечислите способы создания таблиц.
  3. Какие типы данных в MS Access вы знаете?
  4. Какое полеle.js">