І асаблівасці іх афармлення

Дакументы вылучаюць па відах дзейнасці (планавыя, навукова-тэхнічныя, праектна-каштарысныя і г.д.); па спосабе фіксацыі інфармацыі (пісьмовыя, графічныя, кіна-, фота-, фонадакументы); па месцы складання (для рашэння знешніх і ўнутраных пытанняў); па ступені галоснасці (сакрэтныя, зусім сакрэтныя, адкрытыя); па юрыдычнай сіле (сапраўдныя і фальшывыя); па тэрмінах выканання (тэрміновыя і нетэрміновыя); па стадыях падрыхтоўкі (чарнавыя і арыгінал); па тэрмінах захоўвання (пастаяннага і часовага захоўвання).

Па сваім функцыянальным прызначэнні ўсе службовыя дакументы падзяляюцца на наступныя групы:

1) асабістыя (заява, аўтабіяграфія, даручэнне, распіска);

2) дырэктыўныя, або распарадчыя (загад, пастанова, распара-джэнне);

3) фінансавыя і ўліковыя (бухгалтарскі баланс, пенсійнае даручэнне, справаздачы аб прыбытках і стратах, плацёжныя даручэнні, справаздача аб выдатках, акты рэвізіі касы, квітанцыі);

4) адміністрацыйна-арганізацыйныя (кантракт, план, дамова, справаздача, пратакол, канстытуцыя);

5) інфармацыйна-даведачныя (даведка, дакладная запіска, службовая і тлумачальная запіскі, акт, тэлефанаграма, факс);

6) арганізацыйныя (статут, палажэнне, інструкцыя, штатны расклад);

7) справавыя лісты (пісьмы і іншая карэспандэнцыя).

Кожнаму віду дакумента адпавядае пэўная колькасць рэквізітаў – абавязковых элементаў службовага дакумента. Сукупнасць рэквізітаў, пэўным чынам размешчаных у дакуменце, складае яго фармуляр. Пры стварэнні уніфікаванай сістэмы дакументацыі распрацоўваецца фармуляр-узор – мадэль сукупнасці уніфікаваных формаў дакументаў. Два асноўныя фарматы дакументаў – А-4, А-5. Фармуляр мае 3 зоны: службовае поле дакумента, поле для размяшчэння вуглавога (падоўжнага) штампа і рабочае поле дакумента. Службовае поле – гэта частка плошчы фармата, прызначаная для палёў дакумента і замацавання яго для захоўвання. Левы верхні вугал – поле для размяшчэння штампа. Астатняя частка фармуляра – рабочае поле. Плошча фармата запаўняецца рэквізітамі.

Згодна са стандартам РБ (СТБ 6. 38 – 95) для арганізацыйна-распарадчых дакументаў зацверджаны 32 рэквізіты:

1. Дзяржаўны герб РБ.

2. Эмблема арганізацыі.

3. Код арганізацыі.

4. Код дакумента.

5. Назва вышэйстаячай арганізацыі.

6. Назва арганізацыі.

7. Назва структурнага падраздзялення.

8. Паштовы адрас адпраўшчыка.

9. Камунікацыйныя дадзеныя.

10. Назва віду дакумента.

11. Дата.

12. Індэкс дакумента.

13. Спасылка на індэкс і дату ўваходнага дакумента.

14. Месца складання або выдання дакумента.

15. Грыф абмежавання доступу да дакумента.

16. Адрасат.

17. Грыф зацвярджэння.

18. Рэзалюцыя.

19. Загаловак да тэксту.

20. Адзнака аб кантролі.

21. Тэкст.

22. Адзнака аб наяўнасці дадатку.

23. Подпіс.

24. Грыф узгаднення.

25. Візы.

26. Пячатка.

27. Прозвішча выканаўцы і нумар яго тэлефона.

28. Адзнака аб засведчанні копіі.

29. Адзнака аб выкананні дакумента і накіраванні яго ў справу.

30. Адзнака аб пераносе дадзеных на машынны носьбіт.

31. Адзнака аб паступленні.

32. Папераджальны знак.

Адрозніваюць рэквізіты пастаянныя і пераменныя. Пастаянныя рэквізіты паўтараюцца ва ўсіх дакументах дадзенай назвы (дадзенай групы). Пераменныя рэквізіты наносяцца непасрэдна пры падрыхтоўцы канкрэтнага дакумента. Пастаянныя рэквізіты: герб, таварны знак, код арганізацыі, назва арганізацыі, даведачныя дадзеныя аб арганізацыі, рахунак, назва дакумента. Пераменныя рэквізіты:дата, рэгістрацыйны нумар, адрасат, рэзалюцыя, тэкст дакумента, пячатка, адзнака аб паступленні дакумента ў арганізацыю.

Службовы дакумент – гэта перш за ўсё пісьмовы тэкст. Вылуча-юцца наступныя тыпы тэкстаў дакументаў:

1) традыцыйны, лінейны запіс – паслядоўнасць сінтаксічна аформленых сказаў, тэкст афармляецца ў радкі, захоўваюцца абзацы, магчыма вылучыць раздзелы, главы (палажэнні, статуты, правілы, канстытуцыя, заява, аўтабіяграфія, справавы ліст);

2) трафарэт – традыцыйны лінейны запіс, надрукаваны загадзя, але з прабеламі, якія запаўняюцца пры канчатковым афармленні ў залеж-насці ад канкрэтнай сітуацыі (даведка, кантракт, некаторыя загады);

3) анкета – спосаб запісу тэксту, калі пастаянная інфармацыя размяшчаецца ў левай частцы аркуша, радкамі адзін пад другім у форме назоўнікаў у назоўным склоне, а пераменная інфармацыя ўносіцца ў працэсе складання дакумента ў правай частцы аркуша (загады аб прыёме на працу, аб пераводзе на новае месца працы, аб звальненні, кадравыя дакладныя і тлумачальныя запіскі, лісткі па ўліку кадраў);

4) табліца – сукупнасць дадзеных, прадстаўленых у лічбавай або слоўнай форме і ўзятых у графы вертыкальнай і гарызантальнай плоскасцяў. Тэкст, прадстаўлены ў выглядзе табліцы, мае вялікую інфармацыйную ёмістасць, дазваляе строга класіфікаваць інфармацыю і суміраваць аналагічныя дадзеныя. У выглядзе табліцы афармляецца штатны расклад, графік адпачынку і г.д.

Фармалізаваныя тыпы тэкстаў – трафарэты, анкеты, табліцы – з’яўляюцца адным з галоўных сродкаў уніфікацыі формы службовых дакументаў.

Бланк дакумента – гэта ліст паперы дазволенага фармату з нанесенымі на ім пастаяннымі рэквізітамі. Выкарыстанне бланкаў скарачае працаёмістасць складання дакументаў, павышае эстэтычны бок іх афармлення. Бланкі дазваляецца рыхтаваць друкарскім способам або з дапамогай сродкаў размнажальнай тэхнікі.

Прынятыя наступныя віды бланкаў:

– агульны бланк – выкарыстоўваецца для афармлення любых відаў дакументаў, акрамя лістоў, уключае наступныя рэквізіты: герб, назву арганізацыі;

– бланк ліста– уключае герб, эмблему арганізацыі, код арганізацыі, даведачныя дадзеныя аб арганізацыі;

– бланк канкрэтнага віду дакумента – уключае герб, эмблему, код формы дакумента, назву арганізацыі, назву дакумента, месца і дату складання.