Выбор поставщиков и методы определения потребности в товарах

Тема Организация закупочной деятельности

Планирование закупок – основа управления предприятием

Основной задачей закупочной деятельности является выгодное приобретение товаров с целью удовлетворения потребительского спроса. В условиях современной рыночной экономики организация и техника закупочной работы в Российской Федерации претерпела коренные изменения. Современное состояние организации закупок в России можно охарактеризовать как переходное. Наша страна в ускоренном темпе осваивает неизвестный миру путь от государственной к смешанной экономике. В эпохе свободных рыночных отношений при организации закупочной деятельности необходимо полное равноправие торговых партнеров по поставкам товаров, хозяйственная самостоятельность поставщиков и покупателей, строгая материальная и финансовая ответственность сторон за выполнение принятых обязательств. Кроме этого необходима свобода выбора контрагентов по закупке, свобода ценообразования, конкуренция поставщиков и покупателей, инициатива коммерсантов.

Переход от централизованного обеспечения предприятий и организаций материальными ресурсами к полной их самостоятельности в решении вопросов закупки в России был осуществлен чрезвычайно резко, можно сказать одномоментно. В результате предприятия столкнулись с целым рядом новых проблем. Среди них:

· поиск хозяйственных партнеров;

· оценка конъюнктуры рынка необходимых им материальных ресурсов;

· определение рациональной цены покупки и условий поставки ресурсов;

· установление рациональной системы платежей за приобретаемые ресурсы;

· проведение юридически и экономически грамотной договорной работы и т.д.

И далеко не всем удается эффективно решать эти проблемы. В условиях централизованной экономики предприятия были несамостоятельны в вопросах закупки и продажи товаров. Теперь исполнитель должен определять сам, что он хочет купить и по какой цене. Рынок сам по себе не укажет на эффективного поставщика и оптимальную цену покупаемой продукции; покупатель должен выявить ее на рынке, принимая активные поисковые действия. Стоит отметить, поиск – это дело сложное и достаточно длительное. Надеяться на успех на основе собственных проб и ошибок – нерациональное занятие. В международной практике накоплен достаточный опыт, которым можно и нужно воспользоваться. В настоящее время коммерческая деятельность по оптовым закупкам складывается из нескольких этапов:

· изучение и прогнозирование покупательского спроса;

· выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров;

· организация рациональных хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки, предоставление заказов и заявок поставщикам;

· организация и технология закупок непосредственно у производителей товаров, посредников, на товарных биржах, у импортеров и других поставщиков;

· организация учета и контроля за оптовыми закупками.

Совершить закупку правильно – это, значит, приобрести товары: нужного качества, в нужном количестве, в нужное время, у нужного поставщика, по приемлемой цене. Закупки бывают нескольких видов (рис. 16).

 

 

 


. Виды закупок

Организация и технология закупок непосредственно у производителей или посредников определяется избранными методами закупки товаров, количеством участников процесса товародвижения, их размещением, условиями поставок и транспортировки и другими факторами. Основные методы закупки товаров отражены в табл.9.

Таблица 9 - Методы закупки товаров

Методы Характеристика  
Закупка товара одной партией Метод предусматривает поставку товара большой партией за один раз. При этом торговое предприятие получает повышенные скидки, минимизирует затраты на оформлении заказа, но увеличивает расходы, связанные с хранением товаров.  
Поставка товара небольшими партиями в течение определенного периода Заказ в этом случае оформляется договором сразу, а поставка и оплата осуществляется партиями, например, ежемесячно. В этом случае ускоряется оборот средств, сокращаются затраты на хранение запасов, и оформление хозяйственных взаимоотношений, но вместе с тем отсутствует возможность гибкого регулирования объемов и ассортимента поставляемых товаров, что при изменении потребности может привести к созданию излишних запасов и увеличению связанных с этим затрат  
Ежедневные (раз в неделю и т.д.) закупки Метод используется в розничной торговле для закупок продовольственных товаров с установленными сроками реализации. Имея договоренность с поставщиками, торговое предприятие ежедневно (и с другим интервалом) определяет перечень и необходимое количество товара, которое заказывается по телефону или иным способом.  
Получение товара по мере необходимости Выбирая поставщика, торговое предприятие получает принципиальное согласие на поставку товара, но количество заранее не оговаривается. Объем и время поставки согласовываются в установленные заказом сроки.
Закупка товара, имеющегося в наличии Заказ товара осуществляется в момент необходимости и вывозится со склада выбранного поставщика. Метод предполагает большие трансакционные и транспортно-заготовительные издержки.
Закупка товара на оптовых ярмарках, рынках, аукционах, торгах Этот метод предполагает большой выбор поставщиков.
       

 

Разрабатываемые в процессе закупок схемы завоза продукции на предприятия торговли должны обеспечивать прохождение товаров через минимальное количество звеньев. Закупки включают несколько взаимосвязанных операций: предварительные, собственно закупки, заключительные. Прежде, чем приступить непосредственно к закупкам, необходимо проделать весьма сложную и объемную предварительную работу, которая во многом определяет дальнейший процесс закупок. Предварительные операции включают изучение покупательского спроса и конъюнктуры рынка, анализ известных и выбор новых поставщиков, расчет потребности в товарах, преддоговорная работа с поставщиками по анализу оферт (предложение поставщика потенциальному покупателю) и тендеров и выяснение условий поставки товаров.

Непосредственно оптовые закупки потребительских товаров состоят из согласования заказов, разработки или согласования спецификаций, заключения договоров купли-продажи, поставки. Заключительная работа по закупке включает в основном операции по контролю за исполнением договорных обязательств и принятию оперативных мер по нарушению условий договора (в том числе претензионная работа).

Для успешной работы по закупке товаров необходимо составить ее программу, т.е. спланировать на текущий и длительный период все операции по коммерческой работе. Закупочная работа требует от коммерческой службы фирмы предприимчивости, находчивости, знания спроса и конъюнктуры рынка, умения предвидеть развитие торговли по отдельным группам и наименованиям товаров.

Изучение и прогнозирование спроса покупателей является начальным этапом осуществления закупок. Для этого предприятия проводят маркетинговые исследования. Здесь очень важным моментом может быть выбор методов планирования закупок. Умение планировать является обязательным профессиональным качеством коммерческих работников. Для того чтобы эффективно спланировать, необходимо уметь видеть ситуацию в целом, разделить проблему на составные, отдельно выполнимые задачи, при необходимости применить новые методы управления, способность быть беспристрастным в оценках и при анализе ситуаций. Рациональной организации коммерческой работы фирмы по закупке и поиску источников закупки способствует профессионально составленная программа закупок, так как она обеспечивает согласованность действий всех отделов и служб предприятия. В настоящее время не все коммерсанты могут правильно составить такую программу-план, и это чаще всего ведет к прямым убыткам. Обобщив и проанализировав опыт зарубежных и отечественных фирм, можно составить программу-план закупок товаров, состоящую из нескольких этапов (табл. 10.).

Таблица 10 - Программа закупки товаров

Этапы Содержание
1 ЭТАП Cбор и анализ информации а) изучение поля деятельности: изучение уже известных и потенциальных поставщиков с позиции качества, цены, репутации; б) исследование и анализ устной и статистической информации фирмы, изучение специальных журналов и каталогов; в) изучение товара (услуги): сравнение качества изделий, имеющихся на рынке, и что особенно важно, технических характеристик товаров каждого производителя, методов контроля за качеством.
2 ЭТАП Анализ потребностей и возможностей фирмы и контрагентов а) определение возможностей поставщиков, в том числе потенциальных, по объему, ассортименту, качеству, ценам; б) расчет общей потребности и оценка собственной базы: определение количества товаров, план товарооборота и резервного запаса, возможности и условия хранения товаров, анализ организации продажи товаров – преимущества и недостатки.
3 ЭТАП Определение стратегии и методов закупок Выбор стратегии и методов закупок зависит от вида товаров – физико-химических свойств, применяемого сырья, материалов. Возможны следующие варианты: 1 вариант – оптовые закупки крупными партиями, 2 вариант – регулярные закупки мелкими партиями, 3 вариант – закупки по мере необходимости.
4 ЭТАП Оперативные решения, контроль и корректировка плана закупки товаров Для этого определяется, какие товары потребуются, сроки, когда они нужны, каковы площади складских помещений и возможности хранения, каков реальный ход выполнения программы, правильность операций и допущенные ошибки, оценка качества работы служащих и, при необходимости, вносятся коррективы в план закупки.

Выбор поставщиков и методы определения потребности в товарах

Осуществляя закупочную деятельность, необходимо, прежде всего, знать, где сегодня можно приобрести товары, и какой способ товародвижения наиболее предпочтителен. Необходимо знать свой экономический район и его природные ресурсы, промышленность, сельское хозяйство, производственные возможности и ассортимент вырабатываемых изделий на промышленных предприятиях. Основным источником закупки товаров являются производители. Ими могут быть промышленные предприятия различной формы собственности, малые производственные фирмы, поставляющие потребительские товары, и лица, занимающиеся частной трудовой деятельностью. Изучение фирм, занимающихся производственной деятельностью, является одной из важнейших задач коммерческих организаций, которые хотят закупить товары. Для этого необходимо собирать сведения о фирме, статистические показатели, характеризующие экономические и финансовое положение фирмы, эффективность ее производственно-сбытовой деятельности, конкурентоспособность на рынке. Также необходимо постоянно следить за рекламными объявлениями в средствах массовой информации, специализированных изданиях, за биржевыми сведениями, проспектами, каталогами. Информацию о фирмах можно собирать и концентрировать в алфавитном и хронологическом порядке по основным видам их деятельности, по «системе карточек». Можно на каждую фирму заводить отдельное досье и хранить их все вместе в определенном порядке. В настоящее время получила популярность система накопления и хранения информации в персональном компьютере. Источниками информации о фирмах, производящих интересующую продукцию, могут служить:

· отраслевые справочники, деловая информация;

· личное знакомство с руководителями и представителями фирмы;

· обследование фирмы (но в настоящее время такой вид информации не получил широкого применения, так как вся интересующая экономическая и статистическая информация обладает коммерческой тайной и не разглашается);

· проспекты, рекламные буклеты и другие материалы о своей деятельности;

· сведения о фирмах, которые можно получить в торговой палате, торговых представительствах за рубежом и других организациях;

· на специальных сайтах в глобальной компьютерной сети Интернет, которые в настоящее время получили большую популярность. Многие фирмы, занимающиеся производством и сбытом своей продукции, размещают сведения о себе, производимых товарах и прайс-листы в Интернете. Эту информацию они размещают на специальных сайтах.

При изучении фирм поставщиков важно понять, осуществляет ли фирма производственную деятельность или является посредником.

Преимуществом использования посредников является то, что покупатель освобождается от забот, связанных с доставкой, сортировкой, упаковкой, подбором ассортимента, потому что торгово-посреднические фирмы обычно имеют собственную материально-техническую базу (складские помещения, демонстрационные залы, ремонтные мастерские и так далее). Важным преимуществом является также использование капитала торгово-посреднических фирм для финансирования сделок как на основе краткосрочного, так и среднесрочного кредитования. Но продукция, закупленная через торгово-посредническое звено, становится дороже на стоимость услуг, оказываемых ими.

Поступление товаров возможно из различных источников, которыми являются товарные запасы торгового предприятия, неиспользуемые запасы предприятий региона, возможности заготовки дополнительных ресурсов из местного сырья, подсобных хозяйств и т.п., заказы (в том числе на производство) у поставщиков. Также к источникам поступления товаров относят отрасли народного хозяйства, вырабатывающие различные товары народного потребления (сельское хозяйство, предприятия агропромышленного комплекса, предприятия легкой, пищевой, мясомолочной продукции, рыбного хозяйства, тяжелой промышленности, военно-промышленного комплекса и другие). А поставщики товаров – это конкретные предприятия различных источников поступления, то есть тех или иных отраслей хозяйства, различных сфер производственно-экономической деятельности, вырабатывающих товары и услуги.

Источники товарного обеспечения определяются исходя из структуры конкретного рынка товаров, контингента покупателей, ассортимента товаров, товарооборачиваимости и финансовых возможностей предприятия. Поставщиков можно классифицировать по нескольким признакам:

· по территориальному признаку поставщики могут быть местными (внутриобластными), внеобластными, общероссийского значения и международными. Оптовые предприятия чаще всего закупают товары у внеобластных и международных поставщиков, учитывая, что не во всех областях и республиках развито производство тех или иных товаров и их приходится завозить. Но при прочих равных условиях предпочтительнее воспользоваться услугами местных поставщиков, чем обращаться к внеобластным и зарубежным;

· по отраслям;

· по ценовым признакам;

· по форме собственности поставщики могут быть частными, государственными, муниципальными, кооперативными и иных форм собственности.

При поиске и выборе поставщика и партнера по хозяйственным связям необходимо оценить его по некоторым условиям (рис. 17).

Для подбора поставщиков необходимо проделать большую и сложную работу. Для этого можно воспользоваться следующим планом, предлагаемым в табл. 11.

Таблица 11 - План выбора поставщиков

Этапы Содержание
1. Сформулируйте свои потребности  
2. Определите свой рынок - распределите необходимый товар по категориям (самый дорогой, средний по стоимости, самый дешевый); - подготовьте спецификации; - составьте список возможных поставщиков, - составьте таблицу, по которой можно сравнить условия поставки разных поставщиков.
3. Изучите своих поставщиков - назначьте деловые встречи; - посетите поставщиков; - сравните поставщиков.
4. Сравните своих возможных поставщиков - по качеству продукции; - по предлагаемым ценам; - по времени поставок; - по форме оплаты.

 

 

 
 

 


Критерии выбора поставщиков.

Сделать это нужно одновременно по всем показателям. Проще всего это сделать по балльной системе выбора поставщиков. После предварительной оценки из первоначально большого списка исключают поставщиков, не удовлетворяющих следующим критериям:

· удаленность;

· непериодичность поставки;

· цена, не соответствующая качеству;

· качество, не соответствующее требованиям;

· неудовлетворяющая форма оплаты;

· неустраивающий объем поставок.

Затем продолжают более детальное изучение оставшихся поставщиков.

В современных условиях существует наиболее эффективная форма поиска потенциальных поставщиков, которая называется тендер (торги). Торги – особый способ выдачи заказов на поставку товаров или сдачу подрядов на производство определенных работ по заранее объявленным в специальном документе условиям, предполагающем привлечение к определенному сроку на принципах состязания предложений от нескольких участников торгов с целью обеспечения наиболее выгодных условий сделки для их организатора. Тендер – это система закупок продукции в рыночной экономике, основанная на принципах гласности, справедливости, экономичности, эффективности и подотчетности.

Основной принцип тендера – гласность. Все этапы проведения торгов, начиная с условий их проведения до объявления победителей, осуществляются публично, и каждый участник имеет возможность с ним ознакомиться. Принцип справедливости заключается в том, что условия проведения торгов, принципы, критерии и порядок определения победителей устанавливаются заранее. И для всех участников они одинаковы. Экономичность означает проведение торгов с минимальными финансовыми затратами на их проведение. А принцип эффективности нацеливает на максимальный конечный результат проведения торгов, т.е. проведение торгов, в результате которых будут осуществлены закупки требуемых ресурсов с максимальной экономической выгодой для покупателя. Чрезвычайно важна при проведении закупок реализация принципа подотчетности. Содержательно он означает, что персонал отвечает за все пункты контракта, который он заключил, и руководство не может оказывать на него давление, что он нарушил условия контракта.

Чаще всего тендер используется тогда, когда в сделку вовлекаются большие суммы денег и предполагаются долгосрочные связи поставщика и потребителя. Тендер выгоден как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное предоставление о том:

· какую продукцию он должен производить в течение определенного времени;

· какого качества должны быть производимые им изделия;

· в каком количестве он должен производить свою продукцию;

· когда и какое количество продукции он должен поставить.

А потребитель знает, что и когда ему будет поставлено, – имеет точное представление о том, какую продукцию и какого качества он получит от поставщика. Тендер – рассмотрение предприятия по закупке товаров на конкурсной основе. Тендер имеет следующие реквизиты:

1. наименование организации,

2. адрес,

3. сроки проведения тендера,

4. основные условия конкурса: требования к закупке - наименование товаров, качество, возможная цена, условия поставки, гарантия этого тендера, возможные объемы поставки.

Существуют три типа тендеров (рис.18).

Выбор типа тендера зависит от ожидаемой стоимости продукции, финансовых возможностей торгового предприятия, количества потенциальных поставщиков и так далее.

 

Типы тендеров

Однако в практике работы коммерческих структур и производителей потребительских товаров большинства регионов России такая форма поиска поставщиков как тендер, к сожалению, отсутствует. Отечественные торговые предприятия в условиях сложившейся экономической ситуации в стране вынуждены в первую очередь заботиться только лишь о получении достаточной прибыли для рентабельности работы, не всегда обращая внимание на качество товаров и потребительский спрос.

Для выбора наиболее рационального поставщика существует и другой разработанный В. А. Блюмбергом и В. Ф. Глущенко экспертный метод попарных сравнений. Особенность этого метода состоит в том, что в его основе лежит использование парных сравнений, в то время как другие методы основаны на присвоении балла каждому критерию. Этот метод попарных сравнений позволяет снизить степень субъективности суждений и определить возможные и реальные значения, выразив это некоторым числовым определением. Целесообразно использовать коэффициенты предпочтительности, рекомендуемые при незначительной степени варьирования критериев, принимая их соотношение равными: 1,2; 1,0; 0,8. По данным принимаемой системы сравнения строится квадратичная матрица смежности вида:

К = //Кi//, (2)

где К = 1,2 при Хj > Х-j; К = 1,0 при Хj = Х-j; К = 0,8 при Хj < Х-j.

При этом абсолютные приоритеты (Рj) определяются умножением каждой строки в матрице смежности на векторный столбец аj. Относительные приоритеты рассчитываются как соотношение абсолютных приоритетов (Рj) к сумме абсолютных приоритетов ( Рj).

Формы заключения хозяйственных взаимоотношений зависят от характера коммерческих связей. Основным способом оформления сделки является договор, оформление и обеспечение исполнения которого регулируется Гражданским Кодексом Российской Федерации (Приложение).

Согласно Гражданскому кодексу по договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязан передать в обусловленный срок производимые или закупаемые им товары для использования в предпринимательских или иных целях, не связанных с личным, семейным или домашним использованием. В качестве сторон договора могут быть юридические и физические лица. При этом непременным условием является свобода в заключение договора. Условия договора определяются по усмотрению сторон, за исключением тех случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом.

Основные цели заключения договора:

l юридически закрепить отношения между партнерами;

l определить порядок, способы и последовательность выполнения партнерами обязательств.

С учетом этого, при составлении договора должно быть уделено соответствующее внимание его структуре и содержанию. Договор должен содержать реквизиты, к которым обычно относят его название, дату и место заключения.

Название договора указывает на юридическую сущность составленного документа, например, «Договор поставки». Заголовок договора должен соответствовать названию, предусмотренному законом для данного вида договора. Необходимым реквизитом договора является дата его составления. Она позволяет во многих случаях определить начало течения сроков по договору, особенно для договоров, которые вступают в силу с момента его подписания. В нотариально удостоверенных договорах дата, как правило, указывается словами.

В начале договора после его заголовка обычно указывается место его заключения. Если в договоре не указано место его заключения, то договор признается заключенным по месту нахождения юридического лица, направившего предложение о его заключении. В Гражданском Кодексе Российской Федерации установлено, что договор читается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Если при заключении договора поставки между сторонами возникли разногласия по отдельным условиям договора, сторона, предложившая заключить договор и получившая от другой стороны предложение о согласовании этих условий, должна в течение 30 дней со дня получения этого предложения, если иной срок не установлен законодательством или не согласован сторонами, принять меры по согласованию соответствующих условий договора либо письмом уведомить другую сторону об отказе от его заключения.

Невыполнение этих обязанностей влечет для обеих сторон возмещение убытков. К существенным условиям относятся условия:

l о предмете договора;

l относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение;

l которые названы в законе существенными или необходимыми для договоров данного вида (условия о товаре).

При определении наименования товара необходимо указать его конкретные признаки (род, вид, номенклатуру, ГОСТ). Количество товара может быть установлено путем указания единиц измерения товара. Стороны могут включить в договор любые дополнительные условия, не противоречащие нормам законодть установлено путем указания единиц измерения товара. Стороны могут включить в договор любые дополнительные условия, не противоречащие нормам законодательства.

Договор может иметь следующую примерную структуру:

1. Реквизиты договора (название договора, место и дата заключения).

2. Преамбула, включающая название сторон и указание на то, что они заключили настоящий договор.

3. Предмет договора.

4. Срок действия договора (в случае необходимости).

5. Права и обязанности сторон.

6. Расчеты сторон.

7. Ответственность сторон.

8. Разрешение споров.

9. Заключительные положения.

10. Юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

11. Подписи сторон.

Процесс заключения договоров состоит из следующих основных этапов:

l направление одной стороной другой стороне оферты;

l рассмотрение другой стороной оферты и ее акцепт;

l получение стороной, направившей оферту, акцепта.

Договор полностью считается заключенным, если все разногласия, возникающие в процессе его подписания, урегулированы.

Организация учета и контроля поступления товаров от поставщиков. Оперативный контроль осуществления оптовых закупок, предполагающий повседневное наблюдение за ходом выполнения поставщиками договоров поставки, позволяет обеспечивать своевременное поступление товаров необходимого ассортимента, надлежащего качества и количества. Учет поступающих товаров осуществляется различными способами – от ведения вручную специальных картотек или журналов до автоматизированного учета поставок с использованием современной компьютерной техники.

Осуществляя закупочную деятельность в современных условиях, необходимо, прежде всего, знать, что основным источником закупки товаров являются поставщики-производители и поставщики-посредники. Ими могут быть и крупные промышленные предприятия, и малые производственные фирмы, и частные предприниматели. Всех поставщиков можно классифицировать по географическому положению, по формам собственности, по отраслям и другим признакам. При выборе тех или иных поставщиков, необходимо оценить их по надежности, финансовой устойчивости и платежеспособности, экономической эффективности сделок, возможности изменения ассортимента, продолжительности хозяйственных связей. Для выбора наиболее нужного поставщика следует проанализировать всех возможных по балльной системе, воспользоваться тендером или применить метод попарных сравнений. Но прежде, чем закупать товары у поставщиков, нужно определить потребность в товарах.