Учет и отчетность

Учет и отчетность материальных ценностей мобилизационного резерва регламентируется «Инструкцией об учете, отчетности и качественном со­стоянии материальных ценностей мобрезерва Российской Федерации» от 08.04.1993 года № М011-2/376 Комитета Российской Федерации по государственным резервам. Учет и отчетность по материальным ценностям мобили­зационного резерва подробно изложены в IX разделе Инструкции по хране­нию мобилизационного резерва медицинского и санитарно - хозяйственного имущества, введенной в действие приказом Минздравсоцразвития России от 03.10.2005 года № 613 дсп.

Основанием для организации учета и контроля за накоплением мате­риальных ценностей в мобилизационном резерве Исполнителя является номенклатура материальных ценностей, размеры и сроки ее накопления, утвержденные Разработчиком плана и разработанная в соответствии с ней ведомость материальных ценностей (форма № 5), подлежащих накоплению в специфицированном виде. Ведомость подписывается председателем постоянной технической комиссии (ПТК), мобработником и утверждается руководством Исполнителя. Изменения в ведомость вносятся только на основании актов ПТК при изменении мобзадания.

Для осуществления контроля за количественной и качественной сохран­ностью материальных ценностей, подготовки и внедрения предложений и мероприятий, направленных на повышение уровня всей работы с ними, еже­годно приказом Исполнителя создается постоянная техническая комиссия (ПТК) в составе: председателя - ответственного лица Исполнителя и членов комиссии - сотрудников финансовой службы и мобилизационного подраз­деления. К участию в работе ПТК, при необходимости, могут привлекаться опытные специалисты из других учреждений и организаций.

Постоянная техническая комиссия организует свою работу согласно пла­ну, утвержденному Исполнителем. Копии приказа о создании ПТК и плана ее работы ежегодно представляются Разработчику плана совместно с годо­вым отчетом (форма № 12) и объяснительной запиской.

На постоянную техническую комиссию возлагается контроль за:

- качественной и количественной сохранностью материальных ценно­стей;

- соблюдением правил и условий хранения, своевременностью освежения, замены и испытаний имущества;

- правильностью ведения складского и бухгалтерского учета;

- планированием, своевременностью и полнотой выполнения планов;

- освежением (заменой), консервацией, проверками, клеймением и др.;

- выполнением мероприятий по ремонту и дооборудованию складских по­мещений.

Постоянная техническая комиссия:

- рассматривает и определяет цены на материальные ценности, подлежа­щие выпуску при проведении операций с имуществом, исходя из его каче­ственного состояния, морального износа и в соответствии с требованиями действующих нормативных правовых документов;

- готовит акты на списание имущества, пришедшего в негодное состояние в результате истечения сроков годности (хранения).

Результаты проверок ПТК оформляются актами, в которых перечисля­ются обнаруженные недостатки и вносятся предложения по их устранению с указанием сроков выполнения. Акты утверждаются Исполнителем. Предложения подлежат обязательному выполнению в установленные сроки.

Первичным документом по оформлению операций на закладку (отпуск) продукции на складе является акт о проведении операций на складе.

Первичным документом по оформлению операций с материальными ценностями при закладке (отпуске) у Исполнителя является акт по форме N 1 на закладку (выпуск) материальных ценностей, который оформляется наосновании акта о проведении операции на складе на поступившее на склад имущество по планам накопления, освежения (замены), при выпуске сверхнормативных и не табельных материальных ценностей и при оформ­лении выпуска материальных ценностей на освежение с разрывом во времени.

Учет материальных ценностей по каждому наименованию, цене, марке и так далее на складе ведется в карточках учета материальных ценностей на вкладе по форме № 3. Карточки заверяются подписью ответственного лица Исполнителя и скрепляются его гербовой печатью.

Учет материальных ценностей у Исполнителя осуществляется по карточкамучета материальных ценностей в медицинском центре органа управления здравоохранением по форме № 4. Карточки заверяются подписью ответственного лица Исполнителя и скрепляются его гербовой Печатью.

Приходование или списание материальных ценностей по карточкам уче­та на складе проводится на основании актов о проведении операции на складе. У Исполнителя - на основании акта на закладку (выпуск) материальных Ценностей по форме № 1.

Для определения правильности заполнения учетных карточек проводит­ся их сверка по состоянию на 1 июля и 1 января ежегодно, результаты ко­торой оформляются актом произвольной формы, который подписывается работниками, ответственными за ведение указанных карточек. Выявленные расхождения должны быть устранены в кратчайший срок.

Карточки учета материальных ценностей по режиму учета, хранения и обращения приравниваются к документам строгой отчетности. Хранить их следует так, чтобы обеспечить сохранность. Учет карточек ведется в журна­ле регистрации карточек учета имущества, а их уничтожение оформляется актом.

Основанием для ведения учета и контроля за накоплением материаль­ных ценностей у Исполнителя и на складе является Ведомость материальных ценностей, подлежащих накоплению во второй группе (в специфицирован­ном виде) по форме № 5, разрабатываемая на осно­вании заданий, установленных Исполнителю соответствующим приказом Разработчика плана.

Ведомость в специфицированном виде для Исполнителя утверждается его руководителем, а ведомость, разрабатываемая для каждого склада, его начальником.

При изменении номенклатуры и объемов накопления материальных цен­ностей в эту ведомость систематически и своевременно вносят изменения.

Штабели, стеллажи, ячейки, в которых хранятся материальные ценности, должны бить занумерованы и на каждую закладку по специфицированной номенклатуре должен быть заполнен ярлык по форме № 2. Ярлыки заполняются заведующим складом или кладовщиком по посту­плении материальных ценностей на склад. Учет ярлыков ведется в журнале в возрастающей последовательности.

Учет материальных ценностей у Исполнителя ведется по карточкам фор­ма № 4. Оприходование (списание) по карточке прово­дится на основании акта форма № 1 в суточный срок после его составления. Номера карточек формы № 3 и 4 должны соответствовать порядковым номе­рам материальных ценностей, указанным в графе 1 формы № 5. Если у Ис­полнителя имеется несколько складов, то дополнительно ведутся карточки по форме № 4 по каждому хранителю. Кроме того, для составления отчетных документов Исполнитель ведет сводные карточки по форме № 4 по каждой позиции в целом.

Сертификаты, паспорта и другие документы о качественном состоянии материальных ценностей должны храниться в отдельном деле.

Записи в карточках учета должны производиться аккуратно, четко и только чернилами, а при внесении исправлений — на полях соответствую­щей строки за подписью исполнителя делается оговорка «Исправленному верить».

Для определения правильности заполнения учетных карточек по форме № 3 и 4 необходимо проводить их сверку по состоянию на 1 июля и 1 января каждого года, а ее результаты оформляются актом, который подписывается работниками, ответственными за ведение указанных карточек.

Карточки по форме № 3 и 4 по режиму учета, хранения и обращения приравниваются к документам строгой отчетности и хранятся после выпуска материальных ценностей 3 года. Учет самих карточек ведется в специальном журнале, а их уничтожение оформляется актом, который хранится до мино­вания надобности.

Исполнители ежегодно составляют отчет о наличии материальных цен­ностей мобилизационного резерва по состоянию на 1 января по форме № 12 и не позднее 10 января представляют в окружное «Правление Росрезерва и Разработчику плана. Порядок составления отчета о наличии материальных ценностей регламентируется Инструкцией об учете, отчетности и качественном состоянии материальных ценностей мобилиза­ционного резерва Российской Федерации, 1993 года. В отчет включаются все материальные ценности, предусмотренные утвержденной номенклатурой Накопления, независимо от их наличия, а также материальные ценности, не входящие в номенклатуру, но фактически хранящиеся в мобрезерве. Показатели отчета (количество, стоимость) округляются до второго знака после запятой.

К годовому отчету прилагается пояснительная записка по форме, утвержденной Разработчиком плана и согласованной с Росрезервом.

Ежегодно Исполнители по состоянию на 1 октября должны проводить инвентаризацию материальных ценностей мобилизационного резерва. Ин­вентаризация - периодический переучет наличия материальных ценностей мобилизационного резерва с целью проверки их наличия и сохранности, а также установления их соответствия данным учета. Для проведения инвента­ризации ежегодно приказом Исполнителя назначается инвентаризационная комиссия. В приказе определяются задачи, цели и сроки ее проведения. Поря­док определения наличия материальных ценностей и сверки с учетными доку­ментами, а также качественного состояния и соответствия целям, для которых они предназначены, определяется комиссией, исходя из видов материальных Ценностей, способа хранения, их состояния и назначения. По результатам ин-Ц1?нтаризации комиссия составляет сличительную ведомость, акт и ведомость (результатов инвентаризации по формам № 9,10 и 14 (приложения 4 № 20; 21 и 19), которые составляются на каждом складе в двух экземплярах, один экземпляр направляется Исполнителю для составления сводных данных. Акт инвентаризации утверждается приказом Исполнителя. В приказе должны быть определены сроки устранения вскрытых недостатков. Приказ, акт и ведомость по результатам инвентаризации в срок до 15 ноября Исполнитель направляет:

- окружному управлению Росрезерва;

- Разработчику плана;

- один экземпляр хранится в делах Исполнителя.