Конструирование отчета с вычислениями в строках, с частными и общими итогами.

Отчет – отображение на бумаге или на экране информации из базы данных в виде, удобном для ее восприятия и анализа пользователем.

В отчете можно группировать и сортировать данные, осуществлять расчеты в строках и проводить итоговые вычисления над группами строк и над всеми строками с использованием статистических функций. Отчет может основываться на таблице или запросе и представлять сложные зависимости между различными наборами данных. Он может быть составным – включать другие отчеты.

Существует три способа создания отчета: в автоматическом режиме, с помощью Мастера и с помощью Конструктора. В автоматическом режиме на основе выбранной таблицы или запроса создается автоотчет в столбец (с расположением полей в столбец) или ленточный (с расположением полей в строку). Мастер отчетов позволяет создать отчет на основе ответов пользователя на вопросы, касающиеся структуры, содержания и оформления отчета. Конструктор дает возможность самостоятельного конструирования отчетов. Отчет можно создать с помощью Мастера, а затем доработать с помощью Конструктора.

Мастера отчетов создают отчеты по нескольким типовым шаблонам:

1. В один столбец (создает отчет, в котором записи расположены вертикально, по одному полю в строке, одна запись за другой).

2. Группировка данных и вычисление итогов (позволяет группировать записи и выполнить подсчет групповых и общих итогов).

3. Почтовая наклейка (создает отчет в виде почтовых наклеек различных форматов).

4. Групповые вычисления (созданный этим мастером отчет напоминает отчет, созданный мастером Группировка данных и вычисление итогов, за исключением того, что сами записи в отчет не включаются).

5. Табличный отчет (создает отчет, в котором записи отображены горизонтально, а именно - одна запись в строке с подписями полей в виде заголовков).

6. Простой отчет (быстро создает отчет для выбранного запроса или таблицы, в форме табуляграммы с одним столбцом).

7. Слияние с MS Word (создает отчет в виде текста документа, созданного в редакторе Microsoft Word for Windows, используя данные, содержащиеся в полях таблицы или запроса Access).

41. Создание статистических Web-страниц из объектов БД. Конструирование страниц доступа к данным.

В Access возможно создание статических Web-страниц и страниц доступа к данным.

Статическая Web-страница – это Web-страница, которая отображает данные из базы в состоянии на момент создания Web-страницы. Ее можно создавать для объектов базы данных – таблицы, запроса, отчета, экспортируя их содержимое в HTML-файл.

Страница доступа к данным – это диалоговая Web-страница, которая поддерживает динамическую связь с базой данных и позволяет просматривать, редактировать и вводить данные в базу.

Страница доступа к данным сохраняется не в базе данных, а в HTML-файле. В базе данных хранится лишь указатель на этот файл – ярлык.

На странице доступа к данным может размещаться форма или интерактивный отчет.

Страницы, содержащие форму, позволяют вводить новые записи в базу данных, изменять значения полей в записях базы, удалять записи из базы.

Страницы, содержащие интерактивный отчет, дают возможность управлять составом отчета в процессе его просмотра. В интерактивном отчете имеются кнопки развертывания групп (кнопки со знаком +) и кнопки их сворачивания (кнопки со знаком –), которые позволяют превратить подробный отчет в краткую сводку или, наоборот, отобразить на экране интересующие пользователя подробности. Возможна также сортировка и фильтрация записей.

На странице доступа к данным могут размещаться: надписи, поля, раскрывающиеся списки, списки, флажки, переключатели, графические изображения, диаграммы, электронные таблицы, гиперссылки, элемент "бегущая строка", линии, прямоугольники, панели перехода по записям и др. Страницам доступа к данным могут назначаться темы, что обеспечивает их более привлекательное оформление.

Существует следующие способы создания страницы доступа к данным: в автоматическом режиме, с помощью Мастера, путем изменения существующей Web-страницы и с помощью Конструктора. Создание с помощью Конструктора требует навыков манипулирования объектами, расположенными на странице доступа к данным: их выделения, перемещения, выравнивания, изменения размеров. Страница сохраняется на диске в виде отдельного файла, при его создании Microsoft Access автоматически добавляет ярлык к нему в окно базы данных. Кроме основного HTML-файла страница имеет и вспомогательные файлы — такие как файлы маркеров, фоновых текстур и рисунков — эти файлы по умолчанию помещаются во вспомогательную папку. Разработка страниц доступа к данным аналогична разработке форм и отчетов: используется список полей, панель элементов, элементы управления, диалоговое окно Сортировка и группировка и т.д. Однако, разработки страницы зависит от ее предназначения. Страницы доступа могут быть предназначены для ввода и редактирования данных, просмотра и анализа данных, составления отчетов в интерактивном режиме.

Просмотреть созданную страницу можно в Access, а также в броузере Internet Explorer 5.0 и выше.

Чтобы статические Web-страницы и страницы доступа к данным были доступны пользователям Интернет, они должны размещаться на Web-сервере сети, а база данных – на сервере сети.