Учебная база данных

“ЛЕСНИЧЕСТВО”

(после слов Учебная база данных одновременно нажать комбинацию клавиш [Shift]+[Enter]). Ввод закончить клавишей [Enter].

Состав Панели элементов представлен в Приложении 1 данного пособия.

Выбрать размер шрифта 18 пунктов, а выравнивание – по центру. Выполнить команду меню Формат – размер – по размеру данных. Цвет фона – фисташковый, цвет шрифта – темно-серый.

Растянуть мышкой надпись на ширину окна.

Выбрать на панели элементов значок Кнопка. В поле области данных щелкнуть мышкой там, где должна располагаться кнопка. Появится диалоговое окно Создание кнопок, в котором в списке окна Категория выбрать Работа с формой, а в списке окна Действие – Открытие формы. Нажмите клавишу Далее.

Из следующего списка выберите форму Посадки_5_2, созданную средством автоформа в задании 2, затем клавиша Далее. В следующем окне – клавиша Далее.

В следующем окне переключитесь в положение Текст, наберите в поле текст имя формы Посадки. Клавиша Далее.

Задайте имя кнопки Посадки и щелкните по клавише Готово.

По аналогии создайте кнопки для форм Лесники_5_4, Поселения_5_5, Хозяйство.

Перейти в режим формы (Вид – режим формы). На поле формы Заставка расположены все размещенные вами кнопки, позволяющие открывать соответствующие формы для работы. Пример кнопочной формы приведен на рисунке 10.

Рис. 10 – Кнопочная форма заставка

Для того чтобы кнопочная форма появлялась автоматически при запуске базы данных, следует выполнить команду Сервис – Параметры запуска. В поле Форма выбрать заставка и щелкнуть по кнопке ОК.

Закрыть форму, ответив на возможные вопросы по поводу ее сохранения.

5.9 Задание 9 -Создание кнопочной формы при помощи Диспетчера кнопочных форм.

С помощью Диспетчера кнопочных форм можно создавать кнопочную форму стандартного вида. Любую из созданных кнопочных форм можно сделать стартовой или главной, которая открывает доступ к подчиненным кнопочным формам.

Выполнить команду Сервис – Служебные программы – Диспетчер кнопочных форм, ответив утвердительно на заданный вопрос. В диалоговом окне Диспетчера кнопочных форм щелкнуть по кнопке Изменить.

В окне Изменение страницы кнопочной формы щелкнуть по кнопке Создать. В окне Изменение элемента кнопочной формы изменить содержимое полей Текст, Команда, Форма. В поле Текст вручную вводится подпись для кнопки. Содержимое полей Команда, Форма выбирается из списка.

Создать элементы кнопочной формы согласно табл. 9.

Таблица 9 – Характеристика элементов кнопочных форм

Текст	Команда	Форма
Посадки	Открытие формы в режиме редактирования	Посадки_5_6
Поселения	Открытие формы в режиме редактирования	Поселения_5_5
Хозяйство	Открытие формы в режиме редактирования	Хозяйство
Выход	Выход из приложения

Последняя кнопка позволяет завершить работу и закрыть базу данных.

Закрыть окно Изменение страницы кнопочной формы, а затемДиспетчер кнопочных форм.

Перейти на вкладку Формы и открыть окно Кнопочная форма в режиме Конструктора. Измените цвет надписи и название вашей базы данных на «Лесничество», сохранив форму.

При желании поле области заголовка или поле области данных можно оформить рисунком. Для этого на панели элементов можно выбрать элемент Рисунок, щелкнуть мышкой на каком либо поле, далее указать путь, по которому должен быть выбран рисунок и имя файла с рисунком. Изменить размеры рисунка по вашему усмотрению.

Перейти в режим формы (Вид – Режим формы), просмотрите результат. Проверьте работу всех кнопок кнопочной формы (после нажатия кнопки Выход снова откройте базу данных).

Выполните команду Файл – Выход, сохранив все необходимые изменения.

6 Создание и использование запросов

Цели работы:

· познакомиться с основными видами запросов;

· научиться создавать запросы на выборку различными способами.

6.1 Задание 1 -Открытие базы данных и подготовка ее к работе.

Вызвать программу Access. Включить мышкой переключатель Открыть базу данных, выделить из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы. Далее кнопка ОК.

На экране возникнет диалоговое окно с основными элементами базы данных. В базе должны быть таблицы: Поселения, Посадки, Лесники, Типы, Виды. В случае их отсутствия импортируйте данные из чужой базы (например, из эталонной базы данных преподавателя).

6.2 Задание 2 -Создание запроса на выборку с именем Список1.

Выбрать вкладку Запросы. Щелкнуть по кнопке Создать. В окне Новый запрос выбрать Конструктор, затем щелкнуть по кнопке ОК.

Добавить таблицы Поселения и Лесники, выбирая их и щелкая по кнопке Добавить. Закрыть окно Добавление таблицы.

Рис. 11 – Окно конструктора запроса

В верхней части окна запроса находятся списки полей выбранных таблиц. Так как таблицы связаны, то между ними появится линия, определяющяя тип связи (подобно схеме данных). А у нас появилась возможность выбора полей из разных таблиц, подобно рисунку 11.

В бланке запроса выбрать поля Фамилия, Имя, Отчество из списка Лесники. Из списка Поселения выбрать поле Село. Для этого достаточно двойного щелчка мышкой по имени поля. Второй вариант – перетащить мышкой названия полей в клетки запроса.

Запустить запрос, щелкнув на панели инструментов по кнопке с изображением красного восклицательного знака. Это самый простой вид запросов на выборку. В результате вы получаете новую таблицу с другим набором полей. Сохраните запрос с именем Список1 и закройте его.

При создании запросов имеется возможность включать условия отбора по аналогии с фильтрацией данных. Вы достаточно упражнялись, используя фильтр в работе 4.

В режиме конструктора создать новый запрос, в качестве источника данных взять все поля запроса Список1. В поле Имябланка запроса добавить критерий Like “М*”. Запустить запрос, сохранив его под именем Список1_1. Дополнительно проведите сортировку по возрастанию/убыванию в каждом поле.

Изменить имя запроса, выбрав в меню пункт Файл – Сохранить как/Экспорт. В появившемся диалоговом окне наберите новое имя запроса: Выборка по М. Теперь в меню базы данных в окне Запросы будет показано два запроса с одинаковым содержимым.

6.3 Задание 3 -Самостоятельное задание.

Составить запросы:

1. Выбрать из таблиц Поселения и Лесники информацию о селах, название которых начинается на “К”. Сохранить запрос с именем Выборка по К.

2. Из таблицы Посадки выбрать участки села Ватутинки в порядке возрастания площади.

3. В состав каких сел входят посадки "… аллея" таблицы Посадки? Расположить результаты по алфавиту.

4. В состав каких сел входят посадки "… роща" таблицы Посадки? Отсортировать результаты по полю село.

5. Выбрать посадки хвойного типа деревьев, расположив данные по возрастанию площади посадок. Сохранить запрос по имени Хвойные.

6. Выбрать посадки лиственного типа деревьев, расположив данные по убыванию площади посадок. Сохранить запрос по имени Лиственные.

6.4 Задание 4 -Создание запроса с использованием логических операций. Запрос на основе запроса.

Прежде чем выполнять задание покажите преподавателю результаты самостоятельного задания 6.3.

Допустим, надо выбрать из таблицы данные о посадках определенной породы (Тип) и заданного возраста.

Создать новый запрос во вкладке Запросы, добавив таблицу Посадки. Закрыть окно Добавление таблицы.

Выбрать поля Посадка, Площадь (га) и Возраст (лет). Установим сортировку по возрастанию в поле Площадь (га).

В бланке запроса в поле Возраст (лет) в строке Условия отбора ввести 10 Or 20 Or 30, задающие отбор десяти-, двадцати- и тридцатилетних посадок. В данном случае логический оператор (Or) явно указан в условии отбора.

Так как в таблице Посадки нет сведений по типу деревьев, следует добавить таблицу с этими сведениями. Для этого из меню Запрос выбирается строка Добавить таблицу. В появившемся окне выбрать таблицу Вид, закрыть окно добавления таблиц и поля Вид и Тип ввести в бланк запроса.

В бланке запроса поставить дополнительное условие по полю Тип – лиственные. Запустить запрос, сохранив его под именем Листлог1. Проверить результаты запроса по выборке с таблицей запроса Лиственные.

Другой способ выполнения запроса Листлог1 может быть иным.

Создать новый запрос. В окне Добавление таблицы выбрать вкладку Запросы и добавить запрос Лиственные. Закрыть окно добавления таблицы.

В списке запроса Лиственные имеются все необходимые для конструирования запроса поля.

Остается поставить условия там, где это необходимо по заданию. Задав условия отбора, запустите запрос, сохранив его под именем Листлог2.

Если все правильно сделано, то результаты запросов Листлог1 и Листлог2 должны совпадать, отличие может быть в расположении записей. Это отличие снимается при проведении сортировки в запросах (например по полю Посадки).

6.5 Задание 5 -Самостоятельное задание.

Выполнить выборку (если возможно, два способа):

1. С какими видами посадок работает лесник по имени Найк Горыныч?;

2. Какие посадки хвойных пород от 10 до 20 лет площадью 30 или 35 гектар имеются в Лесничестве?

3. Какие лиственные посадки площадью от 10 и более гектар возрастом от20 до 30 лет имеются в Лесничестве?

4. Имеются ли хвойные посадки от 10 до 15 лет в селах Ватутинки, Подберезки, Красное?

6.6 Задание 6 -Создание запроса с помощью построителя выражений.

Создать новый запрос на основе таблицы Посадки. В окне запроса выбрать все поля исходной таблицы. Для того, чтобы видеть всю область запроса, отформатируйте поля запроса по ширине данных (двойной щелчок мышкой в верхней части линии раздела полей запроса). Сохраните запрос с именем Просека(пиктограмма <).

Установить курсор мышки в ячейку Условия отбора в столбце Просека. Щелкнуть

по кнопке Построитель выражений

Рис. 12 – Окно построителя выражений

В окне построителя можно строить сложные выражения. Оно представлено на рис 12. Верхнее окно служит для записи выражения вручную. Часто удобно пользоваться готовыми макетами и кнопками, представленными в окне построителя. Источники элементов выражения, сформированные как ссылки, выбираются из трех окон, расположенных в нижней части окна Построителя выражений. Кнопки в средней части окна задают некоторые наиболее часто используемые операции. Здесь же имеется кнопка Справка. Выход из окна по кнопке ОК.

В нашем задании необходимо выбрать посадки, в которых отмечена вырубка просек. В структуре таблицы Посадки определено, что поле Просекаимеет логический тип данных со значением ДА (True – истина) или НЕТ (False – ложь). В задании выбираем все просеки, исключая (Not) неотмеченные. Конечно, вместо выражения “Not Ложь” можно было бы написать “Истина”, что в данном случае одно и то же. Выражение “Not Ложь” демонстрирует действие оператора исключения Not.

После выхода из окна построителя выражений в строке условия отбора поля Просека появится данное выражение.

Запустить запрос на представление. Просмотреть результат.. Запрос сохрнить как /экспортпод именем Просека1. Просмотреть результаты последних двух запросов.

6.7 Задание 7 -Самостоятельное задание.

С помощью построителя выражений выбрать:

1. Все записи таблицы Посадки, кроме тех, в которых указано село Подберезки.

2. Все записи таблицы Посадки, кроме тех, в которых указано в поле Вид слово лиственница или яблоня.

6.8 Задание 8 -Вычисляемые поля.

В Access имеется широкий набор встроенных функций, позволяющих производить различные действия с полями таблицы. Результатом таких действий является вычисляемое поле, для которого обычно резервируется пустое поле в бланке запроса. При необходимости полю с вычисляемым значением присваивается имя.

В состав встроенных функций входят арифметические операции, операции округления и тому подобное, применяемые для полей с числовыми данными. Для работы с полями, содержащими текстовые данные, также имеются встроенные функции. Для знакомства со всем арсеналом встроенных функций отсылаем вас к справке по построителю выражений.

Для примера выполним запрос, в котором вычисляемое выражение с именем ФИО является результатом конкатенации (объединение или слияние) содержания трех текстовых полей таблицы Лесники. Эта операция задается кнопкой со значком & в окне построителя.

Создать запрос на основе таблицы Поселения и Лесники, включив в него поля Лесник (таблицаПоселения), Имя, Отчество (таблицаЛесники).

С помощью построителя выражений в строке Поле свободной ячейки бланка запросов следует составить выражение, которое является результатом слияния содержимого Лесник, Имя, Отчество, разделенные значком &.Рекомендуется обратить внимание на то, как формируются ссылки на поля, входящие в состав выражения.

Запустив запрос и произведя все необходимые исправления, проверим результат. Вернемся в Конструктор. В поле запроса уберем флажки Вывод на экранв полях Лесник, Имя, Отчество. Сохранить запрос под именем ФИО. Просмотреть результат (см. рис. 13). Закрыть запрос.

Рис. 13 – Результат запроса ФИО

6.9 Задание 9 - Самостоятельное задание.

Создать запросы на основе таблиц и запросов:

1. Если положить, что для полноценного развития одной сосне необходимо занимать площадь, равную 8 м², требуется рассчитать количество деревьев этого вида по соответствующим объектам Лесничества.

2. Рассчитать полезную площадь, занятую высаженными деревьями, если известно, что просеки занимают 2,5% от площади каждой посадки.

3. Лесные пожары – следствие засушливой погоды. Обследование показало, что гарь уничтожила 7% всего хвойного леса. Определить размеры сохранившихся хвойных посадок в Лесничестве.

Выполнить команду Файл – Выход.

Если производилось редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.

7 Создание и использование запросов (продолжение)

Цели работы:

· продолжить знакомство с основными видами запросов;

· научиться создавать запросы на: обновление, создание таблицы;

· многотабличные запросы;

· закрепление навыков по созданию таблиц;

· научиться создавать перекрестные запросы;

· создание запросов с параметром;

· знакомство с работой мастеров запросов.

7.1 Задание 1 -Открытие базы данных и подготовка ее к работе.

Запустить программу Access. Включить мышкой переключатель Открыть базу данных, выделить из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы. Далее кнопка ОК. Прежде чем продолжить работу с запросами, создадим копии таблиц Посадки, Виды, Поселения. Эти копии могут пригодиться в случае непредвиденных изменений исходных таблиц в работе.

Выделить таблицу, выполнить команду Копировать, затем выполнить команду Вставить. Копии имеют те же имена с добавлением единицы (например, Виды 1).

7.2 Задание 2 -Построение запроса на обновление.

Нередко при работе с таблицами большого объема приходится менять содержимое полей в записях. Такую замену легко проводить с помощью запроса на обновление. Но предварительно следует отрегулировать вопрос, связанный с типом обновляемых данных, и, если это нужно, в режиме конструктора изменить структуру таблицы в соответствии с обновлением.

В нашем простом случае обновим таблицы, заменив слово “яблоня” на “груша”.

Создадим запрос, добавив таблицу Виды. Раскрыть список команд в опции Запрос и выполнить команду Обновление. В бланк запроса ввести значение обновления и условие отбора.

Сохранить запрос и закрыть его. Перейти на вкладку Таблицы. Просмотреть таблицу Виды и Посадки. Убедитесь в результатах обновления. Объясните, чем вызвано изменение данных в таблице Посадки?

Выполните задание на обновление, заменив слово “груша” на “яблоня” (рис. 14).

При выполнении обновления в запросе может использоваться выражение.

Рис. 14 – Окно конструктора запроса на обновление

7.3 Задание 3 -Выполнение запроса на создание таблицы.

В работе 5 была создана форма Хозяйство в табличном виде. Однако в нашей базе данных такой таблицы нет. Создадим ее с помощью запроса на основе нескольких взаимосвязанных таблиц.

Во вкладке Запросы щелкнуть мышкой по кнопке Создать.

Новая таблица должна содержать поля, выбранные из других источников, в качестве которых используем таблицы Посадкии Поселения. Добавим таблицу Посадки, выбрав из списка полей Посадка, Село, Площадь (га), Вид. Добавить Таблицу Поселения, выбрав из нее поле Лесник.

Раскрыв список команд в меню Запрос, выполнить команду Создание таблицы, под именем Хозяйство. Подтвердить сообщения системы по созданию таблицы. Закрыть запрос, сохранив его под соответствующим именем.

Во вкладке Таблицы открыть новую таблицу Хозяйство и убедиться в правильности результата. Познакомьтесь со структурой этой таблицы, убедитесь, что таблицы – источники передали свои свойства созданной таблице. Сравните вид таблицы и формы по имени Хозяйство. Они могут отличаться лишь порядком записей.

7.4 Задание 4 -Групповые операции в запросах.

Часто при работе с таблицами, содержащими данные числового типа необходимо произвести некоторые вычисления и получить итоговые значения по группам записей. Вычисления между элементами группы записей могут выполняться с использованием групповых операций. В Access предусмотрено девять статистических функций для операций со значениями указанных в запросе полей:

· Sum – сумма значений некоторого поля для группы;

· Avg – среднее из всех значений поля в группе;

· Max, Min – максимальное, минимальное значение поля в группе;

· Count – число (количество) значений поля в группе без учета пустых значений;

· Stdev – среднеквадратичное отклонение от среднего значения поля в группе;

· Var – дисперсия значений поля в группе;

· First, Last – значение поля из первой или последней записи в группе.

В запрос с групповыми операциями можно включать поля для задания условия отбора записей из таблиц. Кроме того, когда используются итоговые функции, можно строить выражение в запросе с групповыми операциями.

Результат запроса с использованием групповых операций содержит по одной записи для каждой группы. В запрос включаются поля, по которым производится группировка, и поля, для которых выполняются групповые операции.

Создадим запрос с использованием групповых операций для рассчета среднего возраста посадок в селах Лесничества.

Для создания запроса добавить таблицу Посадки.

На панели инструментов выполнить команду Вид – Групповые операции

(кнопка ). Сохранить запрос под именем Возраст. В бланк запроса выбрать Село и Возраст. В столбце Возраст заменить слово Группировка на функцию Avg.

Запустить запрос. Подпись поля “Avg_Возраст” можно заменить на “Средний возраст”, установить формат поля фиксированный с одним знаком после запятой. Все эти изменения произвести в свойствах поля. (правая клавиша мышки). На рис. 15 представлены результаты запроса Возраст до и после изменений свойств поля.

Рис.15 – Запрос на выборку среднего возраста посадки села

7.5 Задание 5 -Создание перекрестного запроса.

В перерестном запросе формируется таблица, в которой левый столбец образует заголовки строк из значений одного поля, верхняя строка образует заголовки столбцов из значений другого поля, а на пересечении строк и столбцов размещаются итоговые значения, вычисленные по значениям третьего поля. Для получения итоговых значений записи группируются по полям, используемым в качестве заголовков строк и столбцов. Значения третьего поля расчитываются с применением одной из выбранных статистических функций.

Для создания перекрестных запросов имеется мастер перекрестных запросов. В нашем случае создадим перекрестный запрос в режиме Конструктор.

Итак, во вкладке Запросыщелкнуть по кнопке Создать. Новый запрос создаем в режиме конструктора. Дабавить таблицу Посадки. В бланк запроса выбрать поляПосадки, Село, Вид.

В меню Запрос выбрать строку Перекрестный. В бланке запроса появится строка Перекрестная таблица. В этой строке для каждого поля задается одна из четырех установок. Задать в бланке запроса установки согласно табл. 10.

Таблица 10 – Параметры перекрестного запроса

Поле	Групповая опрация	Перекрестная таблица
Посадка	Группировка	Заголовки строк
Село	Группировка	Заголовки столбцов
Вид	Max	Значение

Просмотреть результаты выполненного запроса. Сохранить запрос под именем AllocateВид.

7.6 Задание 6 -Ввод параметров в запросе.

Ранее в работе 6 был создан запрос о наличии и площади посадок в селе Ватутинки, где в строке условия отбора было введено конкретное значение поля. Однако при решении практических задач необходимо вводить значение поля в диалоге с пользователем в процессе выполнения запроса. В этом случае в условии отбора нужно определить параметр запроса. Имя параметра запроса задается в строке условия отбора в квадратных скобках. При выполнении запроса это имя появится в диалоговом окне Введите значение параметра.

Покажем это на упомянутом запросе. Для этого открыть запрос в режиме конструктора. В бланке запроса в поле Село переопределим условие отбора, введя с клавиатуры слова [Название поселения]. Сохранить запрос как/экспорт под именем Параметр1. Выполнить запрос, задав название любого из сел Лесничества.

Сохранить этот запрос как/экспорт под именем Параметр2. Изменим запрос Параметр2, введя в поле Площадь (га) параметр запроса [Размер участка]. Итак, создан запрос поиска записи по двум параметрам. Имея перед собой таблицу Посадки, можно провести соответствующую выборку.

7.7 Задание 7 -Мастера запросов Microsoft Access.

Простейшие запросы могут быть созданы с помощью мастеров Access. С помощью мастера можно создать:

· простой запрос на выборку;

· перекрестный запрос;

· запрос для поиска повторяющихся записей (записей с повторяющимися значениями в полях);

· запрос для поиска записей, не имеющих подчинения.

Мастер запросов ускоряет процесс составления запроса, автоматически выполняя начальные простейшие действия по подготовке запроса. Запрос создается этапами (шагами) в диалоговом режиме с пользователем. Каждый шаг требует выполнение инструкций для подтверждения или выбора отдельных возможностей при формировании запроса.

При создании простого запроса на выборку мастер предоставляет возможность выбрать поля из взаимосвязанных таблиц и запросов. В таком запросе не формируются условия отбора и вычисляемые поля. Мастер простого запроса подготавливает итоговый запрос, группируя записи и подсчитывая для этих групп сумму, среднее значение, минимум, максимум, число записей в группе.

Мастер создания запроса для поиска повторяющихся записей позволяет выбрать анализируемую таблицу, задать поля в которых следует проверить повторяемость значений, произвести отбор и вывести записи в порядке возрастания значений в полях с повторяющимися значениями.

В перекрестном запросе мастер формирует таблицу, в которой заголовки строк и столбцов из значений заданных полей, на пересечении строк и столбцов размещаются итоговые значения, заданные или вычисленные по значениям третьего поля. Итоговая функция для каждой строки представляет собой результат выполнения статистической функции.

Мастер создания запроса для поиска записей, не имеющих подчиненных, позволяет найти в таблице записи, у которых нет связанных записей в подчиненной таблице. В этом запросе на определенном шаге имеется возможность установки связи между таблицами.

Рис.16 – Перекрестный запрос

7.8 Задание 8 -Самостоятельное задание.

Представьте варианты для выполнения заданий.

1. Постоить запрос на выборку под именем Лесхоз, используя в качестве источника таблицу Хозяйство.

2. Определить общую площадь посадок села, название которого запрашивается.

3. Вычислить общую площадь посадок Лесничества.

4. Определить наибольшую площадь посадки каждого села.

5. Определить самую молодую посадку Лесничества.

6. Определить долю лиственных и хвойных посадок Лесничества (в процентах).

7. Различные виды запросов о сумарных площадях посадок, обслуживаемых каждым лесником (запрос с параметром)

8. Построить перекрестный запрос о лесниках, посадках и селах.

9. Построить перекрестный запрос, результат которого подобен рис. 16.

10. Построить перекрестный запрос относительно лиственных посадок.

11. Построить перекрестный запрос относительно площадей хвойных посадок.

Выполнить команду Файл – Выход. В случае нарушения содержимого исходных таблиц, удалите их, затем восстановите их, воспользовавшись ранее созданными копиями. Если производилось редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.

8 Создание отчетов

Цели работы:

· научиться создавать отчеты.

8.1 Задание 1 -Открытие базы данных и подготовка ее к работе.

8.2 Задание 2 -Разработка отчетов (обзор).

В работе 5 были рассмотрены способы создания и использования форм для базы данных. Формы позволяют вводить данные способом, удобным для пользователя.

Средства разработки отчетов в Access предназначены для конструирования макета отчета, по которому может осуществляться вывод данных в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют создавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку, вычисление данных. Использование отчетов имеет следующие преимущества:

· обеспечивается более высокая степень контроля за расположением данных;

· обеспечивается возможность работы с материалом, напечатанным на бумаге.

Перед созданием отчета необходимо сделать следующее:

q для просмотра и ввода данных следует использовать формы;

q проверить базу данных, получив информацию о ее объектах;

q точно определить, какие элементы базы данных содержат необходимые сведения, убедиться, что все данные, которые будут отражаться в отчете доступны.

Перед началом конструирования отчета необходимо спроектировать его макет, где определяется:

- состав и содержание разделов отчета;

- размещение в отчете значений, выводимых из полей таблиц/запросов базы данных;

- поля, по которым проводится группировка данных;

- заголовки и подписи реквизитов отчета для каждого уровня группировки;

- порядок вывода данных в отчете.

Отчеты можно создавать с помощью мастера отчетов (автоотчетов) и с помощью конструктора. Отчеты могут составляться на основе таблиц или запросов.

Автоотчет в столбец автоматически создает простой отчет для выбранной таблицы (запроса) в виде одного столбца.

Ленточный автоотчет автоматически создает простой отчет в виде таблицы.

8.3 Задание3 -Создание автоотчета в столбец на основании запроса.

Во вкладке Отчеты щелкнуть по кнопке Создать. В появившемся окне Новый отчет выбрать Автоотчет: в столбец, выбрать в качестве источника данных запрос Лиственные.

Щелкнуть по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета. Установить масштаб просмотра Окно и пролистать отчет по страницам.

Отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса изменится отчет.

Сохранить отчет под именем Лиственные.

Перейти во вкладку Запросы. В режиме конструктора открыть запрос Лиственные. В бланке запроса ввести условие отбора поля Вид: пальма.

Выполнить запрос. Сохранить его и закрыть.

Перейти во вкладку Отчеты. Открыть отчет Лиственные. Убедиться в том, что содержание отчета изменилось.

8.4 Задание 4 -Создание ленточного автоотчета на основании запроса.

Во вкладке Отчеты щелкнуть по кнопке Создать. В появившемся окне Новый отчет выбрать Автоотчет: ленточный, выбрать в качестве источника данных запрос Лесхоз.

Щелкнуть по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета. Закрыть страницу просмотра, сохранив отчет под именем Лесхоз. Закрыть отчет.

Для подобных отчетов удобно использовать Запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса Лесхоз.

Во вкладке Запросы открыть запрос Лесхоз в режиме конструктора. В бланке запроса поля Село в качестве условия отбора ввести фразу (в квадратных скобках): [Введите название села]. Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса.

Закрыть запрос, сохранив изменения.

Перейти на вкладку Отчеты. Открыть отчет Лесхоз. Появится точно такой же вопрос о названии села. Проверьте результат отчета, вводя названия сел. В списке вывода будут выводиться данные заданного села.

8.5 Задание 5 -Внесение изменений в готовые отчеты.

Открыть отчет Лесхоз в режиме конструктора. Все изменения в отчет можно вносить только в этом режиме.

Справочная информация. В окне Конструктор отчетов имеется пять областей:

Заголовок отчета – все, что находится в этой области выводится только один раз в начале отчета;

Верхний колонтитул – все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы;

Область данных – содержит собственно записи;

Нижний колонтитул – все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы;

Примечание отчета – все, что находится в этой области выводится только один раз в конце отчета.

В окне конструктора отчетов (рис 17) в окне заголовка отчета содержится надпись Лесхоз, в верхнем колонтитуле – заголовки столбцов вывода, в области данных – записи, в нижнем колонтитуле – дата текущего дня.

Рис. 17 – Окно конструктора отчетов

Исправить заголовок отчета на Лесное хозяйство. Сменить шрифт, цвет и размер букв.

Перейти в режим предварительного просмотра. Просмотреть отчет, ответив на вопрос о вводе параметра. При необходимости вернуться в режим конструктора и внести изменеия в другие области отчета, для чего кроме панели инструментов можно воспользоваться свойствами выделенных объектов (правая клавиша мышки).

Просмотреть окончательный вариант отчета, закрыть и сохранить его.

Открыть отчет с именем Лиственные в режиме конструктора. Аналогичным образом исправить заголовок отчета на Лиственные посадки. Сменить шрифт, цвет и размер букв. Перейти в режим предварительного просмотра.

Просмотреть отчет, ответив на вопрос о вводе параметра. При необходимости вернуться в режим конструктора и внести изменеия в другие области отчета, для чего кроме панели инструментов можно воспользоваться свойствами выделенных объектов (правая клавиша мышки).

Просмотреть окончательный вариант отчета, закрыть и сохранить его.

Выполнить команду Файл – Выход.

9 Создание отчетов (продолжение)

Цели работы:

· закрепить нывыки создания отчетов с помощью Конструктора;

· научиться создавать отчеты с помощью Мастера отчетов.

9.1 Задание 1 -Открытие базы данных и подготовка ее к работе.

9.2 Задание 2 -Элементы разделов отчета (обзор).

В процессе конструирования с помощью команд меню или кнопок панели инструментов конструктора отчетов и панели элементов разделы отчета заполняются элементами в соответствии с планируемым макетом отчета.

Поля с повторяющимися значениями размещают в Области данных, которой можно придать вид табличной части отчета. Поля с повторяющимися значениями, по которым производится группировка записей, размещают в заголовке группы.

Элементами разделов отчета, кроме полей таблиц или запосов, на которых строится отчет, являются также тексты подписей, кнопки управления, внедряемые объекты, линии, прямоугольники и т.п. Для каждого из элементов имеются соответствующие кнопки на Панель элементов(см. Приложение 1).

Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств такая же, как и при конструировании форм.

Панель инструментов отчета появляется при переходе в режим конструирования или редактировании отчета. Содержимое панели инструментов представлено в Приложении 3 данного пособия.

9.3 Задание 3 -Создание однотабличного отчета в режиме конструктора.

Сначала необходимо спроектировать макет отчетаВозрастной состав посадок Лесничества по указанным ниже требованиям. Макет должен иметь вид в соответствии с рис. 18. На макете показано оформление отчета для одного населенного пункта. В отчете должны последовательно выводиться со своими заголовками названия посадок и их возраст. При формировании отчета выводится информация о максимальном и минимальном возрасте посадок. Название отчета должно выводиться на каждой странице отчета

Рис. 18 – Макет отчета

Во вкладке Отчетысоздать новый отчет в режиме конструктора, используя в качестве источника таблицу Посадки.

Если отсутствует раздел Заголовок отчета,добавить его с помощью команды Вид – Заголовок/примечание отчета.

Для выполнения требований к группировке и сортировке данных, отбражаемых в отчете, на панелии нструментов выбрать кнопку Сортировка и группировка. В появившемся окне для группировки по полю выбрать поле Село, указав в области Свойства группы в строке Заголовок группы и Примечание группы значения Да. Сортировка для поля устанавливается автоматически (по возрастанию).

Сортировка по полю выполняется для выбранного поля Посадка, при этом в области Свойства группы в строке Заголовок группы и Примечание группы следует значения Нет, что и определяет сортировку только по этому полю.

Ниже на рис.19 представлен фрагмент окна определения групп записей по полю Село и сортировки поля Посадка.

После определения группировки в окне конструктора отчетов появляются дополнительные разделы Заголовок группы Село и Примечание группы Село.

Рис.19 – Окно сортировка и группировка