Особенности деловой беседы

Если претендент занижает сумму своего вознаграждения, то это нередко свидетельствует о его неуверенности в своей квалификации. Предлагаемый претендентом высокий уровень оплаты может говорить о его завышенной самооценке, отсутствии чувства реальности. Серьезный кандидат, как правило, называет нижнюю и верхнюю границы оплаты.

Перечисленные вопросы по существу не касаются содержания будущей работы, поэтому, заканчивая разговор с претендентом, целесообразно поставить ему приблизительно такой вопрос: «Не хотите ли вы обсудить что-нибудь, о чем мы с вами не упомянули в разговоре?». Ответ на этот вопрос покажет отношение кандидата к будущей работе. Как пишет А. А. Романов, «серьезный кандидат не может не поинтересоваться о содержании своей работы, о том, что от него ждут именно на данном участке работы и что ожидают вообще от кандидата на эту должность».

При подготовке к деловому общению особое внимание следует уделить началу разговора, первой фразе, чтобы выдавать у оппонента положительную реакцию, заинтересовать его или нейтрализовать, смягчить его намерения. Приведем два примера.

1. Научно-исследовательский институт должен послать сотрудника на стажировку в один из канадских институтов. По условиям возраст командируемого — не более 35 лет. Лучшая кандидатура — женщина 36 лет. Ей предложили самой отвезти документы в министерство. Москва. Кабинет заместителя министра. N входит. Ей предлагают сесть.

— Слушаю вас.

— Существует мнение, что 13 — число несчастливое. Сегодня 13 марта. Вот я и решила проверить: для меня оно тоже несчастливое? Все зависит от вас.

На лице чиновника недоумение.

— В чем же дело?

— Мне предложили поехать на стажировку в Канаду. Я привезла документы. Вы их должны подписать.

На лице заместителя министра улыбка.

— Разве я могу их не подписать?!

— Но дело в том, что кандидат на поездку должен быть не старше 35 лет, а мне уже 36.

— Сделаем исключение. Стажируйтесь. Удачи и успехов! Документы были подписаны.

2. Сотрудник N допустил в работе серьезный просчет. Его вызывает директор предприятия. N понимает причину приглашения. Но несколькими днями раньше у них был разговор о создании проекта новых разработок. Предложено было привлечь к составлению проекта S. Вот этой ситуацией и воспользовался N.

Кабинет директора. Входит N, оглядывает кабинет и с удивлением говорит:

— А где S? Он еще не пришел?

— Почему он должен прийти? — с не меньшим удивлением спрашивает директор.

— Разве вы вызвали меня не для обсуждения нового проекта? Я думал, что вы хотите узнать о том, что мы с S уже сделали.

Таким образом, N показал свою озабоченность делом, выполнением полученного задания и предполагал, что именно оно интересует директора. Действительно, разговор пошел о проекте новых разработок, от которых зависел судьба предприятия.

Во время деловой беседы директор убедился, как много сделал N, как он старается отличной работой искупить свою вину. Поэтому в конце разговора, напомнив N о его проступке, директор ограничился дружеским внушением, хотя намеревался вынести строгий выговор.

Следует подумать и как завершить беседу. Обычно это слова благодарности за помощь и поддержку, интересный предложения, пожелания успехов и удач в дальнейшем coтрудничестве, благополучного разрешения всех проблем и т. п.

Иногда необходимо дать понять собеседнику, что разговор окончен и продолжение его не имеет смысла. Есть приемы, которые используются, чтобы сократить затянувшийся разговор. Выбор их зависит от важности беседы и статуей собеседника.

1. Предупредите посетителя до разговора или перед его завершением о том, что ваше время ограничено и вас ждут) другие посетители.

2. Договоритесь со своим секретарем о том, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующей встрече.

3. Посмотрите на наручные часы.

4. Выскажите обобщающие замечания, подведите итог беседы.

При проведении беседы ее участники нередко допускают различного рода ошибки. Назовем наиболее типичные из них:

— проявляют авторитарность, не считаются с мнение других;

— игнорируют состояние собеседника;

— не учитывают мотивы состояния собеседника;

— не проявляют интереса к проблеме собеседника;

— не слушают собеседника;

— перебивают говорящих;

— говорят, не будучи уверенным, слушают ли их;

— говорят долго;

— ограничиваются одним предложением (не используют всего банка идей).

Залогом успехов в межличностных отношениях является соблюдение правил эффективного слушания:

1.Стремитесь понять, глубоко осознать позицию говорящего, сделать анализ, выводы. Научитесь находить самые ценные сведения в полученной информации.

2.Пытайтесь за фразами собеседника «уловить» его истинные мотивы, эмоциональное состояние, внутренний мир.

3.Поддерживайте устойчивое внимание к речи, не допускайте побочных мыслей. Последние возникают из - за того, что скорость мышления в 4 раза превышает скорость говорения, и у слушателя остается «свободное время».

4.Отключайтесь от внешних «помех», отвлекающих Вас, не пытайтесь слушать и одновременно делать еще 2 - 3 дела.

5.Не делайте вид, что поняли, если на самом деле это не так. Возможно, коммуникатор не оставлял необходимых пауз между фразами. Оптимальным для слушателей является темп их собственного говорения. Изменить сложную ситуацию помогут приемы рефлексивного аудирования.

6.Логически планируйте процесс слушания. «Мысленное опережение» речи собеседника или оратора является одним из средств настройки на одну волну с ним и хорошим методом запоминания речи.

7.Установите зрительный контакт с говорящим. Ваши жесты, мимика должны отражать состояние заинтересованного слушателя, который вникает в речь.

8.Старайтесь сопереживать говорящему, посмотрите на вещи его глазами, попытайтесь встать на его место.

9.Будьте терпеливы. Всегда выслушивайте собеседника до конца.

10.Не поддавайтесь чувству раздражения или гнева, если у Вас негативная установка по отношению к партнеру по общению или если Вы услышали «критические» для Вас слова, выводящие из состояния равновесия, к примеру, «рост цен», «увольнение», «ограничение заработной платы».

11.Не отвлекайтесь на специфические особенности говорящего (акцент и другое).

12.Обязательно повторяйте про себя распоряжения и указания.

13.Делайте при слушании соответствующие пометки на бумаге.

14.Не делайте самой распространенной ошибки начинающих менеджеров, коммерсантов: не стремитесь слишком много говорить самим, а слушайте других.

Различают также 2 способа слушания:

1.Нерефлексивное (пассивное) состоит в умении не вмешиваться в речь говорящего своими замечаниями, в способности внимательно молчать. Этот способ требует значительного физического и психологического напряжения, определенной дисциплины. Нерефлексивное слушание обычно используется в таких ситуациях, когда один из собеседников глубоко взволнован, желает высказать свое отношение к тому или иному событию.

2.Рефлексивное (активное) заключается в активной обратной связи, оказании помощи в выражении мыслей. Этот способ особенно уместен, если партнер по общению ждет поддержки, одобрения, если необходимо глубоко и точно уяснить информацию.

Основными приемами рефлексивного слушания являются:

1)Выяснение, т. е. обращение к собеседнику за уточнениями, чтобы получить дополнительные факты, суждения. (Например, «Я Вас не понял. Не повторите ли еще раз?», «Что Вы имеете в виду?»).

2)Перефразирование - «передача» чужого, только что произнесенного высказывания в другой форме («Как я Вас понял...», «По Вашему мнению...», «Другими словами Вы считаете...»).

3)Резюмирование- подведение итогов услышанного («Если обобщить сказанное Вами, то ...», «Вашими основными идеями, как я понял, являются...».

4)Подтверждение контакта - приглашение высказываться свободно и непринужденно. При этом речь сопровождается репликами типа «Это интересно», «Да», «Понимаю Вас», «Приятно это слышать».