Вопрос 1 Учет кассовых операций.
Тема 8 УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
Основные нормативные акты
"Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ" (утверждено Приказом Банка России № 14-П от 05.01.98 г.),
Порядок ведения кассовых операций (утвержден решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от 04.10.93 г.).
54-ФЗ от 22.05.2003 г. "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" .
2. Прием кассира на работу оформляется приказом руководителя. После издания приказа руководитель обязан ознакомить его с должностной инструкцией, Порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной материальной ответственности.
В организациях - субъектах малого предпринимательства, обязанности кассира могут выполняться главным бухгалтером или другим работником.
3. Счет 50 "Касса" имеет следующие субсчета:
50.1 "Касса организации",
50.2 "Операционная касса",
50.3 "Денежные документы".
Если у организации имеются денежные знаки в иностранной валюте, для каждой из них открывается отдельный субсчет.
Операционные кассы открываются на вокзалах, в отделениях связи, у переправ, пристаней и т.д. Этот субсчет также применяется торговыми организациями.
Субсчет 50.3 используется для учета оплаченных денежных документов: санаторных путевок, почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, авиабилетов и др.
Оплата денежных документов с расчетного счета
Дебет 76 Кредит 51,
Дебет 50.3 Кредит 76 – оприходование денежных документов
Дебет 50.3 Кредит 71 - Получение через подотчетных лиц
В организации должен составляться отчет о движении денежных документов.
Размер сумм наличных в кассе ограничен лимитом, устанавливаемым банком по согласованию с организацией.
Для установления лимита в банк представляется Расчет по форме № 0408020 (утверждена в приложении № 1 Положения № 14-П).
Размер лимита устанавливается с учетом следующих факторов:
средней дневной выручки,
среднедневного расхода денежных средств без учета средств, направляемых на выплату заработной платы и выплат социального характера,
особенностей деятельности организации, режим работы,
наличия в населенном пункте касс банков для приема наличных денег.
Обычно лимит сопоставим со среднедневным расходом.
Если организация не приняла мер по установлению лимита, вся не сданная в банк наличность, считается сверхлимитной.
Сверх установленных норм деньги могут храниться только в дни выплаты зарплаты, пенсий, стипендий, пособий в течение трех дней, включая день получения денег в банке.
В районах Крайнего Севера допускается выдавать зарплату 5 дней.
Центральный банк РФ Указанием от 20.06.2007 № 1843-У с 21 июля 2007 г. максимально допустимую сумму наличных расчетов увеличил до 100 000 рублей и распространил этот лимит на индивидуальных предпринимателей
В соответствии со ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов с другими организациями сверх установленных размеров, неполном оприходовании в кассу денежной наличности, накоплении в кассе наличных средств сверх установленных в лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ, на юридических лиц - от 400 до 500 МРОТ.
Процесс бухгалтерского учета кассовых операций состоит из следующих этапов:
а) составление первичных учетных документов - приходных (ф. КО-1) и расходных кассовых ордеров (КО-2);
б) регистрация первичных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3);
в) систематизация и обработка первичных документов, составление бухгалтерских проводок;
г) отражение в хронологическом порядке в кассовой книге (КО-4) кассовых операций, подтвержденных первичными учетными документами;
д) перенос данных кассовой книги в синтетические учетные регистры.
Приходные кассовые ордера, подписываются главным бухгалтером или уполномоченными лицами.
ПКО состоит из двух частей: собственного приходного ордера и квитанции к нему, в которой в частности отражаются уплаченные налоги.
Выдача наличных денег осуществляется по расходным кассовым ордерам (ф. КО-2) или другим документам, на которые ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера.
Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег работники расписываются в ведомости.
По истечении 3 рабочих дней включая день получения денег в банке, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по ведомости сумму.
По завершении операции кассир обязан погасить ордера штампом или надписью: приходные – "Получено", расходные – "Оплачено".
Фиксация приходных и расходных ордеров в журнале регистрации осуществляется до их передачи в кассу.
По данным журнала контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных средств, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассовых операций.
Кассовая книга (ф. КО-4) ведется кассиром.
Каждая организация имеет только одну кассовую книгу. В книге листы нумеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной печатью организации.
Записи выполняются в двух экземплярах, имеющих одинаковую нумерацию, через копировальную бумагу.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает
- итоги операций за день
- суммарный приход кассы (оборот по дебету) минус суммарный расход (оборот по кредиту),
- выводит остаток денег на конец рабочего дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Бухгалтер проверяет правильность проставленной корреспонденции, арифметических действий.
При ведении автоматизированного учета кассовая книга ведется в виде двух отчетов (распечаток) "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира".
По окончании календарного года отчеты "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера и книга опечатывается.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5) предназначена для учета денег, выданных кассиром другим кассирам или доверенным лицам (раздатчикам).
Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 "Об утверждении форм первичной учетной документации по учету торговых операций" утверждены унифицированные формы, которые являются обязательными при эксплуатации ККТ:
- КМ-1 "Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины";
- КМ-2 "Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию";
- КМ-3 "Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам";
- КМ-4 "Журнал кассира-операциониста";
- КМ-5 "Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста";
- КМ-6 "Справка-отчет кассира-операциониста";
- КМ-7 "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации";
- КМ-8 "Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ";
- КМ-9 "Акт о проверке наличных денежных средств кассы".
Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4) заводится на каждую кассовую машину. Он должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя организации, главного бухгалтера и печатью организации.
В этом журнале ведется учет выручки, полученной с применением ККТ.
Журнал формы N КМ-4 является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.
После снятия Z-отчета, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста о показаниях денежных счетчиков на начало и конец смены, а также о величине выручки.
В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку старшему кассиру организации.
После снятия показаний счетчиков и проверки фактической суммы выручки в Журнале кассира-операциониста делается запись, которая подтверждается подписями кассира, старшего кассира и руководителя организации (дежурного администратора) - сотрудников организации.
При взаимодействии с банком организацией оформляются следующие документы:
кассовая заявка (форма № 0408027),
заявление на выдачу чековых книжек (форма № 0401017),
денежный чек,
объявление на взнос наличными (форма № 0402001).
В кассовой заявке содержатся суммы поступлений и расхода наличных денег с разбивкой данных за соответствующий квартал прошлого года, предыдущий квартал и предполагаемые прогнозные значения на следующий квартал.
Денежный чек представляет собой приказ организации обслуживающему банку о выдаче с расчетного счета организации указанной в чеке суммы наличных денег.
Обслуживающий банк выдает организации бланки чеков в виде чековой книжки.
Каждый отдельный чек состоит из корешка чека и отрезной части (собственно чека) с контрольной маркой, расположенной в верхнем правом углу чека.
Корешок заполненного чека остается в чековой книжке, а отрезная часть представляется в банк для получения наличных денег.
После соответствующей проверки в банке работнику выдается контрольная марка от денежного чека для предъявления в кассу и получения наличных денег.
Если при составлении чека допущена ошибка, его перечеркивают и на нем ставится надпись "Аннулирован".
Сдача наличных денежных средств осуществляется на основании объявления на взнос наличными.
Объявление представляет комплект из трех документов:
собственно объявления,
квитанции,
ордера.
Объявление на взнос наличными кассовый работник банка оставляет у себя, ордер передает операционному работнику банка, а квитанция передается в кассу организации, вносящей деньги в банк.
В сроки, установленные руководителем, и при смене кассира проводится ревизия (инвентаризация) наличия денежных средств в кассе.
Ревизия проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя.
Результаты отражаются в Акте инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15 в двух экземплярах.
Обнаруженные в кассе недостачи
Дебет 94 Кредит 50
относятся на кассира
Д 73/2 Кредит 94
а излишки приходуются в доход организации
Дебет 50 Кредит 91/1
в качестве прочих доходов.