УРОВЕНЬ 2. На нем выделяются 2 категории документов.

К 1-й относятся Положения. Данные документы определяют принципы управления некоторой совокупностью объектов и могут содержать укрупненное описание действий по реализации этих принципов. Пользователями данных документов являются определенные группы сотрудников компании.

Например, таким документом является Положение о системе бюджетирования. В нем рассматриваются как общие принципы построения системы бюджетирования, так и вполне конкретные процедуры по реализации данных принципов (процедуры формирования, утверждения и контроля исполнения бюджетов). Пользователями данного документа будут все сотрудники, которые принимают участие в процедурах бюджетирования или используют в своей работе результаты данных процедур.

Ко 2-й категории относятся Классификаторы и Справочники. Классификаторы определяют принципы (признаки) классификации и группировки различных объектов управления. Справочники представляют собой структурированные в соответствии с определенными в Классификаторах признаками группировки, перечни конкретных имеющихся в компании объектов управления. В качестве примеров можно упомянуть «Классификатор затрат», в котором представлены и описаны используемые в компании признаки классификации затрат, и «Справочник материалов», содержащий структурированный перечень (номенклатуру) используемых материальных ресурсов.

УРОВЕНЬ 3. На этом уровне находятся документы, относящиеся к категории «Инструкции». Они определяют порядок управления отдельными объектами, в том числе содержат детальное описание действий по управлению ими. Пользователями данных документов выступают отдельные исполнители или группы исполнителей.

Например, Инструкция о порядке контроля первичных документов бухгалтерского учета, получаемых от контрагентов. Ее предметом являются процедуры контроля первичных документов, а пользователями — достаточно узкая категория сотрудников, которые в ходе общения с контрагентами получают от них первичные документы.

Нетрудно заметить, что в основу данной иерархии положена схема:

«Идеология и общие принципы для всех сотрудников — конкретизированные принципы и укрупненные действия для отдельных категорий сотрудников — конкретизированные действия и функции для отдельных исполнителей».

Возможно, у слушателей возник вопрос: «А не мало ли предлагаемых 3 уровней и 4 категорий документов («Политики», «Положения», «Инструкции» и «Справочники»)?»

Действительно, на практике приходилось сталкиваться с ситуацией, когда количество используемых в компании уровней иерархии документов доходило до 7. А количество категорий документов составляло около 20. На первый взгляд такой подход может показаться правильным: чем больше уровней и видов документов на этих уровнях, тем более гибкой и удобной в применении является система. Но не надо забывать о «золотом правиле инженера-конструктора» — чем сложнее техническое устройство, то есть чем из большего количества компонентов оно состоит, тем менее надежным оно будет в работе, поскольку сложнее обеспечить согласованную работу большого количества компонентов.

Применительно к корпоративным стандартам это означает, что чем больше уровней и чем больше видов документов на каждом уровне, тем сложнее организовать связи между документами
и тем легче запутаться.