А.4.4 Документация

А.4.3 Связь

Обмен информацией внутри организации важен с точки зрения обеспечения эффективного внедрения систем экологического менеджмента. Методы внутреннего обмена информацией могут включать регу­лярные совещания рабочих групп, рассылку информативных писем, доски объявлений и сайты во внут­ренней сети организации.

Организация должна внедрить процедуру получения и документальной регистрации относящихся к теме сообщений от заинтересованных сторон, а также подготовки ответа на них. Эта процедура может вклю­чать диалог с заинтересованными сторонами и рассмотрение поднятых ими вопросов. В некоторых слу­чаях ответы на вопросы, беспокоящие заинтересованные стороны, могут включать соответствующую информацию об экологических аспектах и воздействиях на окружающую среду, связанных с деятельно­стью организации. Эти процедуры также должны предусматривать необходимую связь с государствен­ными органами власти по вопросу планирования на случай аварийной ситуации и по другим связанным с темой вопросами.

Организация может захотеть запланировать обмен информацией с учетом решений, принятых в отноше­нии соответствующих целевых групп, надлежащих сообщений и их тематики, а также выбора средств информирования.

При рассмотрении вопросов информирования внешних сторон об экологических аспектах организации должны принимать во внимание взгляды и информационные потребности всех заинтересованных сто­рон. Если организация решает информировать внешний мир о своих экологических аспектах, то она мо­жет в этих целях установить процедуру. Введенная процедура может быть различной в зависимости от нескольких факторов, в том числе: от типа сообщаемой информации, ее целевой группы и конкретных обстоятельств организации. Методы внешнего оповещения могут включать годовые отчеты, информа­тивные письма, странички в интернете и встречи с местной общественностью.

Степень подробности документации должна быть достаточной для описания системы экологического ме­неджмента и совместной работы ее частей, а также для указания пути получения более подробной ин­формации о функционировании конкретных частей системы экологического менеджмента. Эта докумен­тация может интегрироваться с документацией других систем, внедренных в организации. Не требуется обязательно представлять ее в форме руководства.

Степень документированности системы экологического менеджмента может варьироваться от одной ор­ганизации к другой в зависимости от следующего:

a) размера и типа организации и ее деятельности, продукции или услуг;

b) сложности процессов и их взаимодействия;

c) компетентности ее персонала.

Среди примеров документации можно назвать следующие:

- заявление о политике, изложение целевых и плановых экологических показателей;

- информация о существенных экологических аспектах;

- процедуры;

- информация о процессе;

- структурная схема организации;

- внутренние и внешние стандарты;

- планы на случай аварийной ситуации на участке;

- записи.

Любые решения о документальном оформлении процедур(ы) должно опираться на следующие вопросы:

- последствия, в том числе и для окружающей среды, в случае неоформления процедуры;

- потребность демонстрации выполнения организацией законодательных и прочих принятых требова­
ний;

- потребность обеспечить последовательное совершение деятельности;

- преимущества такого оформления, в число которых может входить облегчение внедрения через ин­
формирование и обучение, упрощение поддержания и пересмотра, снижение риска неоднозначности
и отклонений, возможность демонстрации и наглядность;

- требования настоящего стандарта.

Документация, изначально созданная в иных, не связанных с системой экологического менеджмента це­лях, может использоваться как часть данной системы, и в этом случае система должна содержать на нее ссылки.