Документация по операциям банка. Документооборот.
Технология обработки информации в банке.
Синтетический учет в банке.
Синтетический учет – это обобщенный учет данных аналитического учета.
Целями синтетического учета являются:
§ группировка данных аналитического учета по определенным признакам (по балансовым счетам);
§ проверка правильности ведения аналитического учета.
К документам синтетического учета относятся:
§ кассовые журналы;
§ ежедневные оборотные ведомости;
§ ежедневный баланс.
Балансы и оборотные ведомости подписываются руководителем банка. Ведомости остатков по счетам и ведомости размещенных и привлеченных средств подписывает главный бухгалтер банка.
Суммы, отраженные по счетам аналитического учета, должны соответствовать суммам, отраженным по счетам синтетического учета.
Кредитные организации представляют в территориальные учреждения Банка России, осуществляющие надзор за их деятельностью, отчет по форме 0409070 "Сведения об использовании кредитной организацией интернет-технологий", предусмотренной Указанием Банка России от 16 января 2004 года N 1376-У "О перечне, формах и порядке составления и представления форм отчетности кредитных организаций в Центральный банк Российской Федерации" (с изменениями).
При использовании интернет-технологий филиалами кредитных организаций представление соответствующих сведений осуществляется кредитной организацией по каждому филиалу в отдельности. В случае размещения стартовых (главных) страниц WEB-сайтов филиалов на том же WEB-сервере, на котором расположена стартовая страница WEB-сайта кредитной организации, сведения о WEB-сайтах филиалов в территориальное учреждение Банка России не представляются.
Бухгалтерский учет в банках организован по мемориально-ордерной автоматизированной форме, то есть до группировки однородных операций по счетам они оформляются в мемориальных ордерах. В ордере указывается краткое содержание операции, сумма и корреспонденция счетов на уровне лицевых счетов (транзакция).
Мемориальный ордер может не составляться, если операция оформляется кассовыми или платежными документами, выписками из корреспондентских счетов, а также авансовыми отчетами и прочими первичными документами.
К мемориальным ордерам прикладываются первичные документы, которые послужили основанием для отражения информации о совершенных операциях.
Первичные документы, фиксирующие совершение операции, должны содержать достоверные данные и создаваться в момент совершения операции.
Первичные документы могут оформляться как на типовых бланках, так и на бланках специализированных форм.
К первичным документам относятся акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции.
Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:
§ наименование документа;
§ код формы;
§ дату составления;
§ наименование организации, от имени которой составлен документ;
§ содержание операции;
§ измерители операции;
§ наименование должностных лиц, ответственных за содержание операции, правильность ее выполнения, личные подписи и их расшифровка.
Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой операции и ее законность. Все первичные документы, поступившие в подразделение бухгалтерского учета банка, подлежат проверке как по форме, так и по содержанию, включая проверку законности операции и логическую увязку показателей.
Документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку банка, исключающую их повторное использование: оттиск штампа ответственного исполнителя, включающий дату и фамилию сотрудника.
Документы классифицируются в зависимости от места их формирования: банковские документы и клиентские документы.
По характеру отражаемых операций документы подразделяются на мемориальные, кассовые и внебалансовые.
Мемориальные документы оформляют операции, связанные с безналичными перечислениями по счетам.
Кассовые документы служат для оформления операций с денежной наличностью. Они подразделяются на приходные и расходные. К приходным документам относятся объявления на взнос наличными, приходный кассовый ордер. К расходным кассовым документам относятся денежный чек и расходный кассовый ордер.
К внебалансовым документам относятся внебалансовые ордера.
Все мемориальные, кассовые и внебалансовые документы вместе с приложенными к ним первичными документами, подтверждающими совершенные операции за рабочий день, называются «документы дня банка».
Информация, содержащаяся в принятых к учету документах, систематизируется в учетных регистрах для отражения на счетах бухгалтерского учета и отчетности.
К регистрам бухгалтерского учета в банке относятся:
§ ведомость остатков по счетам;
§ ведомость остатков размещенных и привлеченных средств;
§ ежедневная оборотная ведомость;
§ ежедневный баланс.
Первичные учетные документы принимаются в банке к исполнению при отсутствии каких-либо подчисток, исправлений или использования корректирующей жидкости.
Ошибки, выявленные после составления баланса должны исправляться обратными записями по счетам, по которым сделаны ошибочные записи на основании составляемых исправительных ордеров.
Банки должны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов. Ответственность за организацию и соблюдение порядка хранения документов возлагается на руководителя и главного бухгалтера банка.
Документооборот в банке представляет собой движение документа с момента его создания до отражения в бухгалтерском учете, и после сдачи бухгалтерской отчетности размещение в архиве. Документооборот в банке строится в зависимости от особенностей программного обеспечения, времени, установленного операционного дня, количества и территориального размещения отделений и филиалов.
В учетной политике банка отражаются правила документооборота, которые обеспечивают своевременную обработку банковских документов и достоверное отражение показателей в бухгалтерской отчетности.
Банк разрабатывает график документооборота, который содержит перечень работ по созданию, проверке и обработке документов каждым подразделением банка.