Документооборот и хранение банковских документов
Мемориальные документы используются для совершения безналичных перечислений по счетам. Основное место среди них занимают расчетные документы.
Расчетные документы используются при взыскании поставщиком платежа за продукцию, выполненные работы, оказанные услуги с их заказчика-покупателя или при погашении обязательств, задолженности перед бюджетом, Пенсионным фондом, прочими кредиторами, при обслуживании банком клиентов или погашении собственных долгов.
Мемориальные документы (мемориальные ордера) выписываются банком при оформлении совершаемых внутрибанковских операций: ссуд выданных, погашенных, процентов начисленных, поступления и выбытия основных средств, начисления износа, заработной платы и различных начислений на нее, при учете произведенных расходов, полученных доходов и расчете прибыли.
Все кассовые и мемориальные документы должны иметь подписи должностных лиц банка. Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за законность совершаемой операции и правильное оформление документа.
Перечисленные документы предназначены для регистрации операций, влияющих на балансовые показатели и подлежащих отражению на балансовых счетах.
В то же время немалый объем информации о деятельности банка занимают внебалансовые показатели, свидетельствующие о выданных гарантиях, поручительствах, о различных видах обеспечения по ссудам выданным, об аккредитивах, выставленных на имя клиентов банка, и других операциях.
К внебалансовым документам, относятся мемориальные ордера. Этими документами оформляются прием, выдача ценностей и документов, хранящихся в кассе и в бухгалтерии.
Основой организации первичного учета является утвержденный главным бухгалтером график документооборота. Под документооборотом понимают путь, который проходят документы от момента их выписки до сдачи на хранение в архив. В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, и указываются порядок, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.
Порядок прохождения документов по структурным подразделениям банка устанавливается главным бухгалтером в соответствии с основными Правилами документооборота и контроля. При совершении безналичных расчетов мемориальные документы проводятся по дебету счетов плательщиков, а затем по кредиту счетов получателей. Каждый документ подвергается предварительному контролю для установления законности операции. В подтверждение проведенной проверки ответственный исполнитель подписывает документ и его копию.
Кассовые расходные операции подвергаются дополнительному контролю. Ответственный исполнитель на основании расходного кассового документа проверяет законность операции и возможность ее совершения с учетом наличия средств на счёте. Проверяется правильность оформления документа, сличаются подписи и оттиски печати клиента, номер чека с номером, записанным в карточке образцов подписей, затем документ передается контролеру. Контролер проверяет правильность оформления документа и записывает сумму в расходный кассовый журнал, затем документ направляется в кассу для выдачи наличных денег.
Зачисление денежных средств по приходным кассовым операциям осуществляется только после фактического поступления денег в кассу. Документ регистрируется в приходном кассовом журнале и передается в кассу. Получив из кассы ордер с подписью кассира о приеме денег, ответственный исполнитель осуществляет зачисление денежных средств на счет клиента.
Банки обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка. Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников банков и вневедомственной охраны по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.
Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа.
В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах).
После сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному, передаются в архив для хранения на общих основаниях.
Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, срочные обязательства и т. п.) определяется руководителем банка и главным бухгалтером, имея в виду обеспечение их сохранности.
Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.
Допускается формирование мемориальных документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.
Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.
В отдельные папки помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгметаллами, инвалютой, по хозяйственным и другим операциям банка, с различными сроками хранения.
Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.
Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (кроме документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров отдельно по дебетуемым и кредитуемым внебалансовым счетам, кроме счетов 99998 и 99999, помещаются в документы дня после мемориальных документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.
Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.
Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.
Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены в указанном выше порядке и не позднее чем на следующий день переданы в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться обязательно в несгораемом шкафу. - На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов указываются данные о документах, находящихся в папке. Изъять документ можно лишь по письменным требованиям судебных и следственных органов, вышестоящего банка, оформив акт изъятия.