Документооборот и хранение банковских документов

Мемориальные документы используются для соверше­ния безналичных перечислений по счетам. Основное место среди них занимают расчетные документы.

Расчетные документы используются при взыскании по­ставщиком платежа за продукцию, выполненные работы, оказанные услуги с их заказчика-покупателя или при пога­шении обязательств, задолженности перед бюджетом, Пен­сионным фондом, прочими кредиторами, при обслуживании банком клиентов или погашении собственных долгов.

Мемориальные документы (мемориальные ордера) выпи­сываются банком при оформлении совершаемых внутрибанковских операций: ссуд выданных, погашенных, процентов начисленных, поступления и выбытия основных средств, на­числения износа, заработной платы и различных начислений на нее, при учете произведенных расходов, полученных до­ходов и расчете прибыли.

Все кассовые и мемориальные документы должны иметь подписи должностных лиц банка. Должностное лицо, подпи­савшее документ, несет ответственность за законность со­вершаемой операции и правильное оформление документа.

Перечисленные документы предназначены для регистра­ции операций, влияющих на балансовые показатели и под­лежащих отражению на балансовых счетах.

В то же время немалый объем информации о деятельно­сти банка занимают внебалансовые показатели, свидетель­ствующие о выданных гарантиях, поручительствах, о раз­личных видах обеспечения по ссудам выданным, об аккре­дитивах, выставленных на имя клиентов банка, и других операциях.

К внебалансовым документам, относятся мемориальные ордера. Этими документами оформляются прием, выдача цен­ностей и документов, хранящихся в кассе и в бухгалтерии.

Основой организации первичного учета является утверж­денный главным бухгалтером график документооборота. Под документооборотом понимают путь, который проходят документы от момента их выписки до сдачи на хранение в архив. В графике документооборота определяется круг лиц, ответ­ственных за оформление документов, и указываются поря­док, место, время прохождения документа с момента состав­ления до сдачи в архив.

Порядок прохождения документов по структурным под­разделениям банка устанавливается главным бухгалтером в соответствии с основными Правилами документооборота и контроля. При совершении безналичных расчетов мемориаль­ные документы проводятся по дебету счетов плательщиков, а затем по кредиту счетов получателей. Каждый документ подвергается предварительному контролю для установления законности операции. В подтверждение проведенной провер­ки ответственный исполнитель подписывает документ и его копию.

Кассовые расходные операции подвергаются дополнитель­ному контролю. Ответственный исполнитель на основании расходного кассового документа проверяет законность опе­рации и возможность ее совершения с учетом наличия средств на счёте. Проверяется правильность оформления документа, сличаются подписи и оттиски печати клиента, номер чека с номером, записанным в карточке образцов подписей, затем документ передается контролеру. Контролер проверяет пра­вильность оформления документа и записывает сумму в рас­ходный кассовый журнал, затем документ направляется в кассу для выдачи наличных денег.

Зачисление денежных средств по приходным кассовым операциям осуществляется только после фактического по­ступления денег в кассу. Документ регистрируется в приход­ном кассовом журнале и передается в кассу. Получив из кас­сы ордер с подписью кассира о приеме денег, ответствен­ный исполнитель осуществляет зачисление денежных средств на счет клиента.

Банки обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ответственность за правильную организацию и соблюде­ние установленного порядка хранения бухгалтерских доку­ментов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка. Руководитель и главный бухгалтер должны проинст­руктировать сотрудников банков и вневедомственной охра­ны по этим вопросам, распределить и закрепить за сотруд­никами определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необ­ходимости порядок и очередность выноса документов в безо­пасные места.

Сформированные в установленном порядке и сброшюро­ванные бухгалтерские документы за рабочий день после со­ставления ежедневного баланса и проведения сплошной про­верки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа.

В архиве документы текущего года и года предшествую­щего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах).

После сдачи годового отчета документы года, предше­ствующего отчетному, передаются в архив для хранения на общих основаниях.

Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, сроч­ные обязательства и т. п.) определяется руководителем банка и главным бухгалтером, имея в виду обеспечение их сохран­ности.

Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся под­шитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка докумен­тов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.

Допускается формирование мемориальных документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обра­ботку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

Документы, затрагивающие по дебету более одного сче­та, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные папки помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуаль­ным заемщикам, по операциям с драгметаллами, инвалю­той, по хозяйственным и другим операциям банка, с различ­ными сроками хранения.

Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то произво­дится выверка документов и оборотов по отдельным балан­совым счетам.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (кроме документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем поряд­ке номеров отдельно по дебетуемым и кредитуемым внебалансовым счетам, кроме счетов 99998 и 99999, помещаются в документы дня после мемориальных документов по балансо­вым счетам и брошюруются вместе с ними.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитыва­ются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

Работники, на которых возложено формирование доку­ментов, должны тщательно проверять наличие в мемори­альных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количе­ство приложенных листов и наличие самих приложений.

Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены в указанном выше порядке и не позднее чем на следующий день переданы в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны хра­ниться обязательно в несгораемом шкафу. - На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных до­кументов указываются данные о документах, находящихся в папке. Изъять документ можно лишь по письменным тре­бованиям судебных и следственных органов, вышестоящего банка, оформив акт изъятия.