Лекция 5. Общие требования к составлению и оформлению основных видов справочно-аналитических документов
Акт – документ, подтверждающий установленные акты, события, действия.
Существует множество разновидностей актов: приема-сдачи, обследования, испытаний, ликвидации организаций.
Акты могут не только фиксировать установленные акты и события, но и содержать рекомендации и предписания. Акты составляются коллегиально, чаще всего комиссиями, как постоянно действующими, так и специально создаваемыми. В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами, Акт составляется в целях установления фактического состояния дел. Поэтому лица, составляющие акт, прежде всего, изучают вопросы, подлежащие отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта. Для актов с повторяющейся информацией разрабатываются бланки с трафаретным текстом или унифицированные формы бланков. Например, Госкомстатом 30.10.97 утвержден ряд унифицированных форм актов: акт на списание основных средств (форма № ОС-4), акт о приемке материалов (форма № М-7), акт приемки законченного строительством объекта (форма № КС-11) и др.
Обязательные реквизиты: наименование организации-автора, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи.
Заголовок к тексту должен согласовываться со словом «акт»: например, «акт проверки…», «акт ликвидации…», «акт обследования…», или отвечать на вопрос «о чем?»: например, «акт о списании…», «акт о выделении к уничтожению документов и дел…» и т.д.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывается основание для составления акта (распорядительный документ, нормативный документ, договор и т.д.), перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта словом «Основание», которое набирается через 2-3 интервала после заголовка с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указывается наименование документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Основание: приказ директора школы от 17.04.2000 №2 «О проведении инвентаризации».
С новой строки от левого поля с прописной буквы набирается слово «Составлен» и перечисляются должности и фамилии председателя и членов комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке с указанием полного наименования должности. В названии должности указывается и название организации.
В констатирующей части излагается суть проделанной комиссией работы и установленные факты, результаты, выводы, предложения. Заключение констатирующей части может быть оформлено в виде таблицы.
Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативным документом, регламентирующим его составление. В этом случае после текста перед подписями указывается количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту, если они имеются.
Акт вступает в действие после его подписания председателем и всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. При оформлении реквизита «подпись» должности перед фамилиями не указываются. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
Некоторые разновидности актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства – министром. Акт о выделении к уничтожению документов и дел – руководителем организации. Утверждение оформляется в виде грифа.
Датой акта является не дата его оформления, а дата события, проверки, обследования, экспертизы и т. д.
Справка – документ, содержащий обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу или подтверждение каких-либо сведений.
По содержанию справки делятся на две разновидности:
1. Содержащие информацию служебного характера
2. Удостоверяющие юридические факты.
Относящиеся к первой группе справки могут быть внутренними и внешними. Внутренние справки составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган. Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Обязательные реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Заголовок к тексту справки отвечает на вопрос «О чем?». В состав заголовка может быть включен период времени или дата, на которую приводятся, содержащиеся в справке данные: «О проведение итогов конкурса в 2006 г.».
Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или должностным лицом, которое является ее составителем.
Внешние справки составляются для предоставления в другую, как правило, вышестоящую организацию. Поэтому внешние справки оформляются на общем бланке. Обязательные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст справки состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной. В первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может быть оформлен в виде таблицы.
Справка должна объективно отражать состояние документа, поэтому ее составление требует тщательной проверки сведений и анализа полученных данных.
Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Справка, содержащая сведения финансового характера, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью.
Справки, составляемые для подтверждения юридических фактов, представляют собой самую многочисленную разновидность справок. Они выдаются при необходимости подтверждения места жительства, работы, учебы, размера заработной платы, наличия иждивенцев и т.д.
Справки биографического характера оформляются на бланках формата А5.Обязательные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, текст, подпись, печать. Заголовок к тесту документов, оформленных на бланках формата А5, не составляется.
Текст справок обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки указывается наименование учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащие ненужные слова типа «дана настоящая в том …», «действительно работает…». При выдаче справок биографического характера широко используются трафаретные тексты.
Справка подписывается двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером (о зарплате), руководителем и зав. отделом кадров (о работе ) и заверяется основной печатью организации. Датой справки является дата ее подписания и выдачи.
Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.
Сводка в отличие от справки выполняет, в основном, информационную функцию. Сводка содержит информацию по какому-либо вопросу, собранную из различных источников, которые могут указываться в ее тексте. Текст сводки может иметь табличную форму. Внутренняя сводка оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательные реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись. Внутренняя сводка подписывается составителем. Внешняя сводка оформляется на общем бланке. Обязательные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись. Внешняя сводка подписывается руководителем организации. Датой сводки является дата ее подписания.
Заключение – документ, содержащий выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключения составляются, как правило, на проекты нормативно-правовых документов (постановлений, положений, инструкций и т.д.), научные работы, проекты стандартов.
Заключения оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательные реквизиты: наименование вида документа, дата, заголовок к тексту, текст, подпись.
Заголовок к тексту заключения должен содержать название документа или вопроса, по которому оно подготовлено.
Текст заключения состоит из двух частей. В первой содержится анализ и общая оценка документа или вопроса. Во второй – излагаются конкретные замечания, выводы и предложения. При отсутствии замечаний и предложений в заключении используется формула: «С проектом согласен» или «По проекту замечаний нет». Заключение подписывается составителем и заверяется основной печатью организации.
Направление заключения в другое учреждение осуществляется сопроводительном письмом на бланке организации за подписью ее руководителя.
Перечень – документ, содержащий систематизированные перечисления объектов, на которые распространяются определенные нормы или требования.
Текст перечня оформляется на общем бланке организации в виде таблицы.
Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами. Перечни подписываются составителем. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. Например, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.
Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.
Списки составляются в целях регистрации или информирования. Текст списка может излагаться в табличной форме.
Список может оформляться на бланке организации, если он направляется за пределы организации, и подписываться ее руководителем. Если список является внутренним документом, он оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается составителем.