Сроки хранения документов и риски
(из Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»)
| Виды документов | Возможные негативные последствия | Срок хранения |
| Документы (информация, справки, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников | Негативные последствия в споре с работником при сокращении штата, численности | 5 лет |
| Документы (справки, информация) о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий граждан | Административная ответственность до 50 000 рублей | 5 лет |
| Переписка по вопросам трудоустройства | Судебные споры в отношении несоответствия должности, нарушения прав работников | 5 лет |
| Переписка о привлечении иностранных работников и объемах квот | Административные штрафы (контролирующий орган – Федеральная миграционная служба) | 5 лет |
| Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) по совершенствованию процессов труда | Судебные споры с работниками в отношении выполнения несвойственных им обязанностей, с руководством – в отношении злоупотребления правами работников | 5 лет |
| Положения о соблюдении дисциплины труда | Судебные споры о наложении дисциплинарных взысканий и привлечении к дисциплинарной ответственности, восстановлении на работе сотрудников, привлеченных к дисциплинарной ответственности | Постоянно |
| Соглашения генеральные, межотраслевые, региональные, иные | Споры о нарушении прав сотрудников по сравнению с положениями соглашений | Постоянно |
| Документы (решения, перечень разногласий, предложения, информации) по забастовочному движению | Проведение забастовки работниками, убытки работодателя | Постоянно |
| Документы (заявления, докладные, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров | Рост трудовых споров в организации, проигранные судебные споры | 5 лет |
| Типовые нормативы по труду | Переработки, снижение качества работы, забастовки, трудовые споры с работодателями | Постоянно |
| Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток, ставок, совершенствовании форм оплаты труда | Неправомерное установление порядка оплаты труда, трудовые споры в связи с депремированием, установлением окладов ниже МРОТ и т.д. | 5 лет |
| Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начисления премии | Возможные претензии налоговых органов при выплате заработной платы на уровне ниже рыночного, ниже МРОТ, выплатах заработной платы «в конвертах» | 5 лет |
| Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начисления стажа | Споры, касающиеся льготных пенсий, досрочного выхода на пенсию | 75 лет |
| Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников | Споры о размере премий, правомерности начисления премий сотрудникам | 5 лет |
| Акты, предписания по технике безопасности, документы об их исполнении | Административные взыскания, уголовное наказание в случае ущерба жизни или здоровью или же действия работодателя повлекут смерть работника | 45 лет |