Основные направления самоменеджмента

1. Проведение самоанализа. Самооценку следует начать с ответа на следующие вопросы:

1) Что у меня хорошо получается?

2) Что мне нравится делать или нравилось бы, если бы представилась возможность?

3) В каких областях бизнеса я хотел бы работать или иметь собственное дело?

4) Какими ценными качествами я обладаю?

5) Каких ситуаций, разочарований и стрессов, связанных с работой, я хотел бы избежать?

Можно использовать и другие вопросы и специальные тесты, например «Вы как менеджер». Главное задавать подобные вопросы себе регулярно, чтобы иметь возможность сосредоточиться на том, что хотелось бы сделать реальностью, и нацелиться на достижение высоких и желанных результатов.

2. Постановка целей. Достижение высоких результатов зависит от четкого определения и постановки целей, следует обращать особое внимание на те цели, от которых зависит успех или способных привести к провалу. Цели должны быть стратегическими и текущими, например на три года с указанием промежуточных и вытекающих из них годовых целей, а также с указанием промежуточных квартальных, полугодовых целей.

3. Планирование времени. Это очень эффективное средство достижения целей, помогающее менеджеру и тем, кто с ним работает, добиваться действительно высоких результатов. Наиболее часто в теории и практике «тайм-менеджмента» используют два взаимосвязанных подхода: концентрация на результатах, что означает ориентацию на результат, т.е. выделение ключевых целей и оценка важнейших благоприятных возможностей. Для этого рекомендуется ключевые результаты, которые должны быть достигнуты, оформить письменно и ранжировать в порядке важности; использование календаря-ежедневника для планирования времени (могут быть использованы не только бумажные носители, но и электронные версии, например программа «Outlook», электронные ежедневники, календари в мобильных телефонах). Для достижения намеченных целей рекомендуется сначала спланировать весь год, затем — каждый месяц, а после этого — день.

4. Изменение внешнего вида таким образом, чтобы облик менеджера, его офиса или рабочего места отражал успех. По мнению специалистов, создание преуспевающего имиджа необходимо, поскольку никогда не бывает второго шанса произвести первое впечатление. Особое значение при изменении стиля офиса следует уделить письменному столу, и прежде всего навести на нем порядок.

5. Согласование с начальником или коллегами-менеджерами вопроса о том, что будет считаться достижением высоких результатов в конкретной работе. Этот этап необходим для того, чтобы не потратить время зря, добиваясь целей организации, важных для менеджера, но не самых главных дляостального руководства.

6. Делегирование полномочий и создание команды. Для этого необходимо найти сотрудников, способных решать управленческие задачи, определить, какую работу им можно передать, четко распределить обязанности, выбрать систему контроля, а также постоянно совершенствовать команду.

7. Проведение формальных и неформальных совещаний, их тщательная подготовка и оценка эффективности каждого совещания с точки зрения достижения поставленных целей.

8. Эффективное использование телефона. Обычно менеджеры, по-деловому управляющие своим временем, руководствуются принципом не отвечать на входящие звонки, а «возвращать» их, т.е. звонить тогда, когда им удобно и они подготовлены к разговору. Особая роль на этом этапе принадлежит секретарю менеджера, если он есть.

9. Оценка и повышение личной производительности предполагают объективное сопоставление поставленных целей и достигнутых результатов, а также обучение практическим навыкам повышения личной производительности за счет оптимизации работы с входящей корреспонденцией, применения методов эффективного чтения, повышения продуктивности различных поездок, освоения новых информационных технологий, применяемых в управлении.

10. Использование приемов самомотивации, поскольку без этого менеджер не только не достигнет поставленных целей, но и не сумеет мотивировать других.

11. Повышение квалификации по своей специальности. Эффективному менеджеру следует постоянно совершенствовать свои знания в избранной области бизнеса и сопряженных сферах, для чего необходимо не только постоянно читать соответствующую литературу и периодические издания, но и проходить обучение на специальных курсах, участвовать в тренингах и т.п.

12. Использование методов эффективного принятия решений таким образом, чтобы достигать оптимальных результатов от реализации управленческих решений.

13. Учиться преодолевать проблемы и урегулировать кризисы, обучаясь методам их успешного решения.

14. Приобретать навыки эффективного общения, имея в виду как письменные сообщения, деловую переписку, так и устные выступления.

Типовые ошибки руководителей, которые объясняются наличием у них ряда отрицательных качеств и неполным пониманием ими роли и содержания своего труда.

Неумение передавать часть обязанностей подчиненному. Многие руководители, особенно начинающие, не способны передавать свои обязанности потому, что они считают: «быстрее сделать самому», или потому, что боятся: передача обязанностей будет расцениваться как их слабость. Передача полномочий — это умение, и следует развивать его.

Откладывание работы. Мы все умеем откладывать работу, особенно когда она кажется нам скучной и нестоящей, но откладываемая работа накапливается день ото дня, из недели в неделю, оставляя вам все меньше свободного времени. Один из путей к решению этой проблемы — выделить один час в день и посвятить его именно той работе, которую вам бы хотелось отложить. Часто она на деле оказывается менее трудоемкой и скучной, чем мы ожидали.

Неумение справляться с канцелярской работой. Беспорядок создает лишнюю работу и отнимает время. Мы все знаем руководителей, чьи рабочие столы свободны от бумаги, у кого канцелярские ящики содержат четко разобранные входящие и исходящие документы. Мы также знаем руководителей, способных работать только тогда, когда они полностью завалены ворохом бумаг.

Проведение ненужных собраний. Что случилось бы, если бы мы не провели это собрание? Зачем мы собрались? Какова цель собрания? Сколько времени оно должно длиться? Чье присутствие необходимо? Каков оптимальный ход собрания? Удобное ли время выбрано для его проведения? Если нет, то когда лучше его проводить? Эти вопросы должно задавать себе по поводу каждого собрания, помня о том, что оно отнимает время и у вас, и у других.

Желание отчитываться на высшем уровне. Руководитель заботится не о деле, а о престиже. Коллеги быстро это понимают, понимает и вышестоящий руководитель. Результат, как правило, известен.

Нежелание иметь рядом с собой сильных подчиненных. По-житейски это понятно, но без сильных подчиненных трудно достичь хорошего результата. Опытные руководители в своей работе опираются на сильных и компетентных подчиненных.

Слово, имеющее наименьшее значение. Слово это — «я». Руководитель должен знать самое важное местоимение — «мы» и два других важных слова — «большое спасибо».