Організація відображення облікової інформації в носіях облікової інформації
Тема 6. Формування системи документування господарських операцій
План
1. Обліковий процес як сукупність і об'єкт організації. Етапи облікового процесу
2. Організація відображення облікової інформації в носіях облікової інформації
3. Організація документообігу і документопотоків облікового процесу на різних етапах: первинного, поточного і підсумкового обліку
4. Зберігання, утилізація документів, оформлення документів при передачі справ
Обліковий процес як сукупність і об'єкт організації. Етапи облікового процесу
Основними об'єктами організації облікового процесу є:
- облікові документи;
- носії облікових документів;
- рух носіїв;
- технологія і забезпечення облікового процесу.
Обліковий процес як технологічна сукупність складається з трьох етапів:
- первинного;
- поточного;
-підсумкового.
Первинний облік - первинне спостереження і сприйняття факту, вимірювання в натуральному і вартісному вираженні, фіксація в носіях облікової інформації - документах. Сприйняття і вимірювання можливе тільки тоді, коли об'єкти обліку конкретизовані у вигляді облікових документів.
Другим етапом є поточний облік.
Поточний облік - обробка, реєстрація і запис даних первинного обліку (документів) в облікові регістри, угрупування і їх перегрупування з метою отримання необхідної інформації. Операції поточного обліку поділяються на такі види:
- реєстрація (запис);
- арифметичні дії;
- угрупування і перегрупування даних.
Кожен вид операції складається з окремих робіт, кількість яких залежить від конкретних умов і, перш за все, від технічної оснащеності працівників бухгалтерії, наявності обчислювальної техніки.
Підсумковий облік - завершальний етап облікового процесу, що являє собою сукупність операцій з формування показників, які відображають результати виробничої і господарської діяльності підприємства за певний період, тобто це складання фінансової звітності. Організація підсумкового обліку залежить від якості організації первинного і поточного обліку.
Організація відображення облікової інформації в носіях облікової інформації
Бухгалтерський облік, як система впорядкування інформації, ґрунтується на застосуванні безперервного документування, тобто відображення всіх господарських операцій, які здійснює підприємство. Господарська операція - це дія або подія, яка зумовлює зміни в структурі активів, зобов’язань, власного капіталу підприємства.
Облікова інформація відображається в документах, облікових регістрах, формах звітності.
Відповідальність за відображення здійснених операцій в бухгалтерському обліку несе власник підприємства.
Основним видом носіїв облікової інформації на етапі первинного обліку є документ.
Бухгалтерський документ - це письмове підтвердження факту здійснення господарської операції певної форми й змісту.
Підприємство може самостійно обирати первинні документи, які забезпечують відображення операцій, на основі типових документів.
До бухгалтерських документів ставлять наступні вимоги:
1) наявність обов'язкових реквізитів :
- назва документа;
- дата і місце складання;
- назва підприємства;
- зміст і обсяг господарських операцій, одиниця вимірювання господарської операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення операції, і правильність її оформлення;
- особистий підпис та інші дані, що ідентифікують особу.
2) забезпечення контролю за господарськими операціями;
3) чіткість;
4) компактність;
5) можливість обробки.
Основним напрямом удосконалення форм первинних документів є їх уніфікація і стандартизація. Цьому сприяє заміна разових документів накопичувальними, застосування документів тривалого використання, реєстрація операцій безпосередньо в регістрах, створення комплексних документів.
В умовах використання комп'ютерів, функціонування АРМ первинні дані слід формувати безпосередньо на технічних носіях, широко використовувати автоматичну фіксацію первинних даних.
Всі первинні документи обов’язково перевіряють працівники бухгалтерської служби за змістом і формою - здійснюється перевірка наявності всіх обов’язкових реквізитів, математична перевірка показників.
На етапі поточного обліку використовують три вида форм відображення облікової інформації:
- облікові регістри;
- розрахункові таблиці;
- бухгалтерські довідки (про виправлення помилок та ін.).
Регістри – це носії відповідного формату у вигляді відомостей, книг, журналів у паперовому чи електронному вигляді, що призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, які прийняті до обліку.
Згідно із Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" регістри повинні містити такі обов’язкові реквізити:
- назву;
- період реєстрації операцій;
- ПІБ та підписи осіб, які складають такі регістри.
Підприємство може розробляти регістри самостійно. У той же час можна застосовувати типові регістри.
Форми облікової інформації на етапі поточного обліку повинні забезпечувати отримання необхідних даних для управління і контролю за станом і рухом явищ і процесів.
Вибір форм відображення облікової інформації на етапі поточного обліку здійснюється в розрізі об'єктів обліку - основних засобів, матеріалів, оплати праці.
Для окремих форм обліку (журнально-ордерної, таблично-автоматизованої) розроблені типові або уніфіковані форми. Якщо ж вони не розроблені, то підприємство самостійно виконує їх розробку.
На етапі підсумкового обліку використовують два види носіїв: звітні форми і розрахункові таблиці.
Вибір носіїв облікової інформації залежить від наявності технічних засобів, обчислювальної техніки. При організації технології і вибору носіїв облікової інформації слід орієнтуватися на раціоналізацію облікового процесу.
Раціональні носії інформації - це носії, які орієнтовані на контрольно-аналітичні процеси.
При створенні документів значну увагу приділяють принципам уніфікації та стандартизації.
Уніфікація документів - це розробка єдиних форм документів для оформлення однотипних господарських операцій.
Стандартизація документів - це встановлення для бланків однотипних документів найбільш раціонального розміру і форми.
Більшість носіїв розроблені і затверджені нормативно-правовими актами - типові форми документів, облікові регістри, форми звітності, касові документи.
Якщо немає типових і уніфікованих документів, підприємство розробляє власні форми. При цьому необхідно додержуватись наступних загальних вимог і рекомендацій:
- поряд розміщують такі реквізити, які обробляє одна особа, графи реквізитів, які перебувають в арифметичній і логічній залежності, графи тексту і коди та ін.;
- довідкові дані розміщують на зворотній стороні документа;
- дотримуються вимог законодавчих актів.
При розміщенні реквізитів враховують такі особливості:
- послідовність їх розміщення повинна бути зручною для подальшої обробки (введення в комп'ютер та ін.);
return false">ссылка скрыта- логічний і арифметичний зв'язок;
- зручність запису;
- легкість для читання.
Документи можуть створюватися для різних потреб.
За призначенням виділяють наступні види документів:
Рис. 3.1 - Види документів за призначенням
Розпорядчі документи - це документи, які містять певне розпорядження на здійснення певної операції - це накази керівника, доручення на отримання товарно-матеріальних цінностей та ін.
Виконавчі документи - це документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції.
Документи бухгалтерського оформлення - це документи, що складаються працівниками бухгалтерії на підставі розпорядчих та виконавчих документів - це журнали - ордери, розрахунки та ін.
Комбіновані документи - це документи, які містять ознаки всіх вище
названих документів.