Організація інформаційного забезпечення бухгалтерського обліку
Тема 11. Система захисту облікової інформації
План
1. Організація інформаційного забезпечення бухгалтерського обліку
2. Система захисту облікової інформації
Організація інформаційного забезпечення бухгалтерського обліку
Інформативне забезпечення підприємства може здійснюватися із різних джерел, до яких відноситься:
- спеціалізовані інформаційні системи;
- Інтернет - ресурси;
- журнали, газети, книжкові видання;
- конференції, семінари;
- консультаційні послуги спеціалізованих фірм.
Сучасні умови ведення бухгалтерського обліку висувають певні вимоги до системи інформаційного забезпечення обліком. До таких вимог належить:
- ефективність інформації - система інформації повинна займати мінімум часу на її збирання, обробку, зберігання та використання;
- об’єктивність інформації - інформація повинна відповідати дійсності, сучасним умовам, об’єктивно відображати всі факти й процеси;
- єдність інформації - інформація може надходити з різних інформаційних джерел, але мати одну й ту ж інформаційну суть;
- аналітичність інформації - інформація має відповідати потребам, тобто забезпечувати надходження даних саме про ті напрями діяльності і з деталізацією, необхідною для всебічного вивчення економічних явищ і процесів;
- оперативність інформації - потрібна інформація повинна надходити до аналітика в мінімальні строки, що дає можливість оперативно впливати на виробничий процес, результати господарської діяльності.
У сучасних умовах практично всі підприємства для ведення обліку використовують комп’ютерну техніку з відповідним програмним забезпеченням. Застосування програмного забезпечення дозволяє прискорити обробку облікової інформації та її передачу користувачам.
За функціональними можливостями бухгалтерські програми можна поділити на такі класи:
1. Міні—бухгалтерія – це програми, орієнтовані на малий бізнес і призначені для бухгалтерій з малою чисельністю працівників (від одного до трьох) без явного їх закріплення за конкретними розділами обліку. Такі програми реалізують функції ведення синтетичного аналітичного обліку, дають змогу вводити та обробляти бухгалтерські записи, оформляти невелику кількість первинних документів і формувати звітність.
2. Інтегрована бухгалтерська система - це система, орієнтована, переважно, на малий і середній бізнес, призначена для бухгалтерій чисельністю від двох до п'яти осіб. До цього класу належать програми, що об'єднують і підтримують ведення всіх основних функцій і розділів бухгалтерського обліку. Такі системи розраховані в основному на роботу на одному комп'ютері, хоча можливі варіанти їх використання на декількох комп'ютерах, а також у локальній мережі. При цьому на кожному комп'ютері відображається здебільшого вся система. Прикладами таких програм - "Інотек" і "Модуль Пі" (Мінськ).
3. Бухгалтерський конструктор — це бухгалтерська система з розширеними інструментальними можливостями. Така програмна система по суті універсальна заготовка, з якої за допомогою настроювання можна зробити програму для потреб конкретного підприємства, яке має певні відмінності.
Програма включає спеціальну вбудовану процедурну мову (макромову), засоби налаштовування і має гнучку модульну архітектуру. Адаптація програми до конкретних умов обліку може здійснюватись або самим користувачем або представником фірми-розробника. До цього класу належить система "1С:Бухгалтерія", яка має вбудовану макромову, інструментальні засоби настроювання.
4. Бухгалтерський комплекс — це сукупність програм, що реалізують функції як окремих розділів обліку, так і бухгалтерського обліку в цілому. Бухгалтерський комплекс реалізується як комплекс АРМ (автоматизоване робоче місце) відповідних основних розділів або ділянок бухгалтерського обліку і передбачає мережеві засоби обміну даними між окремими АРМ та об'єднання інформації для зведення балансу, одержання синтетичних вихідних форм і формування звітності. Такі програмні засоби призначені для автоматизації роботи бухгалтерії з чисельністю персоналу більше п'яти осіб і з явним розподілом функцій між працівниками.
5. Бухгалтерія-Офіс — бухгалтерська підсистема у складі системи автоматизації управління підприємством. Компонентами системи є: функціонально повна система бухгалтерського обліку, підсистеми планування, управління, діловодства, елементи аналізу й прийняття рішень тощо. Бухгалтерська підсистема у цій системі не є головною, більшого значення набуває підтримання функцій і завдань управління.
6. Системи на замовлення — системи на базі типового бухгалтерського ядра, що індивідуально доопрацьовуються і впроваджуються. Цьому класу притаманні індивідуальне налаштовування відповідно до вимог клієнта, навчання користувачів, введення в експлуатацію та обов'язкове подальше супроводження.
7. Системи обліку в міжнародних стандартах — системи, що забезпечують підтримання як вітчизняних, так і найбільш поширених західних стандартів обліку та звітності (GААР, ІАS), підтримують декілька мов і валют, найбільш поширені форми внутрішньофірмової звітності тощо. Таким вимогам відповідають системи, призначені для інофірм і спільних підприємств.
Підтримання міжнародних стандартів реалізовано в більшості бухгалтерських інформаційних систем, зокрема у системі "Універсал" (ТОВ "СофтПро", Харків).
8. Консультаційні бухгалтерські системи — це системи для зберігання та регулярного оновлення баз нормативних документів і роботи з ними.
Представниками таких систем є:
— "Ліга: Закон" - спеціалізована система інформаційно-правового забезпечення, що містить нормативно-правову, консультаційну, довідкову інформацію, що регламентує питання бухгалтерського обліку, оподаткування, підприємницької діяльності. Система призначена для виконання широкого спектру завдань головного бухгалтера, аудитора, бухгалтера крупних і середніх компаній. Інформаційне наповнення системи : нормативно-правова інформація по питаннях бухгалтерського обліку, оподаткування, трудового законодавства, господарської діяльності, листи і роз'яснення, міжнародне законодавство, ситуації для бізнесу, ситуації для бухгалтера, енциклопедія бухгалтера, видання "Відомості бухгалтера", довідкова інформація для бухгалтера, фінансова інформація по валютному і кредитному ринках, термінологічний словник бухгалтера, календар бухгалтера, типові договори для бухгалтера, форми і бланки (у форматі Word і Excel), щотижневі і щомісячні огляди преси і новин законодавства.
— система "Парус-консультант" (ТОВ "Парус"), що являє собою інформаційно-аналітичну систему із законодавства України, що містить офіційні документи з бухгалтерського обліку та аудиту, роз'яснювальну інформацію, визначення юридичних і фінансово-економічних термінів, посилання на друковані видання.
Структура бухгалтерських програм об'єднує такі чотири розділи:
1. Первинні документи — програми мають можливості створювати такі документи за типовими формами. Документи реєструються в системі, їх можна копіювати, редагувати, переглядати, можливо здійснювати різні вибірки. Первинні документи переносяться до журналу господарських операцій з оформленням бухгалтерських проведень.
2. Облік господарських операцій — призначений для зберігання всіх бухгалтерських проведень, з якими можна працювати в будь—якому періоді часу. Будь-яка господарська операція у загальному випадку являє собою інформацію щодо назви, номера і дати документа, на основі якого здійснюється операція (наприклад, рахунок, договір, контракт), дати самої операції, а також назви, номера і дати документа, за яким здійснюється операція (наприклад, платіжне доручення, акт, видатковий касовий ордер тощо). Додавання нового проведення здійснюється за допомогою словника типових операцій. У цьому ж розділі формується звіт про господарські операції в цілому або лише про операції, відібрані з використанням різноманітних умов відбору.
3. Оборотні відомості — формуються на базі проведень, здійснених в обліку господарських операцій. Прикладами таких відомостей є оборотні відомості руху коштів по рахунках, руху матеріальних цінностей, розрахунків з дебіторами і кредиторами. Існують також оборотні відомості, за допомогою яких можна одержати звіт в розрізі аналітичних рахунків або групувати суми в розрізі проведень.
4. Звіти— в цьому розділі на базі сформованих бухгалтерських проведень розраховуються підсумкові звіти: баланс, оборотний баланс, головна книга, журнал, меморіальні ордери, книга касових витрат, картка касових витрат, касова книга, книга цільових витрат, книга фактичних витрат, зведені меморіальні ордери, відомості аналітичного обліку. Одним з найпоширеніших програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку в Україні є "1С:Підприємство", яка включає три компонента: "1С:Бухгалтерія", "1С:Торгівля і Склад", "ІС.Зарплата і Кадри".