Вопрос 8
Документация — это один из элементов метода бухгалтерского учета. Она представляет собой способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществления последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета.
Документация является основой учета, определяет его правильность и достоверность.
Правильному составлению документов и использованию в учете помогает их классификация.
Все документы, применяемые в хозяйственной деятельности, подразделяются по назначению на:
– распорядительные;
– оправдательные;
– документы бухгалтерского оформления;
– комбинированные.
По объему содержания информации бухгалтерские документы подразделяются на первичные и сводные.
По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.
По месту составления документы бывают:
– внешние;
– внутренние.
По количеству отраженных объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные.
По степени использования вычислительной техники для выписки документов, они подразделяются на выписываемые от руки и с помощью ЭВМ.
По виду носителей информации документы делятся на бумажные, выписываемые на бумаге, и безбумажные, существующие в виде электронных записей, хранящихся в памяти ЭВМ, на магнитных и других машинных носителях.
Бухгалтерские документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
– наименование документа;
– дату составления документа;
– наименование организации;
– содержание хозяйственной операции;
– измерители хозяйственной операции;
– личные подписи должностных лиц.
В зависимости от особенностей совершаемых хозяйственных операций, кроме перечисленных реквизитов, бухгалтерские документы могут содержать и другие реквизиты, расширяющие первичную информацию об операции.
Путь движения документа от момента составления до сдачи в архив называется документооборотом. Правила документооборота и технологии обработки учетной информации отражаются в составе принятой организацией учетной политики. Для рациональной организации документооборота в организации приказом руководителя должен быть утвержден график документооборота.