Організація роботи кадрової служби підприємства
За статусом служба управління персоналом є самостійним структурним підрозділом підприємства. Керує діяльністю служби, як правило, директор з кадрів, у підпорядкуванні якого можуть знаходитися ряд відділів, секторів, або груп окремих працівників, утворених за функціональним принципом (відділ кадрів, сектор навчання і розвитку персоналу, група стимулювання і оплати праці, менеджер з комунікацій, інженер з техніки безпеки).
Організація роботи з персоналом на підприємстві повинна бути спрямована на виконання задач кадрової політики і являє собою певну систему різних видів кадрової роботи.
Усі види роботи з персоналом на підприємстві пов'язані з функціями кадрової служби, взаємозалежні між собою, мають конкретний науковий і практичний зміст, а також мотивуютьпрацю працівників кадрової служби щодо їх виконання. Слід зазначити, що робота кадрової служби має свою специфіку відповідно до особливостей керованого об'єкта, що характеризується профілем його діяльності (виробнича, комерційна, фінансова).
Структура кадрової служби може бути різною у залежності від специфіки, масштабів діяльності підприємства, стратегії і тактики роботи з персоналом. У великій виробничій або комерційній структурі виникає необхідність у створенні розгалуженої служби управління персоналом по різних напрямках діяльності в області людських ресурсів, що очолюється директором по персоналу або заступником генерального директора .
При цьому директор по персоналу особисто вирішує наступні питання:
Ø філософія і політика підприємства стосовно робіт з персоналом;
Ø організаційна і функціональна структури підприємства;
Ø статистична звітність;
Ø трудове законодавство;
Ø зв'язки з професійними об'єднаннями, клубами;
Ø зв'язки з урядовими, міськими, місцевими профільними організаціями.
Організація будь-якого підприємства починається зі складання Положення, в якому перераховуються завдання, функції, права й обов’язки підрозділу. Положення про відділ кадрів регламентує основні питання організації роботи підрозділу з урахуванням специфіки діяльності підприємства та механізму управління персоналом.
Структура Положення про відділ кадрів передбачає, як правило, констатацію не лише загальних питань, основних функцій, завдань, а й розкриття ролі керівника та провідних фахівців відділу, визначення прав і відповідальності за доручену ділянку роботи, взаємодію з іншими підрозділами.
Положення про кадрову службу включає наступні розділи:
Ø Загальні положення (повинно бути зазначено, що кадрова служба є самостійним структурним підрозділом апарату управління і підлегла керівнику підприємства).
Ø Задачі відділу: (вказуються задачі щодо кадрового забезпечення, формування стабільного трудового колективу, зниження плинності кадрів і зміцнення трудової дисципліни).
Ø Функції відділу (визначаються, виходячи із встановлених перед ним задач).
Ø Права відділу (виражаються у повноваженнях начальника відділу кадрів і його працівників, обумовлених посадовими інструкціями, що затверджує керівник підприємства. До прав відділу кадрів можуть належати такі: вносити керівництву пропозиції щодо удосконалення діяльності підприємства, інших структурних підрозділів; брати участь у підготовці перспективних планів розвитку підприємства, складанні його бюджетів; залучати до роботи в межах затвердженого бюджету консультантів, фізичних і юридичних осіб з укладанням відповідних угод; запитувати необхідну інформацію в межах, необхідних для рішення задач підрозділу).
Ø Відповідальність відділу (обмовляється відповідальність начальника відділу кадрів, його працівників, у залежності від посадових функцій, і в цілому відділу кадрів).
Такі формально закріплені взаємозв'язки кадрового підрозділу з іншими структурами підприємства є засобом щодо запобігання конфліктних ситуацій між структурними підрозділами.
На основі Положення про відділ кадрів, для чіткішого розподілу обов’язків, керівництвом підприємства розробляються Посадові інструкції працівників відділу кадрів. У них на підставі типових кваліфікаційних характеристик визначаються конкретні обов’язки та права кожного працівника, передбачається здійснення контролю за їх виконанням. Слід зазначити, що наявність якісно опрацьованих інструкцій створює важливу передумову для ефективної роботи фахівців кадрової служби у сфері управління персоналом.
З початком епохи промислових підприємств з максимально автоматизованим виробництвом на основі сучасних технологічних досягнень функцію управління персоналом чекають кардинальні зміни. Отже, слід чекати, що вимоги до фахівців відділів кадрів та їхніх керівників будуть постійно зростати. Європейська асоціація директорів відділів кадрів запропонувала модель керівника кадрової служби, яка охоплює такі якості: пунктуальність і методичність, динамізм і наполегливість, комунікабельність і уміння переконувати, справедливість і суворість, доступність і широка досвідченість, уміння слухати й викликати довіру, аналітичні здібності, інтуїція, гуманність (рис.5.1). Крім цього, керівник має бути дипломатом, психологом, радником.
Грамотне і професійне позиціонування в компанії служби управління персоналом буде сприяти її перетворенню з обслуговуючої структури в стратегічне ресурсоуправляючий підрозділ, що визначає в кінцевому рахунку економічний успіх організації та стабільність бізнесу.
Отже, служби управління персоналом повинні бути укомплектовані спеціалістами, здатними успішно вирішувати широкий спектр питань діяльності підприємства і разом з іншими службами активно впливати на ефективність роботи підприємства. Закордонний досвід показує, що керівник служби управління персоналом наділений широкими повноваженнями, є членом правління підприємства й активно впливає на його політику. Управлінська діяльність характеризується великою мірою невизначеності і залежить від мистецтва менеджменту. Стиль керівництва всіх менеджерів організації формує організаційну культуру, яка є ефективним інструментом управління людськими ресурсами.
Перехід до ринкових інструментів управління персоналом потребує від менеджменту організації командної роботи для розроблення стратегії, політики та вибору і адаптації цих інструментів; розроблення стратегії, структури управління, принципів роботи та політики у сфері людських ресурсів; складання плану реструктуризації.
Під час вирішення низки завдань відділ кадрів є координатором здійснення адміністративно-організаційного керівництва з управління персоналом. Лише за активної співпраці з іншими підрозділами можливе забезпечення реалізації кадрової політики підприємства, узагальнення практики роботи з персоналом для внесення пропозицій щодо її вдосконалення. В межах своєї компетенції відділ кадрів бере участь у формуванні структури та штатного розпису організації, контролі розроблення посадових інструкцій у структурних підрозділах, підготовці організаційно-методичного забезпечення та проведення атестації персоналу.
|
Рис. 5.1. Модель менеджера кадрової служби підприємства
Начальник відділу кадрів разом з вищим керівництвом здійснює організаційно-методичне керівництво формуванням кадрового резерву та контролює виконання особистих річних планів кандидатів, вносить пропозиції щодо вдосконалення складу резерву. Спільно з керівниками структурних підрозділів він вивчає ділові якості осіб, які претендують на вакантні керівні посади, контролює добір та розстановку кадрів згідно з рівнем їхньої професійної кваліфікації, розглядає пропозиції щодо можливостей проведення підвищення кваліфікації та стажування персоналу на провідних підприємствах галузі як у межах держави, так і за кордоном.
5.3. Кадрове планування як інструмент реалізації кадрової політики
Кадрове планування припускає відстеження змін у професійно-кваліфікаційній структурі кадрів і покликане виявити майбутні потреби в робочій силі, визначити їхній якісний і кількісний показники на ранішній стадії.
Кадрове планування — цілеспрямована діяльність, завдання якої — надання робочих місць в необхідній кількості у відповідності зі здібностями працівників і вимогам організації. Робочі місця з погляду продуктивності і мотивації повинні дозволяти працюючим оптимальним чином розвивати свої здібності, забезпечувати ефективність праці і відповідати вимогам створення гідних людини умов праці і забезпечення зайнятості.
Кадрове планування дає відповіді на такі запитання:
Ø скільки працівників, якої кваліфікації, коли і де будуть використовуватися в організації;
Ø як можна залучити потрібний і скоротити зайвий персонал без нанесення соціального збитку;
Ø як найкраще використовувати персонал відповідно до його здібностей;
Ø як забезпечити розвиток персоналу для виконання нових робіт і підтримування його знань відповідно до запитів виробництва.
Кадрове планування здійснюється як в інтересах організації, так і в інтересах її персоналу. Для організації необхідно розташувати в потрібний час, у потрібному місці, у потрібній кількості і з відповідною кваліфікацією такий персонал, який необхідний для рішення виробничих завдань, досягнення її цілей.
Трудомісткість окремих видів робіт є вихідною базою для планування потреби в персоналі. Планування та організація забезпечення підприємств персоналом — це система різноманітних форм і методів роботи, спрямованих на своєчасне і якісне компонування організацій персоналом, що створює необхідні умови для успішного виконання виробничої програми та соціального розвитку працюючих.
Процес планування охоплює три етапи:
Оцінка наявних ресурсів («кадровий аудит», який передбачає перевірку відповідності персоналу організації її меті та цінностям).
Розрахунок потреби в різних категоріях працюючих на різний час. Так, вихідними даними для визначення необхідної кількості робітників, їхнього професійного та кваліфікаційного складу є: виробнича програма; норми виробітку; заплановане зростання продуктивності праці; структура робіт.
Розробка програми забезпечення потреби в персоналі. Формування кількісного та якісного складу персоналу здійснюється за допомогою набору та відбору персоналу.
Набір полягає у створенні необхідного резерву кандидатів на всі посади та робочі місця, з якого організація відбирає найкращих для неї працівників. При цьому враховується: вихід на пенсію; звільнення у зв'язку з закінченням договору про найм; розширення сфери діяльності підприємства тощо.
Набір проводиться із зовнішніх та внутрішніх джерел. До засобів зовнішнього набору належать: публікації оголошень в газетах і професійних журналах, звернення до агенств працевлаштування, усна реклама тощо. Однак більшість організацій віддають перевагу внутрішньому наборові, який передбачає просування по службі працівників своєї організації.
На етапі відбору персоналу керівництво організації відбирає найкращих кандидатів з резерву, створеного під час набору. Ефективний відбір персоналу — це одна з форм попереднього контролю якості людських ресурсів. Найбільш широко вживаними методами збору інформації для прийняття рішення про відбір конкретного кандидата на робоче місце є випробування, співбесіда, тестування. Ці методи можуть забезпечити керівництво обширною інформацією про можливості конкретного працівника.
Кадрове планування поділяється на:
Ø стратегічне (глобальне, довготермінове, інноваційне);
Ø оперативне (адміністративне, короткотермінове).
Кадрове планування — це складова частина планування на підприємстві. Якщо розглядати кадрове планування ізольовано, то воно буде мало ефективним, оскільки на рішення з кадрових питань впливають інші плани підприємства: виробничий план, план науково-дослідних робіт, план обігу, фінансовий план.
Планова потреба в трудових ресурсах визначається на запланований обсяг діяльності, обумовлений обраною стратегією розвитку (з урахуванням розширення або скорочення обсягів діяльності, його структурної перебудови, змін у змісті праці). Джерелами інформації є бізнес-план, плани стратегічного розвитку підприємства. Якісна потреба у персоналі на запланований обсяг діяльності визначається по категоріях, професіях, спеціалізації, рівню кваліфікації, індивідуальним вимогам, пропонованим до працівника кожною посадою.
На першому етапі планування встановлюються головні завдання виходячи з цілей підприємства. Вони полягають у тому, щоб забезпечити необхідну кількісну і якісну трудову ефективність на кожному робочому місці й у потрібний час. Зрозуміло, що кадрове планування включає і інші завдання. До них відносяться стимулювання ефективності праці працівників.
На другому етапі кадрового планування виробляється кадрова стратегія підприємства у зв'язку із загальними умовами його розвитку і відновлення, щоб створити передумови посадового і професійного просування працівників підприємства, встановити необхідні умові праці з урахуванням її наукової організації та забезпечити реалізацію індивідуальних можливостей кожного працівника.
На третьому етапі визначаються конкретні цілі кожного співробітника й уточнюються принципи керівництва усередині підприємства.
Конкретні кадрові цілі лягають в основу розробки кадрових заходів, що являють собою комплекс заходів, спрямованих на реалізацію кадрових завдань, цілей і стратегії з урахуванням потреб працівників на кожному робочому місці.
Потреба і готовність підприємства до введення систематичного кадрового планування зростають із збільшенням обсягів і складності підприємницької діяльності. Чим більше підприємство, тим сутужніше врахувати різноманітні і складні виробничі зв'язки сьогоднішнього дня.
Ефективне кадрове планування позитивно впливає на результати діяльності підприємства завдяки:
Ø оптимізації використання персоналу. Детальне планування дозволяє виявити та ефективно використати персонал шляхом створення робочих місць; переведення працівників на інші робочі місця; реорганізації виробничих процесів та удосконалення процесу наймання працівників;
Ø організації професійного навчання. Детальна розробка плану професійного навчання дозволяє забезпечити потрібну кваліфікацію працівників і досягти реалізації цілей підприємства з меншими витратами;
Ø скорочення загальних витрат на робочу силу за рахунок послідовної та активної політики на ринку праці.
Невід'ємним завданням кадрового планування є визначення витрат, необхідних для забезпечення підприємства кваліфікованою робочою силою. При цьому маються на увазі витрати як на утримання персоналу, так і на його поповнення і навчання. Помилки в плануванні кадрових структур і кадрового складу приводять до значних витрат. Кадрове планування ефективне, коли воно інтегровано в загальний процес планування в організації.