МНОГОСТУПЕНЧАТЫЙ НАБОР

 

Короткая глава, в которой обсуждается всем хорошо знакомая тема. Однако в конце дело приобретает несколько неожиданный и интригующий оборот…

 

Я вообще не был сначала уверен, что стоит писать эту главу. Вроде бы тема всем хорошо известная, да и что нового можно сказать про набор персонала? Но, поучаствовав в нескольких дискуссиях на различных «кадровых» сайтах Интернета, понял, что для многих практикующих кадровиков набор персонала — это лес, который они не всегда замечают, распыляя внимание по отдельным деревьям. Поэтому решил‑таки представить вам взгляд на эту тему с высоты птичьего полета. Потому и глава получилась такая коротенькая.

Начнем с того, что это не разовая акция вроде «набрали — и все работают». Для большинства компаний с численностью состава порядка сотен кадровое пополнение — нормальный, естественный и постоянный процесс.

Почему? Во‑первых, вспомним главу про увольнения. Из фирмы даже не крупной, а средней по численности ежеквартально увольняется несколько человек. Кто‑то получил второе высшее образование и отправился на рынок труда искать лучшей доли. Кто‑то вышел замуж, кто‑то отправился в декрет. Кто‑то просто надоел своему руководству и получил предложение поискать себе более удачное поприще.

Во‑вторых, кроме естественного «кадрооборота» существует еще такое явление, как медленное расширение фирмы.

Если компания успешна, она развивается. Прежний состав перестает справляться с объемом работы. Линейные руководители ставят вопрос об открытии в их подразделениях новых вакансий… Это не взрывообразный, а постепенный и на первый взгляд незаметный прирост. А год прошел, смотришь на штатное расписание — почти на четверть выросло.

Наконец, в‑третьих, наблюдается и такой процесс, как моральное устаревание менеджмента. Пример вы можете найти во второй главе, где рассказывается случай о последовательной смене кадровичек в одной компании. Организация развивается, управление усложняется и требует от людей новой квалификации и более сильных деловых качеств. Тем, кто не поспевает за этим процессом, даже вполне успешным еще пару лет назад, приходится либо перестраиваться (что для многих оказывается непосильным), либо покидать компанию. А вам — искать людей, адекватных новым условиям.

Таким образом, трудовые ресурсы обладают свойством естественной текучести. Если «температура» в компании достаточно низка, то они, как жидкий гелий, начинают быть сверхтекучими, после чего начинается форменная кадровая чехарда.

О методике «измерения температуры» фирмы (организационного климата) читайте в третьей части книги.

 

Кадровое пополнение бывает:

1. Поточным. Например, в фирмах, использующих торговых агентов. Как правило, из нанятых «выживает» примерно одна треть, в результате чего через отдел трудовых ресурсов постоянно движется в две стороны (внутрь фирмы и наружу) плотный поток людей.

2. Крупно— и мелкосерийным. Это все же разовое мероприятие, хотя может длиться несколько месяцев. Наблюдается при создании новых подразделений и при расширении фирмы. Представляет собой набор на несколько относительно однотипных должностей. Мой пример: выход фирмы на международный рынок, который потребовал создания ранее отсутствовавшего отдела внешнеэкономической деятельности и международной логистики.

3. Штучным. Те же топ‑менеджеры или эксперты в сложных областях. Представьте себе: вам необходимо найти на рынке труда специалиста по торговле металлорежущим инструментом из твердых сплавов. Со знанием отечественной номенклатуры и зарубежных аналогов. Пойдите, побегайте!

4. Экстренным. Замена неожиданно образовавшейся вакансии. Очень неприятная вещь, так как в организации создается функциональная «дыра», у менеджмента повышается загрузка, и вас начинают ежедневно дергать: когда будет замена?!

 

Набор персонала как закрытие конкретных вакансий проходит в несколько ступеней. В зависимости от вида кадрового пополнения одни из них могут становиться более длительными и трудоемкими, другие — менее. Вот они.

1. Создание вакансии. Руководство компании приходит к выводу о необходимости наличия в ее структуре должности, которой раньше не было. В более простом случае она была, но стала вакантной. Вакансия вносится в план кадрового комплектования.

2. Описание вакансии. Здесь определяется место вакансии в оргструктуре предприятия (кому будет подчиняться и кого будет иметь в подчинении), какие обязанности выполнять и на каких приемлемых для себя условиях компания готова нанять специалиста. Здесь ваша роль особенно велика, потому что только вы можете определить текущую «рыночную стоимость» данной должностной позиции. Это именно вам придется объяснять генеральному, что минимальная ставка для коммерческого директора сейчас — 800 долларов, а на предлагаемые им 500 можно найти только стажера без опыта работы и с сомнительным образованием.

3. Определение требований к кандидатам. Эти требования должны вытекать из предыдущего пункта, а также из кадровой политики фирмы. Требования бывают:

● минимальными (не соответствующий им кандидат не сможет работать);

● желательными (хорошо, если соответствует, а нет — рассмотрим при прочих равных);

● идеальными (портрет кандидата, каким его видит руководство компании; в природе обычно не существует).

Слишком жесткие требования приведут к усложнению поиска кандидатуры, слишком мягкие — к повышению вероятности найма непригодного кандидата. Определение оптимума — ваше мастерство, ваша ответственность.

4. Определение источников набора. Этот процесс описан в главе «Откуда брать кадры?». Хитрость та же, что при определении требований к кандидатам: чем шире поле источников, тем дороже набор, зато вероятнее быстрое нахождение приемлемых кандидатур. Делайте свой выбор!

5. Отбор кандидатов. Если вам повезло и вы получили поток кандидатур (а я сталкивался со случаями, когда и этого не удавалось), надо теперь отобрать наиболее пригодных. Для начала вы формируете методику отбора, то есть определяете все его стадии, «фильтры» и используемые технологии. В простейшем случае — резюме плюс интервью. В сложных — использование тестов, получение рекомендаций с прежних мест работы, «пробивка» по базам данных силами службы безопасности и так далее, вплоть до использования детектора лжи. Опять же, чем «мощнее» ваша батарея фильтров, тем она дороже в смысле трудовых и финансовых затрат. Но по идее — тем она эффективнее.

6. Принятие решений о найме на работу. Я выношу эту ступень в отдельный пункт, потому что для любых серьезных вакансий это настоящее управленческое решение, требующее участия высшего менеджмента компании. Цена вопроса достаточно высока. Здесь вы начинаете разделять ответственность с другими руководителями, причем на ваших плечах — прежде всего достоверность представляемых данных о кандидатах.

7. Испытательный срок. Или, более мягко, адаптационный период. Последнее и решающее испытание для кандидата. Стадия настолько важная, что я посвящаю ей специальную главу в конце этого раздела книги.

Ну вот, наконец‑то закончили. А теперь представьте, что у вас — не одна такая вакансия, а полтора десятка в кадровом плане на месяц. И по каждой из них проходит десяток кандидатур, находящихся в разных стадиях рассмотрения. А народу в вашем отделе — всего трое, включая вас лично, из которых 2,5 занимаются набором персонала (оставшаяся «половинка» одного сотрудника занимается документооборотом). Поневоле придется распределять силы и расстанавливать приоритеты. В такой ситуации экономия средств компании, как трудовых, так и финансовых, становится непростой менеджерской задачей.

Понятно, что на каждой из перечисленных стадий количество кандидатур уменьшается, а затраты на их отбор растут. Примерно так:

 

 

Пунктиром на рисунке обозначены стадии отбора.

Иными словами, к концу процесса отбора даже отвергнутые вами, но зашедшие достаточно «далеко» кандидаты становятся для фирмы «золотыми».

Общее решение задачи таково: по возможности пропускать на «поздние» стадии минимум кандидатов, отсеивая на ранних стадиях как можно больше. Это требует усовершенствования самых первых стадий отбора: анализа резюме и проведения первичного интервью. О чем и пойдет речь в следующих главах этой части.

Теперь — о волнующем. Об ошибках отбора.

В теории (описанной в американских учебниках) существует две ошибки при отборе персонала:

Ошибка типа А: прием на работу непригодного кандидата.

Ошибка типа Б: отказ в приеме на работу пригодному кандидату.

Я берусь утверждать, что есть еще ошибка типа В. Она скорее свойственна отечественному, еще не опытному и развивающемуся менеджменту трудовых ресурсов: ошибочное формирование вакансии. Она влечет за собой либо найм пригодного человека, которого сама компания оказывается неспособна использовать, либо, наоборот, найм непригодного, вызванный тем, что фирма не смогла понять, кто ей, собственно, нужен. Понятно, что эта ошибка совершается на самых первых стадиях набора: описание вакансии и определение требований к кандидатам.

Вот живой пример.

История с созданием цеха. Компания пришла к выводу, что изделия, которые она приобретает на внешнем рынке и продает на внутреннем (в нашем случае не важно, какие), будут обходиться ей значительно дешевле, если импортировать полуфабрикаты, взяв на себя последнюю стадию их доведения до товарного вида. То есть надо построить небольшой собственный цех.

Дальше самой «голой» идеи фирма не продвинулась, решив, что надо нанять готового специалиста, который бы спроектировал цех, нашел нужное оборудование, просчитал рентабельность и прочее. Такой специалист был найден. Золото, а не человек: возраст — хорошо за пятьдесят, всю жизнь только и проектировал подобные цеха в отраслевом ГИПРО.

Руководство фирмы заметило что‑то неладное примерно через месяц, а еще через неделю подозрения переросли в уверенность: делаем не то! Неудивительно. Человек просто взялся за ту же задачу, которую решал ранее, — начал проектировать Гигант Отечественной Индустрии. От него же требовался мини‑цех, рассчитанный на мелкое производство.

Но у нас в стране никогда таких не делали. Пришлось расстаться, причем специалист искренне не понимал, что он сделал не так. Менеджмент компании просто сам не понял, чего хочет, и тем более не сумел внятно донести идею до специалиста.

 

Вернемся к ошибкам типов А и Б. Какая для вас более неприятна? Первая — более заметна, так как вы имеете возможность на практике убедиться в непригодности кандидата. Вторая обычно остается невидимой для компании, поэтому ее вроде бы и нет.

В действительности ошибка типа Б, если она повторяется регулярно, способна нанести существенный, хотя на первый взгляд и не заметный, материальный урон предприятию. Отвергая потенциально, пригодных кандидатов, вы удлиняете и тем самым делаете более дорогим процесс отбора. Вакансия продолжает быть незакрытой, то есть предприятие теряет ту прибавочную стоимость (или те удобства), которые она должна получить от ожидаемого специалиста. Наконец, не попав на работу к вам, человек найдет себя в другом месте. А если это будет конкурирующая фирма?

Я знаю случаи, когда у рекрутеров возникал своеобразный «Б‑фобический невроз». Он вызывался длительными безуспешными попытками закрыть сложную вакансию и выражался в панической боязни упустить хотя бы ориентировочно пригодного кандидата.

Оптимальным, с моей точки зрения, является хотя бы прикидочный расчет «стоимости» ошибок обоих типов для каждой конкретной вакансии. Например, вы отбираете сотрудника в подразделение, где в число минимальных требований входит определенный профессиональный уровень. Скажем, знание рынка стиральных порошков. Вы, как управляющий трудовыми ресурсами, сами «не в теме». Значит, оценивать кандидата должен специалист, скорее всего — его будущий непосредственный руководитель. Теперь предположим, что тот сам не слишком силен в вопросе (ситуация, когда подчиненный в своей узкой теме компетентнее руководителя, довольно типична).

Вы можете подойти к этой задаче двояко. Можете пропустить кандидата через все имеющиеся фильтры, вплоть до психологического тестирования, а потом представить будущему начальнику. Можете, наоборот, начать со знакомства, а потом в случае удачи приступить к более детальному изучению кандидата.

В первом варианте вся ваша предварительная работа легко может пойти насмарку, если руководитель не будет доволен кандидатом, ибо за ним в любом случае — решающее слово. Ведь понятно, что если вы взяли человеку против его воли сотрудника в подчинение, он сделает все, чтобы потом заявить: «Ну вот, я же говорил!» Ошибка Б может произойти, но станет для вас дорогой. Во втором варианте вы экономите усилия и ресурсы даже при совершении ошибки Б.

Мораль: для сокращения последствий ошибки типа Б всегда правильно определяйте минимальные требования к кандидатам, упрощайте методики их определения и отодвигайте на ранние стадии отбора!

 

Ошибки обоих типов, а также и «открытого» мной третьего — следствие несовершенства системы отбора персонала на предприятии. Критерием истины является его завершающий акт: испытательный срок, в ходе которого вы на практике способны убедиться, того ли человека вы взяли. Я полагаю, что минимизация случаев ошибки Б возможна, если для данной должностной позиции оказывается дешевле принять человека на испытательный срок, чем терпеть потери, вызываемые незаполненной вакансией.

Теперь интригующий вопрос: а когда, в какой момент можно говорить об ошибке отбора (типа А)?

Предположим, человек проработал в компании год, потом уволился по собственному желанию, образовав вакансию, которую надо экстренно заполнять. Можно ли было при отборе предвидеть это обстоятельство?

Другой случай: человек успешно прошел испытательный срок, а через полгода его руководитель объявил о его профнепригодности и поставил вопрос об увольнении. Это — ошибка отбора? Кто и когда ее совершил? На ком должна лежать ответственность?

Я предлагаю вам для размышления следующие тезисы об ошибке отбора.

● Ответственность за ошибку типа А должны солидарно нести как служба управления трудовыми ресурсами, так и руководители высшего и среднего звена, принимавшие участие в принятии решения о пригодности кандидата.

● Последней инстанцией профотбора является испытательный срок. Поэтому сотрудник, успешно его прошедший, как правило, должен считаться профессионально пригодным к работе, а случаи, когда обнаруживается непригодность, должны лежать на ответственности его непосредственного руководителя.

● Единственное исключение из предыдущего правила — если негативные качества сотрудника, обнаружившиеся после прохождения испытательного срока, были не замечены или неправильно оценены службой управления трудовыми ресурсами еще в процессе отбора, до решения о принятии на испытательный срок. Пример: не проверили по прежнему месту работы, а там про него такое могли рассказать… В таком случае ответственность, безусловно, лежит на кадровиках.

Таким образом, вопрос об ответственности в конечном итоге упирается в испытательный срок. Подробнее читайте о нем в заключительной главе этой части книги.