III. Створення документів

Документ - письмовий акт встановленої або загальноприйнятої форми, складений визначеними і компетентними установами, підприємствами, організаціями, посадовими особами, а також громадянами для викладу відомостей про факти або посвідчення фактів, що мають юридичне значення, або для підтвердження прав і обов'язків.

Вимоги до документа, що випливають з наведеного визначення, можна розділити на три групи. Перша відбиває інформаційну функцію документа: документом може бути не будь-яка інформація, зафіксована на паперовому носії, а тільки відомості певного характеру (це вимога узгоджується з наведеним раніше визначенням Едо). Друга (вимоги до форми) група - це, по суті, вимоги, що забезпечують доказову функцію документа (реквізитами форми можуть служити наявність печатки та підписи певної особи, персональні дані про особу, який видав документ, а також вимоги до паперового носія, наприклад, папір з захисними знаками і т. п.). Третя група (компетентність джерела документа) як би зв'язує перші дві, надає юридичну значимість документу.

Документ, виданий некомпетентним органом, підписаний не уповноваженою на те особою або анонімний, не може служити підтвердженням викладених у ньому відомостей про факти, засвідчувати факти чи підтверджувати права і обов'язки.

Очевидно, легко забезпечити для даних, записаних у комп'ютерному форматі, виконання умов першої і третьої груп. Деякі з вимог до форми документа (наприклад, дотримання певної послідовності викладу змісту і розташування тексту) теж можуть бути дотримані. Інші вимоги частини другої групи (наявність печатки організації, власноручного підпису особи, спеціальний тип паперу) принципово неприйнятні для електронних документів внаслідок специфічної природи комп'ютерних носіїв інформації.

Створення документа - один з найважливіших етапів його опрацювання. Правильний підхід до виконання цього етапу полегшує створення документа та його подальше опрацювання.

Створення нового вікна потрібне тоді, коли користувач закінчив роботу з попереднім документом і розпочинає роботу з новим. Для цього використовується пункт меню Файл - Создать, або відповідна кнопка панелі інструментів. Якщо створення нового документа відбувається безпосередньо після завантаження Word, то нове вікно відкривати не обов'язково - воно вже є на екрані. При цьому використовується стандартний шаблон (основа) документа. Створення нового вікна через меню здійснюється і в деяких специфічних випадках, наприклад, коли використовується інший шаблон документа.

Далі необхідно провести налагодження його параметрів. Для цього необхідно задати розміри полів документа; параметри абзаців; вид вирівнювання документа; розмір та тип шрифту, мову документа та інше.

Для спрощення налагодження параметрів документа рекомендується використовувати шаблони. Шаблон - це зразок документа, який містить певний набір стилів, панелей інструментів, налагодження параметрів документа, елементи авто тексту та макроси і використовується для створення деякої групи одно типових документів.

Ці дії виконуються тоді, коли параметри, встановлені за умовчанням, не влаштовують користувача.

Для встановлення параметрів сторінки необхідно обрати пункт меню Файл-Параметры страницы.

Як правило, основними параметрами сторінки є поля. Вони встановлюються на закладці Поля. При зміні розмірів полів слід пам'ятати, що кожен друкуючий пристрій має свою зону друку. Тому встановлення надто малих значень може призвести до конфлікту, про що на екрані з'явиться повідомлення. Зміна розмірів паперу, а також його орієнтація (книжкова чи альбомна) провадиться на закладці Размер бумаги . Зміст інших параметрів сторінки та їх використання буде розглянутий пізніше.

Основними параметрами абзацу є відступи, вирівнювання та інтервал між рядками. Для цього необхідно обрати пункт меню Формат - Абзац, закладка Отступы и интервалы. Більш складне налагодження задає закладка Положение на странице. За допомогою неї встановлюється розташування абзацу та окремих його елементів на сторінці. Налагодження абзацу доцільно проводити тоді, якщо використовуються спільні параметри для всіх або більшості абзаців документа. У противному випадку цю роботу рекомендується виконувати в процесі редагування документа. Слід пам'ятати, що при переході до наступного абзацу при вводі документа (натисненні клавіші Enter) параметри абзацу переносяться автоматично.

Встановлення відступів абзаців можна задавати і за допомогою повзунків горизонтальної лінійки. Так, верхній повзунок задає абзацний відступ (відступ першого рядка); лівий нижній - лівий відступ абзацу, а правий - відступ справа. Як правило, два останніх види відступів використовуються тоді, коли необхідно виділити даний абзац серед решти абзаців документу (наприклад, для епіграфу).

Вид вирівнювання для абзаців краще встановлювати за допомогою кнопок панелі інструментів (лінійка Форматирование). Тим більше, що воно може змінюватись для різних абзаців (наприклад, для заголовків - по центру, для основного тексту - по ширині).

При встановленні параметрів слід пам'ятати, що вони діють лише починаючи з позиції курсору, тобто, з того місця, де був встановлений курсор. Якщо ж необхідно змінити параметри для вже створеної частини документу, то її потрібно спочатку виділити. Питання, пов'язані з виділенням фрагментів документа, будуть розглянуті в ході наступної лабораторної роботи. Додаткові можливості по форматуванні абзаців будуть розглянуті пізніше.

Основними параметрами шрифту є його тип, розмір та виділення. Для встановлення параметрів використовується пункт меню Формат - Шрифт), закладка Шрифт.

Word має засоби для автоматичної перевірки орфографії. Для встановлення мови перевірки орфографії використовується пункт меню Сервис - Язык - Выбрать язык. На екрані з'являється список мов, з якого користувач обирає потрібну йому. Цей пункт доцільно задавати тоді, коли документ одномовний. Якщо документ багатомовний, часто використовує іншомовні фрагменти (наприклад, як дані вказівки), то потрібно встановити засоби автоматичного підбору мови перевірки орфографії, якщо, звичайно, такі засоби передбачені у конкретній версії Word. Якщо таких засобів немає, то рекомендується на етапі створення документу відключити перевірку орфографії, і включити її вже на етапі редагування документу.

Мова вводу встановлюються або за допомогою індикатора клавіатури, розташованого в лівій частині панелі завдань, або за допомогою відповідних клавіш клавіатури. Як правило, для багатомовних документів переключення мови здійснюється по мірі необхідності.

Головним результатом етапу створення документа є його збереження.

Для цього необхідно обрати пункт меню Файл - Сохранить. На екрані з'явиться вікно , у якому потрібно задати ім'я документа (поле Имя файла), його тип (поле Тип файла) та маршрут розташування (поле Папка). Останнє є як правило найбільш складним, тому зупинимося на цьому детальніше.

Таким чином, рекомендується наступний порядок створення документа, особливо для осіб, які створюють свої перші документи: