Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документаназывается «обязательный элемент оформления официального документа».

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Иначе говоря, формуляр документа - это схема его построения, которая определяет особенности системы документации или отдельного вида документа.

Формуляр - образец документа - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр - образец организационно-распорядительного документа (ОРД) включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры. СТБ 6.38-2004 в качестве приложения содержит не формуляр-образец, а схему расположения реквизитов и их размеры. Это обусловлено тем, что при его разработке не использована конструкционная сетка, что в свою очередь связано с внедрением в практику документирования современной компьютерной техники.

При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, закрепленных в СТБ 6.38-2004 и отраженных в схеме расположения реквизитов. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Так, например, согласно ЗаконуРБ от 29.11.1994 № 3410-XII «О государственных секретах» и другим актам законодательства на одних документах реквизит «гриф ограничения доступа к документу» указывается, а на других он будет отсутствовать. Например, практически во всех письмах указывается такой реквизит, как «заголовок к тексту», однако в сопроводительных письмах, объем которых не превышает 5-7 строк, его допускается не указывать.

Свой набор реквизитов характерен и для документов разных видов, что дает основания выделить индивидуальный и типовой формуляры. Типовой формуляр - это формуляр, характерный для определенного вида документов. Индивидуальный формуляр - формуляр для конкретного документа.