Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6.30 – 2003 и ГСДОУ.
Тема 3.
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ
И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТА
Цель занятия: изучение состава и расположения реквизитов на управленческих документах согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003.
Вопросы для изучения:
1. Бланки документов и требования к ним.
2. Структура документа. Требования к оформлению документов по
ГОСТ Р 6.30 – 2003 и ГСДОУ.
Бланки документов и требования к ним
БЛАНК ДОКУМЕНТА -лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Также бланком документаназывают:
- лист бумаги стандартного формата или электронный шаблон, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию;
- стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.
Основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
1. Бланки документов нужно изготавливать типографским способом или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники.
2. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, с тиснением и другими элементами, затрудняющими подделку.
3. Бумага должна быть достаточно плотной, прочной и малодеформирующейся, по цвету – белой.
4. Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 – (210* 297 мм) и А5 (148*210 мм)
4 Требования к бланкам документов/выписка из ГОСТа/.
4.1 Документы изготавливают на бланках.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа должен иметь поля не менее:
20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6.30 – 2003 и ГСДОУ.
РЕКВИЗИТ (от лат. Requisitum - необходимое) - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется ФОРМУЛЯРОМ документа.
ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.
Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, так называемые реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный ГОСТом
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусматривает при подготовке и оформлении документов использовать 30реквизитов.
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.
Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению и размещению реквизитов документов.
Схема расположения реквизитов на документе представлена на след стр.
|
|
Образец углового расположениязаголовочных реквизитов
| Х РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Москва _____________ №____________ Об уничтожении документов, не подлежащих хранению РАСПОРЯЖЕНИЕ /////////////////////////////////////////////////////////////// |
Образец продольного расположения заголовочных реквизитов
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
федеральное государственное
бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Вологодский государственный
университет»
(ВоГУ)
ул. Ленина, д.15, г. Вологда, 160000
тел. (8172) 72-46-45, факс (8172) 72-45-62
E-mail: kanz@mh.vstu.edu.ru
ОКПО 02069792, ОГРН 1023500876453
ИНН/КПП 3525027110/352501001
25.05.2013 г. № 2 – 04/ 20 – 08
на № 385-49 от 03.05.2013 г
| Иванову Ивану Ивановичу |
Уважаемый г-н Иванов!
Вы, очевидно, помните, что на переговорах с директором нашего техникума г-ном Якимовым В.Г. любезно приняли на себя обязательство представить нам свои предложения о формах и методах сотрудничества.
Будем признательны, если вы найдете возможность сообщить нам о сроках разработки окончательного варианта документа. Мы очень рассчитываем на Ваш ответ, поскольку нам хотелось бы учесть Ваши замечания при подготовке проекта договора о совместной деятельности.