Управление денежными средствами

Если можешь сделать добро ближнему, делай его сразу.

Афоризм. Древний Египет.

 

Статья 862 ГК Российской Федерации предусматривает следующие формы расчетов:

§ расчеты платежными поручениями;

§ расчеты чеками;

§ расчеты по аккредитиву;

§ расчеты платежными требованиями-поручениями;

§ расчеты по инкассо.

Стороны по договору вправе предусмотреть любую из установленных форм расчетов. По согласованию между предприятиями могут осуществляться зачеты взаимной задолженности, минуя банки.

Расчеты платежными поручениямизаключаются в поручении компании обслуживающему ее банку перечислить определенную сумму со своего счета. Предприятие-плательщик предоставляет в банк платежное поручение, которое действительно в течение девяти дней после дня выписки. Банк принимает поручение к исполнению, если на счете плательщика имеются средства. Банком и владельцем счета может быть оговорено принятое поручение к исполнению и при временном отсутствии средств на счете клиента-плательщика, при долговременных постоянных связях между поставщиком и покупателем могут иметь плановые платежи на основании условий заключенных договоров с использованием в расчетах платежных поручений. В соответствии с соглашением между сторонами платежи поручениями могут быть срочными.

В случае расчетов чеками(ст. 877-885 ГК РФ) владелец счета - чекодатель дает письменное распоряжение банку, который выдал расчетные чеки, уплатить сумму денег, указанную в чеке, чекодержателю. Чек является ценной бумагой, а бланки чеков подлежат строгой отчетности и имеют хождение только на территории РФ.

В банке чекодателя указанная в чеке сумма выдается за счет средств, депонированных чекодателем на отдельном счете, либо за счет средств на соответствующем счете чекодателя, но не свыше той суммы, которую банк гарантировал по соглашению с чекодателем при выдаче чеков. При временном отсутствии средств на счете чекодателя банк может гарантировать оплату за счет средств банка.

Когда плательщиками являются другие банки, с которыми не установлены корреспондентские отношения, банки сдают чеки в расчетно-кассовый центр для получения платежа. Филиалы одного и того же банка производят расчеты по оплаченным чекам непосредственно друг с другом, минуя расчетно-кассовый центр (РКЦ).

Чеки, принятые предприятием, не могут быть отозваны. Убытки, происшедшие в результате оплаты плательщиком чека, не отвечающего установленным требованиям (данные предъявителя не соответствуют тем, что указаны в чековой карточке, либо чек на сумму, превышающую указанную как предельную, и др.), несет предприятие, принявшее чек в качестве платежного средства. Запрещается передача чеков их владельцами (чекодержателями) посредством индоссамента. В случае утери чеков предприятие представляет банку, выдавшему чеки, заявление с указанием номеров использованных чеков.

Аккредитивная форма расчетов,в соответствии со ст. 867-873 ГК РФ,

является условным денежным обязательством банка получателя произвести платежи поставщику при условии предоставления им документов, предусмотренных в аккредитиве. Удобство этой формы платежа заключается в том, что она гарантирует поставщику выплату предусмотренных договором сумм только в случае отгрузки в адрес покупателя договоренной продукции. При аккредитованной форме расчетов покупатель дает поручение обслуживающему его банку оплатить продукцию (товар), обусловленный договором с контрагентом, путем перечисления денежных сумм банку поставщика с правом оплаты его требований при предоставлении предусмотренных аккредитивом документов: счетов-фактур, спецификаций и др.

Аккредитивы различают покрытые (депонированные) или непокрытые (гарантированные); отзывные или безотзывные. Покрытые (депонированные) - это аккредитивы, при открытии которых банк-эмитент (плательщик) перечисляет собственные средства плательщика (в том числе из предоставленного ему кредита) в распоряжение банка поставщика на отдельный балансовый счет "Аккредитивы" (п. 2 ст.867 ГК РФ). Непокрытый (гарантированный) аккредитив может открываться при установке между банками покупателя и поставщика корреспондентских отношений путем предоставления банку поставщика права списывать свою сумму аккредитива с ведущего у него счета банка покупателя (эмитента).

При отсутствии особого указания аккредитив считается отзывным. Безотзывный аккредитив не подлежит изменению и не может быть аннулирован без предварительного согласия соответствующего поставщика. Отзывной аккредитив может быть изменен или аннулирован банком покупателя без предварительного согласия с поставщиком в случае несоблюдения обязательств, вытекающих из договора между клиентом банка-эмитента и поставщиком. Поставщик может досрочно отказаться от использования аккредитива, если это условие предусмотрено аккредитивом.

Срок действия и порядок расчетов по аккредитиву устанавливается в договоре между плательщиком и поставщиком. Для получения денежных средств по аккредитиву поставщик, отгрузив товары, представляет в банк, где открыт аккредитив, реестр счетов, отгрузочные и другие документы, предусмотренные условиями аккредитива. При нарушении даже хотя бы одного из условий, как и при предоставлении документов после истечения срока аккредитива, выплаты по аккредитиву не производятся. Банк поставщика (исполняющий банк) обязан проверить соблюдение поставщиком всех условий аккредитива и правильность оформления реестра счетов, соответствие подписи и печати поставщика заявленным образцам.

Расчеты платежными требованиями-поручениями заключаются в оплате требования поставщика покупателем на основании направленных в банк плательщика расчетных и отгрузочных документов, стоимость поставленной по договору продукции, выполненных работ, оказанных услуг. Платежное требование-поручение применяется при наличии средств на счете плательщика. Если плательщик не согласен полностью или частично оплатить платежное требование-поручение, он уведомляет об этом в течение трех дней обслуживающий его банк. В этом случае требования-поручения вместе с приложенными отгрузочными документами и извинениями по поводу отказа в выплате возвращаются поставщику;

При расчетах по инкассо(ст. 874-876 ГК РФ) банк обязуется по поручению клиента осуществить за счет клиента действия по получению от плательщика причитающихся клиенту денежных средств платежа и (или) акцепта платежа. Платежи в порядке инкассо могут осуществляться как с акцептом, так и без акцепта плательщика.

Денежные средства - это один из факторов производства, который необхо­дим компании для ведения бизнеса. Компании в процессе своей деятельности располагают значительными денежными средствами, которые используются для финансирования операций, создания резерва с целью предотвращения негативных последствий неожиданных коллизий в производственной деятельности и для проведения спекулятивных операций на различных рынках (сырьевых, ценных бумаг и др.)

Денежные средства необходимо заказывать лишь тогда, когда они необходимы компании. Причем заказываемые суммы должны быть экономически целесообразными. Если компания постоянно делает маленькие заказы денежных средств, они будут дорогими. Компания должна найти баланс между хранением слишком больших запасов денежных средств (теряя проценты на эти деньги) и слишком частым обновлением небольших запасов (неся дополнительные административные затраты).

Если ценные бумаги нелегко продать, компания может получить кредит для покрытия дефицита денежных средств. Банки берут высокую ставку процента за кредит, и компания вынуждена держать достаточно большие ликвидные резервы, чтобы не было не­обходимости занимать деньги. С другой стороны, держа большие ликвидные остатки, компания не получает максимального дохода на свои денежные средства.

Например, компании, имеющие много банковских счетов, могут накапливать чрезмерные денежные средства. Надлежащее прогнозирование запасов денежных средств имеет особое значение в периоды спада дело­вой активности и требует определения:

а) оптимального време­ни для взятия кредита и выплаты обязательств по нему;

б) сумм, переходящих ежедневно со счета на счет.

Когда поступления денежных средств и денежные платежи согласованы, компания может иметь неболь­шие запасы денежных средств, но если необходима быстрая ли­квидность, она сделает инвестиции в рыночные ценные бумаги. Любые дополнительные денежные средства следует инвестиро­вать в доходные ценные бумаги со сроком погашения, обеспе­чивающим необходимую ликвидность.

Пример 17.8.Компания Лямбда получает средние денежные платежи в размере 400000 руб. в день. Требуется пять дней с момента отправ­ки плательщиком платежного поручения банку до момента, когда деньги окажутся на счету компании для дальнейшего использования. Сумма, заморо­женная на время этой отсрочки, составляет 2000000 руб.

Пример 17.9.Компания Лямбда имеет еженедельный усредненный остаток в кассе, определяемый следующими цифрами:

НеделяСредний кассовый остаток, руб.

1 120000

2 140000

3 180000

4 160000

Итого 600000

Ежемесячный усредненный кассовый остаток составляет:

600000 / 4 = 150000 руб.

Если годовая процентная ставка составляет 12 %, месячный доход, заработанный на среднем кас­совом остатке, равен:

150000 × (0,12 / 12) = 1500 руб.

Благополучные в финансовом отношении компании, кото­рые имеют возможность кредитоваться по выгодным ставкам даже на стесненных финансовых рынках, могут позволить себе более низкий уровень денежных средств, чем компании с высо­кой долей заемных средств.

Как минимум компания должна располагать денежными сред­ствами в размере, превышающем:

а) компенсационные остатки (депозиты, удерживаемые банком для компенсации оказывае­мых им услуг);

б) денежные остатки, накапливаемые из пре­досторожности (денежные средства на непредвиденный случай), плюс денежные средства для сделок наличными (деньги для оп­латы циркулирующих чеков). Она также должна иметь доста­точные денежные средства для удовлетворения своих ежеднев­ных потребностей.

На практике существует ряд факторов, оказывающих влияние на принятие реше­ния о том, сколько денежных средств необходимо иметь в рас­поряжении, учитывая ликвидные активы компании, коммерче­ский риск, объем долговых обязательств и сроки их погашения, возможность получать кредиты в короткие сроки и на благо­приятных условиях, а также норму прибыли, экономические условия. Кроме того, компании следует учитывать возможность возникновения неожиданных проблем, таких как непла­тежеспособность покупателей и другие рыночные угрозы.

Компания, богатая денежными средствами, может иметь излишние средства, связанные в виде фактических наличных денег. В этой форме они не приносят дохода для компании и поэтому должны быть сведены к минимуму.

При управлении денежными средствами следует учитывать три существенных аспекта:

а) минимизация фактической суммы денежных средств при одновременной максимизации выгоды от наличия этих средств на счете компании;

б) обеспечение условий по ускорению притока денежных средств на счета компании.

в) обеспечение условий по замедлению оттока денежных средств из фирмы.

Для ускорения притока денежных средств необходимо оценить причины возникновения задержек притока средств и предпринять корректирующие действия по устране­нию задержек в поступлении денег на банковский счет. Существуют следующие виды за­держек в обработке платежных поручений:

а) «деньги в пути» — время, необходимое для движения платежного поручения от дебитора в банк;

б) «деньги в процессе регистрации» — время, необходимое банку для регистрации платежа;

в) «деньги в процессе инкас­сации» — время, необходимое для перевода денежных средств по поручению со счета дебитора на счет кредитора.

Самым эффективным способом ускорения притока денежных средств в компанию является жесткий контроль за процедурой погашения дебиторской задолженности. Денежные средства, собранные представителями компании, должны переводиться ежедневно на банковский счет компании или вкладываться в местные филиалы банка. Все полученные денежные средства должны помещаться на банковский счет каждый день. Следует поощрять клиентов к переводу платежей непосредственно на банковский счет компании самым эффективным из имеющихся способом. Там где это возможно, должна использоваться система электронного перевода средств, или прямого дебетования, с целью ускорения движения денежных средств с банковского счета клиента на счет компании. Если имеется система электронного перевода денежных средств в месте продажи, следует поощрять ее использование клиентами. От зарубежных клиентов следует требовать производить оплату телеграфным переводом непосредственно на банковский счет компании.

Важный момент при инкассации платежей от дебиторов состоит в том, что точно так же, как дебитор не признает долг, пока не получит счет-фактуру, долг считается погашенным, когда денежные средства дебиторами переведены, независимо от метода платежа. Поэтому компании при продаже товаров в кредит должны согласовывать с клиентами систему оплаты дебиторской задолженности, ограничивая оплату чеками, почтовыми переводами и др.

Общее время движения денежных средств в условиях одного города может достигать 3 - 5 дней. Если дебиторы находятся в других регионах, время может составить 9 - 12 дней.

В зарубежной практике иногда используются сейфы, сдаваемые банком в аренду. Такой сейф представляет собой оптимальный пункт инкассации денежных средств недалеко от покупателей. Платежи покупателей посту­пают по почте в адрес специально выбранных почтовых ящи­ков, расположенных таким образом, чтобы сократить время на почтовую доставку и депонирование. Банки забирают деньги из этих ящиков несколько раз в день и депонируют денежные сред­ства на счет компании. Затем они готовят компьютерный пере­чень платежей, поступивших на счет, и итоговую сумму за день, которые высылаются компании.

Арендованные банковские сейфы, используемые фирмами, занимающимися торговлей, представляют собой наи­лучший вариант при работе с физическими лицами (розничными торговцами). Арендованные банковские сейфы обыч­но получают многочисленные платежи по сделкам в размере но­минальной стоимости товара. Арендованный сейф снижает вре­мя прохождения платежных документов от компании в банк, упорядочив движение денежных средств и снизив связанные с этим расходы.

Денежные средст­ва от покупателей могут быть инкассированы быстрее, если получить разрешение от покупателей на предварительно согла­сованное дебетование (ПСД) с автоматическим дебетованием (списанием) банковских счетов плательщика по повторяющим­ся платежам. Это является общей практикой страховых компа­ний, которые ежемесячно собирают платежи страховых взносов через ПСД. Эти дебетовые списания могут оформляться в виде бумажных, предварительно согласованных чеков или без­бумажной регистрацией автоматизированной расчетной пала­той. ПСД высокоэффективны, поскольку они не требуют выставления счетов покупателю, получения и обработки платежных документов и депонирования чеков. Использование ПСД для переменных платежей менее эффективно, потому что сумма ПСД должна изменяться за каждый период и покупатель обычно дол­жен быть извещен по почте о сумме дебетования. ПСД являют­ся наиболее эффективными для постоянных, небольших по сумме периодических платежей.

Для ускорения потока денежных средств вы можете пользоваться телеграфными переводами, используя компьютерные терминалы и телефон. Такие переводы следует применять только для значительных сумм, потому что комиссия за перевод оплачивается как банком-отправите­лем, так и банком-получателем. Телеграфные переводы наилуч­шим образом подходят для внутрифирменных переводов, таких как перечисления инвестиций из одного подразделения компа­нии в другое и обратно, депозитов на счет, выполненных в тот же день, когда ожидается выплата денежных средств по чекам клиентов, и депозитов, сделанных на любой другой счет, тре­бующий денежных сумм. Они могут также использоваться для финансирования таких видов текущих счетов, как заработная плата. Чтобы избежать необоснованно больших остатков на счете, вы можете финансировать его на краткосрочной основе. Одна­ко для того, чтобы не допустить переплаты со счета, следует удостовериться, что балансы сохраняются на другом счете в дан­ном банке.

Существуют два вида телеграфных переводов — повторяющийся и произвольной формы (непо­вторяющийся). Повторяющиеся переводы не требуют сложной процедуры идентификации и годятся для обычных переводов, в которых компания указывает банк-эмитент, банк-получатель и называет номер счета. Неповторяющиеся переводы требуют большего контроля, включая письменное подтверждение вме­сто телефонного подтверждения или подтверждения компью­терного терминала.

Существуют другие способы ускорять приток денежных средств. В частности, направлять счета покупателям раньше, чем обычно практикуется, например, немедленно после отгрузки за­казанного товара. Можно потребовать депозит на крупный или регулярный заказ или выставлять счета по мере исполнения дей­ствующего заказа.

Пример 17.10.Компании «Глубахов и сыновья» требуется восемь дней для получения и депонирования платежей, поступающих от по­купателей. Она планирует установить систему арендованных бан­ковских сейфов и надеется, что внедрение этой системы позволит сократить сроки прохождения платежных документов до 5,5 дней. Ежедневное среднее инкассирование денежных средств составляет 500000 руб. Норма прибыли равна 11 %. Стоимость аренды банковских сейфов равна 11000 руб. в месяц. Определить целесообразность перехода на систему аренды банковских сейфов.

Уменьшение объема циркулирующих денежных средств в обороте в свя­зи с применением системы арендованных банковских сейфов составляет:

2,5 × 500000 = 1250000 руб.

Доход, который мог бы быть получен с этих средств за год, определяется:

1250000 × 0,12 = 150000 руб.

Максимальные годовые расходы, связанные с арендой банков­ских сейфов, составляют:

11000 × 12 = 132000 руб..

Полученный результат свидетельствует, что переход на систему аренды банковских сейфов является эффективным решением, так как оно позволяет компании получить экономию в сумме:

150000 – 132000 = 18000 руб. в год.

Отсрочка выплат денежных средств может помочь ком­пании заработать больший доход и иметь в распоряжении боль­ше денежных средств. Финансовый менеджер должен оценить получателя платежа и определить, до какой степени компания может разумно оттягивать предельные сроки оплаты выставленных счетов (естественно, без дополнительных финансо­вых расходов и снижения кредитоспособности).

Существует ряд способов отсрочки денежных платежей, включая такие, как централизованная обработка счетов к оплате, наличие нулевого балансового счета и вексельная форма расчета.

Централизация денежных платежей. В этом случае следует создать центр, отвечающий за осуществление всех платежей (то есть операции со счетами к оплате), для того чтобы корректировать время и сумму выплат.

Нулевой балансовый счет (НБС). Выплаты денежных средств могут быть отсрочены при наличии нулевых балансовых счетов в банке, на которых поддерживается нулевой остаток для всех расходных организационных подразделений компании, а денеж­ные средства переводятся по мере необходимости с основного счета. Преимуществами НБС являются: они позволяют лучше контролировать переплаты денежных средств и уменьшают чрез­мерные денежные остатки в региональных банках. Использова­ние НБС - агрессивная стратегия, которая требует от компа­нии помещения средств на счета зарплаты и текущие счета к оплате только тогда, когда наступает время учета счетов.

Оплата вексе­лей - это стратегическая форма задержки выплат денеж­ных средств, при которой платежи выполняются, когда вексель представляется на инкассо в банк, а тот, в свою очередь, на­правляет его эмитенту для акцепта. Когда вексель одобрен, ком­пания депонирует средства на счет получателя. В связи с этой задержкой можно сохранить более низкий остаток на текущем счету. Банки обычно взимают плату за операции с векселями, но, видимо, с этим следует смириться, так как они обеспечива­ют определенную меру защиты против мошенничества и воров­ства (векселя должны быть представлены перед оплатой для кон­троля).

Мож­но отсрочить денежные платежи, выставляя платежные поручения на отдаленные банки (например, компания в С.-Петербурге может использовать Краснодарский или Московский банки), при этом для учета платежного поручения требуется более длительное время. Когда платежи осуществляются посредством выписки чеков, то чеки можно отправлять по почте через почтовые отделения, предлагающие ограниченный объем услугу или использующие многочисленные способы обработки.

Например, если финансовый менеджер выписывает чеки в среднем на сумму 250000 руб. в день и для их учета требуется четыре дня, у компании будет 1000000 руб. на текущем счету в течение этих четырех дней, даже если деньги считаются уже удержанными в бухгалтерской отчетности.

Депонирование заработной платы. При выдаче заработной платы существует вероятность того, что не все работники получат ее в сроки, определенные бухгалтерией. В этом случае определяется вероятностное значение суммы невыплаченной заработной платы, которая обычно депонируется и по ней можно получать определенный доход до последнего момента.

Задержка денежных выплат служащим. Компания может уменьшить частоту платежей служащим (например, оплата счетов подот­четных сумм, заработной платы). Например, она может установить выпла­ту заработной платы раз в месяц вместо два раза в месяц, что удлиняет период пользования денежными средствами. Она может оплачивать комиссионные вознаграждения по продаже после инкассирования дебиторской задолженности, а не по факту продажи товара; использовать ме­тоды неденежных компенсаций и вознаграждений (например, распределять товары со склада вместо денежных премий).

Существуют другие способы отсрочки выплаты денежных средств. Вместо оплаты полной стоимости счета, можно осуще­ствлять частичные платежи или их задержать, запросив дополнительную информацию касательно счета-фактуры у продавца перед ее оплатой. Другим приемом является использование сче­та расходов, чтобы удлинить время между сроком покупки и оплаты товаров. В любом случае не следует оплачивать счет до наступления срока платежа.

Система регулирования денежных операций приведена в табл. 17.6.

Таблица 17.6

Система регулирования денежных операций