Тема 5. Первинне спостереження. Інвентаризація і документація.

 

Зміст теми:

 

1. Бухгалтерські документи, їх класифікація.

2. Організація документообігу.

3. Роль інвентаризації в б/о.

4. Види інвентаризації.

5. Методика проведення інвентаризації на підприємстві.

 

1. Бухгалтерські документи, їх класифікація.

Всі об'єкти мають бути зафіксовані, тобто має бути свідчення про їх наявність та рух. Таким свідчен­ня виступає документ— це письмове свідоцтво, що фіксує та підтверджує здійснення господарських операцій, включаючи розпоря­дження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Документаціяявляє собою спосіб суціль­ного і безперервного відображення об'єктів бухгалтерського обліку (господарських засобів, джерел утворення господарських засобів та господарських процесів) шляхом використання бухгалтерських до­кументів.

Як би не змінювалися носії облікової інформації, сам доку­мент, як свідчення факту здійснення господарської операції, зали­шається незмінним. Виходячи із цього, можна ствердити, що зали­шається і документація як елемент методу бухгалтерського обліку.

До первинних документів відносять:

- Прибутковий та видатковий касові ордери;

- Рахунок - фактура;

- Товарно-транспортна накладна;

- довіреність на отримання матеріально – товарних цінностей

- вексель;

- платіжне доручення;

- чек з чекової грошової книжки.

Первинний документ – це письмова фіксація достовірності виконання господарських операцій складений в момент її здійснення, який має обов’язкові реквізити встановлені нормативними актами, що надають їм юридичної сили, підписаний особою, якій дали дозвіл на їх виконання .

Первинні документи складаються на бланках типової форми, затверджених державно – статистичними органами.

Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці пра­цівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції діючому законодавству, логічна ув'язка окремих показників.

Для оформлення різного роду господарських операцій, які здійснюються на підприємстві, використовують різні за своєю фор­мою і змістом бухгалтерські документи.

Бухгалтерські документи класифіку­ються за наступними ознаками:

· за призначенням(розпорядчі, виконавчі, комбіновані),

· за характером задокументованих операцій(грошові, матеріальні, розрахункові);

· за порядком складання(первинні, зведені);

· за кількістю охоплених операцій (разові, накопичувальні);

· за місцем складання (внутрішні, зовнішні);

· за способом складання і опрацювання (вручну, за допомогою ЕОМ).

 

2. Організація документообігу.

Всі документи з моменту їх створення до передачі в архів проходять певний шлях.

Процес від складання бухгалтерського документа або отри­мання документа від іншого підприємства, до його здачі в архів на­зивається документооборотом або документообігом.

Документообіг можна поділити на чотири етапи:

1) складання документів в первинних підрозділах;

2)передача оформлених документів для перевірки і опрацю­вання до бухгалтерії підприємства;

3) рух документів при обробці і здійсненні на їх підставі облікових записів;

4) рух документів від місця обробки до місця зберігання — архіву.

Ефективність прийнятих управлінських рішень на підприємстві прямо залежить від оперативності (швид­кості) організованого документообороту. Для отримання вчасної і якісної інформації необхідно організувати таку систему збору і об­робки документів, яка б забезпечувала прискорення документообо­роту.

З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання пер­винних документів для записів у бухгалтерському обліку наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік докумен­тообороту.

Графік документообороту на підприємстві, забезпечують оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Графік документообороту оформляється у вигляді схемиабо переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів вико­нання робіт.

Працівники підприємства, установи створюють і подають первинні документи, які відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообороту. Для цього кожному виконавцю ви­дається витяг із графіка.У витязі наводиться перелік документів, оформлення яких відноситься до функціональних обов'язків вико­навця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, установи, до яких передаються ці документи.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документооборотуна підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання бухгалтерії або на обчислювальну установку необхідних документів та відомостей є обов'язковими для усіх підрозділів і служб підприємства.

Виходячи із вказаного, зазначимо, що відсутність належного рядку при складанні і опрацюванні документів є головною причиною невчасного подання фінансової звітності, а як наслідок, і у відставанні при прийнятті необхідних управлінських рішень, здійсненні повноцінного контролю і аудиту.

3.Роль інвентаризації в бухгалтерськиго обліку.

З метою забезпечення достовірності б/о і фінансової звітності на підприємстві проводиться інвентаризація майна та фінансових зобов’язань.

Під інвентаризацією розуміють перевірку та оцінку фактичної наявності об’єкту контролю, яка здійснюється шляхом спостереження, вимірювання, реєстрації з подальшим порівнянням отриманих даних з облікових показників.

Інвентаризація забезпечує дотримання до балансу звітності як правдивості та реальності.

В системі елементів б/о інвентаризація як елемент має повну самостійність та незалежності. В практичній діяльності інвентаризація впливає на всі елементи системи методу б/о.

Інвентаризація оформлюється документально тому розглядається в обліку лише як процедура в результаті якої бухгалтер отримує документальне підтвердження про факти господарської діяльності. В обліковому інвентаризація передує балансу та звітності.

Під обліковим циклом розуміють , логічну послідовність застосування елементів методу б/о за допомогою якого наука про б/о досліджує свій предмет.

 

4.Види інвентаризації.

В залежності від повноти охоплення:

- Повна інвентаризаціяпередбачає перевірку всіх засобів та джерел їх утворення на підприємстві.

- Часткова інвентаризаціїперевірці підлягає певна група засобів та джерел.

В залежності від характеру:

- Планова інвентаризаціяпроводиться запланом і у строки, які затверджені заздалегідь.

- Поза­планова інвентаризаціяздійснюється раптово згідно розпоряджен­ня керівництва, за вимогою слідчих або контролюючих органів, при зміні матеріально-відповідальних осіб тощо.

За частотою проведення:

- Періодична інвентаризаціяпроводиться за ініціативою власника, (можуть бути щомісячні, щоквартальні) і їх мета контроль за збереженням майна, виявити втрати, нестачі, можливих помилок та зловживань.

- Річні (разові)проводяться перескладання фінансової звітності.

За охопленням матеріально – відповідальних осіб:

- Індивідуальна інвентаризація– передбачає перевірку всіх без винятку цінностей що знаходяться в підзвіті певної особи або бригади

- Наскрізна (несуцільна) інвентаризація- охоплює перевірку лише деяких цінностей у певної матеріально відповідальної особи.

 

5.Методика проведення інвентаризації на підприємстві.

Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників установи за обов'язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолює керівник установи чи його заступник. Термін інвентаризації також встановлює керівник.

Забороняється призначати головою інвентари­заційної комісії одного й того самого працівника два роки підряд. До складу місцевої комісії включається працівник бухгалтерії.

Інвентаризаційна комісія проводять зняття фактичних залишків матеріальних цінностей, звіряють наявність вказаних ціннос­тей з даними бухгалтерського обліку і складають свої висновки про ви­явлені недостачі та надлишки, вносять пропозиції з питань впорядку­вання приймання, зберігання та відпуску матеріальних цінностей, по­кращення обліку та контролю за їх збереженням.

Інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за:

-своєчасність і дотримання порядку проведення інвентари­зації відповідно до наказу керівника установи;

- повноту і достовірність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, основних засобів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, не­матеріальних активів, цінних паперів та заборгованості в роз­рахунках;

- правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвента­ризації відповідно до встановленого порядку. Члени інвентаризаційних комісій за внесення в описи непра­вильних даних про фактичні залишки матеріальних цінностей з ме­тою приховання недостач або лишків матеріальних цінностей несуть відповідальність у встановленому законом порядку.

Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підста­вою для визнання результатів інвентаризації недійсними.

Перевірка залишків матеріальних цінностей у натурі чле­нами комісії проводиться за обов'язкової участі матеріально відповідальних осіб

До початку інвентаризації в бухгалтерії необхідно закін­чити обробку всіх документів про надходження і видачу матеріаль­них цінностей, провести відповідні записи в регістрах аналітичного обліку і визначити залишки на день інвентаризації.

Типова форма «Інвентаризаційний опис товарно-матері­альних цінностей» складаються в двох примірниках. При зміні матеріально відповідальних осіб складається три примірники опису.

Описи, що склада­ються вручну, заповнюються чорнилами або кульковою ручкою чітко і ясно. Жодні виправлення і підчистки є неприпустимими.

Виявлені недостачі чи лишки майна, позитивні і негативні сумарні різниці повинні знайти своє відображення у б/о.