Рассылки

Рассылки в Word предназначены для создания писем, которые могут быть напечатаны или отправлены по электронной почте разным получателям. Такие письма создаются с использованием команд на вкладке Рассылки путем слияния двух файлов, которые условно называются Основной документ и Источник данных.

ü Основной документ является шаблоном письма, который содержит стандартный текст, графические объекты, которые должны быть в каждом экземпляре печатаемого документа.

ü Источник данных имеет вид таблицы, содержащей переменную информацию, которая вставляется в конкретный экземпляр письма, например, персональные данные (фамилия, имя, адрес).

Источник данных - это таблица, в которой заголовки столбцов называются полями; а строки - записями. Имя каждого поля не должно содержать более 32 символов и не должно содержать пробелов. Число записей в источнике данных определяет количество экземпляров рассылки, если предварительно перед слиянием пользователь не установил фильтр - критерий отбора записей по какому‑либо полю (полям). При создании рассылки может быть использован существующий источник данных (Word, Excel, база данных) или создан новый источник в документе Word.

В группе Начало слияния командой Начать слияние запускается процесс создания рассылки, на первом этапе которого необходимо выбрать тип Основного документа (обычное письмо, каталог, наклейка, конверт). Можно использовать команду Пошаговый мастер слияния – специальную программу, которая приведет пользователя к итоговому результату.

Команда Выбрать получателей используется для создания или открытия источника данных для рассылки.

Для создания нового источника данных выбирается команда Ввести новый список. В диалоговом окне Новый список адресов помощью кнопок Создать запись, Удалить запись создается конкретный список рассылки. Кнопка Настройка столбцов позволяет редактировать перечень полей источника данных. Чтобы удалить поле, выберите имя поля, а затем нажмите кнопку Удалить. Чтобы добавить к списку новое поле, введите имя нового поля (без пробелов!), а затем нажмите кнопку Добавить. Когда в строке заголовка останутся только нужные поля, нажмите кнопку OK, а затем сохраните источник данных.

Команда Изменить список получателей используется для редактирования, фильтрации или сортировки списка получателей.

В группе команд Составление документа и вставка полей находятся команды для работы над бланком документа, в частности, важнейшая командой здесь является команда Вставить поле слияния. При этом в указанное курсором место документа вставляется выбранное поле слияния, в которое при объединении двух файлов (на экране или непосредственно при печати) подставляется соответствующая переменная информация из источника данных.

В группе Просмотр результатов выполняется замена полей слияния на их значение из записей источника данных. Можно установить просмотр первой записи, второй, и т.д., используя навигационную панель записей. Команда Автопоиск ошибок используется для обработки ошибок, возникающих при слиянии документов.

На вкладке Рассылки в группе Создание находятся две команды – Конверты и Наклейки для создания и печати рассылок типа конвертов и различного рода наклеек, параметры которых задаются в диалоговом окне Параметры.

Завершение слияния выполняется командой Найти и объединить. Здесь можно создать отдельные документы рассылки, а затем отправить их на принтер или по электронной почте. Документ, полученный при слиянии основного документа и источника данных по умолчанию получает имя Формы1. Используя команду Перейти в другое окно на вкладке Вид, можно активизировать основной документ слияния.