Использование полей Word

Автоматически обновляемая информация в документ Word вставляется с помощью полей Word. Для вставки поля надо перейти на вкладку Вставка, открыть список Экспресс-блоки и выбрать команду Поле. Некоторые часто используемые поля вставляются с помощью специальных команд на разных вкладках, например, Дата и время, Номер страницы, Перекрестная ссылка (на вкладке Вставка), Оглавление, Список иллюстраций на вкладке Ссылки,

Приведем примеры автоматически обновляемой информации в документе, которая вставляется с помощью полей Word:

· дата и время (текущее, время печати и создания документа);

· формульные поля в таблицах;

· текущий номер страницы и общее число страниц в документе;

· имя автора и имя файла;

· автоматически обновляемое оглавление с использованием встроенных стилей;

· перекрестная ссылка (ссылка на заголовки, закладки, названия таблиц и рисунков);

· автоматически добавляемые названия к объектам (например, рисункам, таблицам, диаграммам) при их создании;

· закладка, которая может использоваться для организации перекрестных ссылок;

· обычная или концевая сноска;

· гиперссылка для перехода к другому документу или его фрагменту;

· список иллюстраций.

Чтобы вставить изменяемое содержимое в документе с помощью поля, надо щелкнуть в нужном месте документа, выбрать команду Поле, указать категорию, а затем выбрать имя поля. Чтобы добавить ключи и другие параметры к коду поля, надо нажать кнопку Параметры. Для получения сведений об определенном поле или его параметре выбирается имя поля или параметр, а затем нажимается клавиша <F1>.

Поле в документе выводится или как код поля (набор инструкций в фигурных скобках), или как результат поля. Переключаться между кодом поля и его результатом можно с помощью клавиш <SHIFT>+<F9> после выделения поля. Чтобы отобразить или скрыть коды всех полей в документе, нажимаются клавиши <ALT>+<F9>.

Результат поля на экране может быть незатененным, затененным всегда или только при выделении поля. Затененность поля совершенно не отражается при печати документа. Рекомендуется установить параметр, при котором поля в документе показываются затененными всегда (вкладка Файл, Параметры, категория Дополнительно, группа команд Показывать содержимое документа).

Для изменения кода поля, например добавления или изменения ключей, отображается код поля, а затем вносятся необходимые изменения. Существует два способа форматирования значений полей: форматирование значений или кодов полей. Например, чтобы подчеркнуть имя, вставляемое полем AUTHOR, следует выделить код этого поля и нажать кнопку Подчеркнутый. При обновлении поля может быть потеряно форматирование, примененное непосредственно к его значению.

Чтобы сохранить форматирование поля при его обновлении к коду поля должен быть добавлен ключ \* MERGEFORMAT. Этот ключ добавляется к коду поля автоматически в случае вставки поля с помощью команды Поле при установленном флажке Сохранять форматирование при обновлении.

Для обновления значения поля (полей) надо выделить поле (весь документ), потом нажать клавишу <F9>. При печати содержимое полей документа обновляется автоматически.

Word позволяет выполнять очень удобную вставку названий для различного рода объектов (рисунков, таблиц, формул и др.). Для этого после выделения созданного объекта надо выполнить команду Вставка Название. Важно понимать, что при этом обеспечивается автоматическая нумерация названий определенного типа и возможность задания на них перекрестных ссылок типа: «по данным табл. 1.2 построена диаграмма, приведенная на рис. 1.5».

Под перекрестными ссылками понимаются ссылки на заголовки или абзацы документа, метки названий таблиц, формул, рисунков и т.д. Перекрестные ссылки обновляются автоматически, если содержимое перемещается в другое место документа. По умолчанию, перекрестные ссылки вставляются как гиперссылки.

Ссылки вставляются в виде кодов полей. Это обеспечивает корректность ссылок за счет обновления полей в случае изменения номеров названий, номеров таблиц, рисунков, заголовков, номеров страниц при редактировании документа. Название включает постоянную часть (метку) и номер. Для задания автоматической вставки названий объектов определенного типа надо в диалоговом окне Название щелкнуть кнопку Автоназвание и установить флажки для нужных типов объектов.

Список литературы — это список источников, к которым пользователь обращался при создании документа. Обычно его располагают в конце документа и форматируют абзацы в виде нумерованного списка. Ссылка на источник вставляется в тексте, в конце предложения (в квадратных скобках указывается номер источника в списке). Для создания ссылки на библиографический источник надо предварительно определить закладки, и затем ссылаться на нужную закладку с помощью команды Перекрестная ссылкана вкладкеВставка (тип ссылки –Закладка).

В Microsoft Word 2010 появилась возможность автоматически создать список литературы на основе сведений о литературных источниках, указанных для документа (команда Список литературы на вкладке Ссылки,группа командСсылки и списки литературы). Если литературный источник используется в документе впервые, сведения об этом источнике сохраняются в памяти, чтобы в дальнейшем их можно было найти и использовать. При создании списка можно выбрать желаемый стиль этого списка или создать новый стиль.

На вкладке Ссылки в группе Сноски находятся команды для вставки и редактирования обычных и концевых сносок. Обычные сноски размещаются на той же странице, где находится исходный абзац, концевые вставляются в конец документа. Перенумерация сносок всегда выполняется автоматически.

На вкладке Ссылки в группе Предметный указатель находятся команды для составления списка ключевых слов с указанием страниц, на которых они находятся.

На вкладке Ссылки в группе Названия находятся команды для вставки таблицы иллюстраций в документ. Таблица иллюстраций – это перечень всех рисунков, таблиц и формул в документе.