Служебные документы: типология, содержание, композиция, языковое оформление

 

Основу информационной среды любого государственного (муниципального) органа или учреждения, предприятия или организации составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных требований, предъявляемых к составлению служебных и иных документов, включенных в документооборот.

Документ — это материальный объект с зафиксированной на нем информацией, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве реквизитов следует понимать обязательные элементы оформления официального документа. Оформление документа заключается в написании необходимых рек­визитов, установленных правилами документирования. Документ выступает одновременно и как предмет труда и как его результат.

Подавляющая часть документов создается в сфере управления. С помощью документов организуется работа (организационные документы: уставы, положения, инструкции, правила и т.д.), разрабатываются и доводятся до исполнителей решения (распорядительные документы: приказы, постановления, решения, распоряжения и т.д.), подтверждаются факты, идет обмен информацией о состоянии дел (отчетные, плановые, первичные учетные документы, информационно-справочные документы: акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы и телефонограммы). Во всех случаях, когда документ создается как инструмент управления, он выполняет управленческую функцию. К документам, созданным для выполнения управленческой функции, предъявляются особые требования: объективности, достоверности, полноты информации и своевременности получения информации. Именно документы, выполняющие управленческую функцию, т.е. циркулирующие в системе управления, являются объектом унификации и стандартизации. Для их создания и обработки внедряются средства автоматизации и механизации.

Кроме того, документы могут устанавливать и закреплять правовые нормы и правоотношения в обществе (например, Конституция РФ), осуществляя так называемую правовую функцию. К документам, выполняющим правовую функцию, относят:

- правовые акты органов власти и управления, акты судебных, прокурорских, нотариальных, арбитражных учреждений и организаций;

- акты, которые создаются в других учреждениях, организациях, предприятиях, фирмах и влекут за собой определенные юридические последствия;

- договоры – международные, межгосударственные, между организациями, между отдельными лицами и организациями (например, трудовой договор) и между частными лицами.

При разработке таких документов их правовая функция самая главная, для ее реализации они создавались, и они оформляются с особой тщательностью, учитывая их юридическую значимость. Но практически все другие документы в определенных случаях могут выполнить эту функцию, выступив доказательством какого-либо факта, события, явления.

Таким образом, деятельность любого учреждения или организации обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих документационную базу. Все документы, обращающиеся в организациях, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

В частности, по видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по бухгалтерскому учету и др. По наименованию документы делятся на научные отчеты, чертежи, графики, приказы, распоряжения, указания, решения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты и т.д.

Из числа перечисленных видов важнейшими управленческими документами являются организационно-распорядительные документы и документы по личному составу организации.

Согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное Термины и определения», понятие организационно-распорядительного документа определяется следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

Исходя из назначения организационно-распорядительная документация (ОРД) подразделяется на следующие четыре группы:

1) организационно-правовая документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);

2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

3) информационно-справочная документация, которая в свою очередь может быть условно подразделена на:

- оперативно-информационную (письма, телеграммы, теле-, фонограммы, факсы, докладные и служебные записки и др.);

- справочно-информационную (акты, протоколы, отчеты и др.);

4) документация по личному составу (заявления, трудовые договоры характеристики, личные карточки, учетные формы и др.).

Оформление ОРД (кроме документов по личному составу) осуществляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30—2003.