Основні елементи системи контролю

Основними елементами системи контролю є:

— об'єкти контролю — бюджети структурних підрозділів;

— предмети контролю — окремі характеристики стану бюджетів (дотримання лімітів фонду оплати праці, витрат сировини і матеріалів і т. д.);

— суб'єкти контролю — структурні підрозділи підприємства, що здійснюють контроль над дотриманням бюджетів;

— технологія контролю бюджетів — здійснення процедур, необхідних для виявлення відхилень фактичних станів бюджетів від планових.

Для створення ефективно діючої системи контролю необхідно виявити ті сфери діяльності, де буде виправданий особливо ретельний контроль; установити стандарти діяльності; створити систему збору інформації про діяльність; порівняти результати діяльності зі стандартами; ужити заходів для коригування небажаних відхилень. На основі такої системи контролю керівники повинні:

— визначити, які з підрозділів потребують поліпшення діяльності, і відображати це в кількісному вигляді на основі порівняння з наявними стандартами;

— забезпечити одержання керівниками кожного підрозділу інформації про показники діяльності;

— негайно відреагувати на високі досягнення у вигляді заохочення керівників цих підрозділів;

— організувати допомогу відстаючим підрозділам;

— зробити цю процедуру систематичною;

— при кількаразовому повторенні високих показників у тих самих підрозділів увести систему порівнянь за більш тривалий період часу;

— увести звіти за всіма сферами діяльності, щоб вони не були залишені без уваги;

— забезпечити оперативне управління пріоритетами, щоб не було ігнорованих сфер діяльності.

У процесі аналізу поточної діяльності підприємства і контролю над виконанням бюджету можуть бути виділені такі етапи:

— визначення кола осіб, що контролюють виконання різних статей бюджету або фінансового плану;

— визначення набору «контрольних показників» для аналізу виконання бюджету;

— збір інформації про фінансово-господарську діяльність підприємства;

— надання інформації в необхідній формі;

— порівняння планових і фактичних показників;

— визначення відхилень;

— аналіз відхилень і виявлення їх причин;

— прийняття рішень про коригування бюджету чи жорсткість контролю над його виконанням.

Зупинимося на кожному з етапів більш детально.

У процесі побудови бізнес-моделі підприємства і формування його бюджету звичайно задіяно багато фахівців. Використовувати їх усіх для контролю над виконанням бюджету недоцільно. Для порівняння планових і фактичних показників достатньо кілька осіб. При цьому такі фахівці повинні брати участь у розробленні бюджету і мати уявлення про цифри і про те, звідки вони беруться. Бюджет підприємства містить у собі велику кількість показників, з яких складаються доходи і витрати, грошові потоки, активи і пасиви тощо. При формуванні бюджету для побудови точної моделі підприємства дані повинні вводитися з максимальним ступенем деталізації. У той же час здійснювати контроль щодо кожного бюджетного рядка (наприклад, із точністю до витрат на споживання окремого виду допоміжних матеріалів у конкретному підрозділі) недоцільно. Необхідно визначити основні контрольні показники, за якими здійснюватиметься аналіз відхилень, а також граничного значення відхилень, що визнаються припустимими. Неефективно витрачати робочий час фахівців для пошуку відхилень на незначні величини.

Трудомісткість збору реальної інформації про фінансово-господарську діяльність залежить від наявності системи управління підприємством, автоматизованої бухгалтерії, розвиненості інформаційних технологій у цілому на підприємстві. Після одержання фактичних даних проводиться їх порівняння з плановими. Розрахунок відхилень за кожною зі статей бюджету є досить трудомісткою роботою, яку краще було б автоматизувати, Після виявлення відхилень приступають до їх аналізу і виявлення причин виникнення. Створена бюджетна система повинна бути цілком прозорою і дозволяти чітко бачити причинно-наслідковий зв'язок між різними рядками бюджету. Наприклад, за наявності істотних відхилень в обсязі отриманих доходів (виручки) фахівці повинні мати можливість оперативно переглянути планові та фактичні дані за ціною кожного з видів реалізованого продукту, обсягом реалізації, наданими знижками, обсягом дебіторської заборгованості та інших факторів, що впливають на розміри виручки. Причини можливих відхилень можна розділити на дві основні групи:

— перша група виділяється в процесі формування бюджету: закладається ціла низка припущень щодо стану зовнішнього середовища підприємства, зокрема поведінки покупців і конкурентів, що можуть не виправдатися на етапі реалізації бюджету;

— друга група причин пов'язана з «промахами» у господарській діяльності підприємства. Наприклад, не було дотримано нормативів витрати сировини і матеріалів на одиницю продукції, що випускається, чи занадто високою виявилася частка браку. Подібні причини також повинні виявлятися в процесі контролю над виконанням бюджету і на їх підставі необхідно робити відповідні організаційні висновки.