Кесім (Акт)
Анықтама-ақпарттық қүжаттардың бірі – кесімОл мекеме жетекшісінің тағайындалуымен қүрылған тексерушілер тобы және жауапты адамдардың қатысуымен жазылады. Кесімдердің бірнеше түрлері жазылады. Олар: материалдық құндылықтарды жарамсыз деп санау, іс қағаздарын қабылдап алу, өткізу, материалдық қүндылықтарды қабылдау, өткізу т.б.
Құжатта кесім жазушылардың аты-жөндері міндетті түрде жазылады. Олардың ұсыныстары мен көзқарастары кесімде белгіленбейді. Тексеруші топ мүшелері тегіс қол қояды. Кейбір актілерге мекеме жетекшісі қол қояды және мекеме мөрі басылады.
15. Анықтама
Анықтама -мазмұны белгілі бір фактіні я оқиғаны дәлелдейтін, растайтын, сипаттайтын ақпараттық-анықтамалық іс қағазының түрі.
Өмірдің түрлі жағдайларына байланысты бізге әр кезеңде, түрлі мекемелерге барып әр мазмұнда анықтамалар алуға тура келеді. Біздің жеке басымызды куәландыратын құжаттарды жоғалтып алғанда да анықтама оның орнын уақытша ауыстыра алады.
Мекеме жетекшісі өз билігі мен өкілеттігінің шеңберіне анықтама беруге нұсқау береді және оны растап қол қояды.
І.Анықтама көп жағдайда жеке адамға байланысты нақты бір ақпаратты растау үшін беріледі. Мысалы, фамилиясы, аты-жөні, туған күні, туған жері, еңбек стажы, атқаратын қызметі, білімі туралы мөләмет, мамандығы т.б.
Анықтамада берілген мәлімет әркез мұқият тексерілуі кажет. Мәліметтің дәлдігін тексерумен кадр бөлімінің қызметкері я ұйым жетекшісі, өкілдік берген секретариат қызметкері айналысады. Анықтамадағы қызметтік сипаттағы мәліметті тиісті бөлім қызметкері тексереді. Мысалы, еңбекақы туралы мәліметті бухгалтерия бөлімінің қызметкері тексеріп, дайындайды. Анықтама беру журналындағы рет санының өсу тәртібіне орай әр анықтамаға нөмір қойылады және бірнеше дана берілсе, ол да көрсетіледі. Мысалы, "422/2". Берілген анықтаманың көшірмесі мекемеде қалдырылмайды. Кейбір ерекше жағдайда көшірмесі қалдырылатан болса, ол жеке іс папкасына немесе қызметкердің жеке ісіне тігіледі. Анықтама А5 форматты параққа дайындалады. Кейбір көлемі үлкен анықтамалар үшін А4 форматты қағаз парағы пайдаланылады.
Анықтаманың мазмұндық- құрылымдық жүйесі:
*құжат аты;
*негізгі мәтін;
*анықтаманың қай ұйымға берілгені туралы мәлімет;
*анықтаманың жарамдылық мерзімі жайлы мәлімет;
*анықтаманы беріп отырған ұйымның мөрі мен анықтама беруші адамның қолы.
Құжат атауы.Құжат атауы үлкен әріптермен парақтың ортасына жазылады.
Негізгі мәтін.Негізгі мәтін анықтаманың берілу мақсатына қарай, жүйелі түрде жазылады. Мысалы, "Осы анықтама Бердібаева Айгүл Оралбекқызына, оның Абай атындағы Алматы Мемлекеттік университеті Қазақ филологиясы факультеті күндізгі бөлімінің III курсында оқитынын растау үшін берілді. "
Анықтаманың қай ұйымға арналып берілгені туралы мәлімет
Бұл мәлімет негізгі мәтіннен төмен, азат жолдан басталып жазылады. Мысалы,
"Анықтама Алматы қаласы Алмалы аудандық паспорт бөліміне көрсету үшін берілді немесе "Анықтама теміржол және аэрофлот касаларына көрсету үшін берілді. "
Анықтаманың жарамдылық мерзімі туралы мәлімет
Бұл мәлімет те жаңа жолдан жазылады және берілген анықтаманың қай мерзімге дейін күші бар екендігі көрсетіледі. Мысалы,
"Анықтама 2000 жылдың 31 желтоқсаныпа дейін жарамды " немесе ''Анықтама берілген күннен бастап 3 жылға дейін жарамды ".
Анықтама беруші адамның қолы.Бұл мәлімет анықтаманың жарамдылық мерзімінен кейін жаңа жолдан 2 см-дей қалдырылып барып жазылады. Анықтама беруші тұлғаның лауазымы жазылады, қолы қойылады және фамилиясы аты-жөні беріледі. Мысалы,
Қазақ филологиясы
факультетініц деканы (қолы) Сағымбеков Т.С.
Анықтама беруші жауапты адамның қолы ұйым мөрімен расталады. Егер мөр қойылатын арнайы орын көрсетілмесе, мөр жауапты адам туралы мәліметтің сол жағына 1-2 см-дей жерге басылады. Мысалы,
№ 301 балалар бақшасының
меңгерушісі (қолы) Сейітқазиева Қ. С.
мөр орны
Егер анықтама жоғары тұрған ұйымға берілсе, онда ол арнайы бланкте дайындалып, оған ұйым жетекшісі қол қояды.
Кез-келген анықтаманың тіркелген нөмірі, жауапты адамның қолы, мекеме мөрі болғанда ғана заңды күші бар.
Үлгі
Анықтама
Жұмагұлова Өміргүл Ақанқызы Абай атындағы Алматы мемлекеттік университетінің гылыми диссертация залына "Қазақ тіліндегі көсемшенің магынасы мен қызметінің дамуы" атты тақырыпта жазылған кандидаттық диссертацияның 1 (бір) данасын авторефераттың 2 (екі) данасын 1999 жылдың 2 ақпанында тапсырды.
Анықтама диссертациялық кеңеске тапсыру үшін берілді.
Кітапханашы:
ІІ. Анықтама белгілі бір мекемелердегі, ұйымдардағы немесе олардың бөлімшелеріндегі жұмыс түрлерін тексеріп қорытындылау, бағалау мақсатында да жазылады. Ондай анықтамалар арқылы белгілі бір өкілдігі бар адамдар тобы тексерілген істер бойьшша (мысалы оқу орнының оқу-тәрбие жұмысын тексеру, өндіріс орындарының міндеттемелерін орындау жөніндегі іс-шараларын текесеру т.б.) өз пікірлері мен қорытындысын жоғарғы ұйымға, басшыларға жеткізеді.
Анықтамада тексерудің мақсатына қарай барлық фактілер мен оқиғалар рет-ретімен жүйелі түрде жазылуға тиіс.
СӨЗДІК
анықтама қағаз - справка, справочный
жұмыс орнынан анықтама алу - принести справку с места работы
анықтама беру- дать справку
анықтама бюросы- справочное бюро
растау- удостоверять, подверждать
қорытындылау- сделать вывод
16. Өкілеттік құжаттар
Өкілеттік құжаттарға мекеменің қызметтік іс-әрекеттеріне және қызметкерлеріне байланысты жазылатын бұйрықтар мен нұсқаулар жатады. Мұндай құжаттарға мекеме, ұйым, бірлестік жетекшісі қол қояды. Бұйрықтарда ұйымның, өндірістік-шаруашылық және маңызды бағыттағы мәселелері жазылады. Сондықтан оларды безендіруде, сақтауда нақтылы талаптар қойылады.
Бұйрықтар жобасын дайындауда реквизиттер құрамы толық болуы тиіс және безендірілуі мен оған қол қойылуы белгіленген тәртіп бойынша жүргізіледі.
Бұйрыққа қол қойылған соң ол тіркеуге алынады, түп нұсқасы немесе оның көшірмесі я үзіндісі бұйрықта орындаушыларға беріледі және оларға бақылау жасалады.
Бұйрықты безендірудің ең негізгі бөлігі - оның мәтіні. Бұйрық мәтіні өкілеттік бөлімдерден құралып, "БҰЙЫРАМЫН" деген сөзбен беріледі және жеке жолға жазылады.
Орындалуы міндетті бұл өкілеттік құжат мәтіні нақты, түсінікті, қысқа жазылады. Онда іс-әрекеттің орындалу мерзімі, орындаушының аты-жөні көрсетіледі. Бұйрықта түсініксіз сөз орамдары мен сөйлемдер болмауы керек.
Егер бұйрық бірнеше іс-әрекеттің орындалуына негізделген болса, мәтіннің өкілеттік бөлігі бөліктерге бөлінеді және олар араб цифрларымен белгіленіп, азат жолдан басталып жазылады.
Бұйрықта іс-әрекетті орындаушы көрсетілсе, онда оның аты-жөні, фамилиясы, кызметі толық жазылуы тиіс.
Бұйрықтың орындалуы үнемі іске асып отыруды қажет ететін жағдайда, орындалу уақытына шек қойылмайды яғни мерзімі көрсетілмейді. Бұйрықтың соңында жауапты адамның аты-жөні, фамилиясы жазылады.
Бұйрықтың соңғы бөлімінде оны орындауға міндетті және жауапты тұлғаның қызметі көрсетіледі.
Бұйрық
Бұйрық- жетекшінің мекемені басқарудың барысында, алда тұрған маңызды, ағымдағы, күнделікті, кадрлық мәселелерді шешу мақсатында беретін, қарамағындағылар орынадауға тиісті нормалардан тұратын өкілеттік құжаттың бір түрі.
Бұл құжаттың жауапкершілігі оған қол қоятын лауазымды адамға жүктеледі. Бұйрық ауызша да жазбаша да беріледі, төменде біз жазбаша берілетін бұйрық түрлерін қарастырамыз. Жұмыс жүргізу ыңғайлы болу үшін мекемеде бұйрықты екі топқа бөледі: 1) мекеменің негізгі жұмыстарына байланысты; 2) жеке құрамға байланысты. Ірі мекемелердің маңызды іс-әрекетіне байланысты бұйрықтар А4 форматты қағазда басылады. Бұйрықтың мынадай реквизиттері бар: елтаңба, мекеме немесе кәсіпорынның аты және оның қандай ұйымға қарасты екені, құжат аты, жазылған күні, орны, индекс, тақырып, қол, қол қойылған адамның аты-жөні, келісім туралы белгі. Бұйрық мөтіні әдетте екі бөліктен тұрады:
1) констатациялык; 2) өкімдік.
1. Констатациялық (айқындаушы, анықтаушы, фактіні көрсетуші бөлігі) бөлікте, бұйрықтың мақсаты, бұйрықты беруге негіз болған факті көрсетіледі. Өкілеттік құжаттың тақырыбы, нөмірі, датасы жазылады.
Егер бұйрықтың берілуіне жоғары тұрған ұйымнан келіп түскен құжат негіз болса, онда ол құжаттың аты, нөмірі, күні осы бөлікте жазылады.
Егер берілетін бұйрық түсіндіруді қажет етпесе констатациялык бөлік жазылмайды.
2. Өкімдік бөлік "БҰЙЫРАМЫН"деген сөзден басталады да, бұйрық мазмұны жаңа жолдан басталып, әр бөлімі араб цифрларымен белгіленді. Бұйрықты дайындау барысында, оны орындалуына мүдделі мекемелер және құрылымдармен келісіледі. Келіскені туралы белгі бұйрық жобасынын бір данасына қойылады. Келісілген, бланкке басылған бұйрыққа мекеме басшысы қол қояды. Бұйрық қол қойылған күннен бастап күшіне енеді. Бұйрық журналаға тіркеліп, оған нөмір қойылады және канцелярияда сақталады.
Жеке құрам жөніндегі бұйрықтар кадрлар бөлімінде дайындалады. Бұл бұйрықтарда мекеме жұмысшыларының атқаратын қызметіне байланысты қабылданған әкімшілік әрекеттері мен шаралар айқын көрсетіледі.
Бұйрықтың өкімдік бөлігі нақты, қысқа, анық, басы артық түсіндірмелерсіз жазылады. Онда тек не істеу керек, кім істеу керек және қашан істеу керек деген мәселе ғана сөз болады.
Егер бұйрық орындаушының үнемі атқаруға тиіс мәселесіне байланысты болса, онда атқару мерзімі көрсетілмейді.
Егер бұйрық бірнеше бөлімнен тұрса, оның барлығының орындалуына бір ғана адам жауапты болса, онда ол соңғы бөлімде ғана көрсетіледі. Мекеменің ішкі іс қағазына жататын қызметтік құжаттың бұл түрін сипаттай отырып, мынадай бұйрықтарды атап көрсетуге болады:
- жыл бойы үздіксіз атқарылатын жұмыстарға байланысты бұйрықтар;
- күнделікті мәселелерге байланысты бұйрықтар;
- арнайы бұйрықтар;
- төтенше жағдайға байланысты бұйрықтар;
- басқа да бұйрық түрлері.
Жыл бойы үздіксіз атқарылатын жұмыстарға байланысты бұйрықтарұйым жұмысының жалпы тәртібін реттеу мақсатында шығарылады. Онда ұйымның күн тәртібі, жұмыс уақытының ұзақтығы, үнемі жұмыс істейтін комиссия құрамы, күзетті ұйымдастыру тәртібі, тексеру, бақылау тәртібі т.б. белгіленеді. Мұндай бұйрықтаға мекемедегі жұмыс ағымына қарай жыл бойы толықтырулар мен қосымшалар енгізілуі мүмкін.
Күнделікті мәселелерге байланысты бұйрықтармекеме жұмысының күнделікті болып жататын түрлі мәселелеріне байланысты беріледі. Оған жұмысқа қабылдау, жұмыстан босату, мекеме ішіндегі басқа жұмыска ауыстыру, демалыс беру, іссапарға жіберу т.б. жөніндегі бұйрықтар жатады.
Төтенше жағдайға байланысты бұйрықтар,мекемеде күтпеген оқиға болған кездегі іс-әрекет, жұмыс тәртібін реттеу, оқиғаға байланысты түрлі шаралар белгілеу мақсатында беріледі. Мұндай бұйрықтар мазмұнында лауазымды адамдарға жүктелетін міндет анық көрсетіліп, кей жағдайда оларға қосымша өкілдік (полномочие) те беріледі.
Арнайы бұйрықгаркөбіне қаржы-экономикалық мәселелерге байланысты беріледі. Мысалы, жыл немесе тоқсан қорытындысы бойынша ақшалай сыйлық тағайындау, еңбегі сіңген қызметкерлерді құттықтау, мадақтау, көтермелеу, т.б. Мұндай бұйрықтар 2 дана етіп, басылып, 1 дана марапатталған адамға тапсырылады.
Басқа да бұйрық түрлері мекеменің күнделікті жұмыс барысындағы кейбір мәселелерді қажет жағдайда шешу барысында беріледі. Мысалы, уақытша бөлім бастығының немесе басқа қызметкердің қызметін атқару, маусымдық жұмыс мерзімін белгілеу т.б. түрлі жағдайға байланысты бұйрықтардың да түрлі нұсқалары болады.
НЕГІЗГІ СӨЗДІК
бұйрық - приказ
жеке құрам бойынша бұйрық - приказ по личному
составу
бұйрық беру - отдать приказ
бұйрық шығару - издавать приказ
бұйрықпен танысу - ознакомиться с приказом
бұйрыққа бағыну - подчиниться приказу
басқа жұмысқа ауысуына - в связи с/со переходом на другую работу
байланысты
денсаулығына - - здоровъем
зейнеткерлікке шығуына - уходом на пенсию
тағайындалсын - назначитъ
қабылдансын - принять
босатылсын - освободить
ауыстырылсын - заменить
уақытша атқару - временно возглавить
жүктелсін - возложить
бұрыштама - виза
# Үлгілермен танысыңыз.
Мекеменің атауы, реквизиттері
БҰЙРЫҚ
1 желтоқсан, 2010 жыл №122-Ж/Қ
Алматы қаласы