Предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации документов СМК, оставленных для каких-либо целей.

4.2.13.1 Изъятие из обращения отмененной или замененной конструкторской, технологической, нормативной и проектной документации осуществляется работниками БНТД на основании Извещений об изменении по ГОСТ 2.503 и в соответствии с РИ131-001.

4.2.13.2 Изъятая из обращения документация записывается в журнал учета документов на уничтожение. Исполнитель документа, который отвечает за принятое решение, расписывается в журнале, подтверждая свое решение.

4.2.13.3 После того как получили роспись исполнителя документа на уничтожение, изъятый документ помещается в сейф, предназначенный только для хранения этих документов. Использование этих документов исключено.

4.2.13.4 Изъятие из обращения, после истечения сроков хранения входящей документации производится либо отделом-исполнителем, либо БНТД.

4.2.13.5 Изъятие из обращения приказов и распоряжений не производится.

4.2.13.6 Уничтожение изъятых документов производится не реже одного раза в год.

4.2.13.7 Изъятие из обращения документов СМК осуществляется на основании служебной записки от отдела-исполнителя документа.

4.2.13.8 Изъятая из обращения документация по СМК один экземпляр, помещается на специально отведенное для нее место. На полке обозначено: устаревшие документы по СМК, изъятые из обращения. Для предотвращения непреднамеренного использования на этих документах ставятся штампы (для идентификации):

- «заменен на…», если документ переиздан;

- «аннулирован», если документ изъят без замены.

Уничтожение этих документов может быть только после конкретных указаний об этом начальника отдела качества.

Экспертиза ценности документов

4.2.14.1 Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) предприятия в соответствии с Единой Государственной системой делопроизводства (ЕСКД) и «Перечнем документов со сроками хранения…» 1983 г.

4.2.14.2 Экспертная комиссия на предприятии назначена Приказом директора от 16.04.2002 г. № 29.

4.2.14.3 Предварительный отбор научно-технических отчетов для экспертизы проводит компетентный работник бюро НТД, владеющий тематикой работ по научным направлениям. На следующем этапе привлекаются ведущие специалисты предприятия, проводящие окончательный просмотр документов перед предъявлением их на ЭК.

4.2.14.4 ЭК на своем заседании принимает решение, которое оформляется актом, утверждающимся Высшим руководством предприятия.

 

Документация