MS Excel2007

1. Головна сторінка Exel

 

Запустивши Excel, ви побачили велику пусту сітку, на верхньому краю якого є горизонтальна низка букв, а з лівого боку — вертикальна низка чисел. Внизу вікна можна помітити кілька корінців із написами «Аркуш1», «Аркуш2» тощо. Якщо ви вперше працюєте з Excel, вам може бути незрозуміло, що робити далі.

У першу чергу ми опануємо деякі основи Excel, з якими вам буде зручніше вводити дані.

 

 

1. Стрічка команд

 

Стрічка охоплює верхню частину вікна Excel.

Споріднені команди на стрічці об'єднано у групи.

 

Смуга вгорі вікна Excel 2007 — це стрічка. Вона складається з різних вкладок. Кожну вкладку присвячено особливим різновидам роботи, яку користувач може виконувати в Excel. Клацнувши корінець будь-якої вкладки над стрічкою, ви бачите набір команд, зібраних на цій вкладці. Вкладка Основне, перша з лівого боку, містить найбільш уживані команди, якими користуються найчастіше.

Команди зібрано в невеличкі групи за певною спільною ознакою. Наприклад, команди для редагування клітинок зібрано у групі Редагування, а команди для роботи з клітинками містяться у групі Клітинки. З деякими командами у групах Клітинки та Редагування ви ознайомитеся на практичному занятті (знадобиться програма Excel 2007).

3. Створення нової книги та аркушів

Пустий аркуш у новій книзі.

Перша книга, яку ви відкрили, має назву «Книга1». Ця назва відображається в

рядку заголовка вгорі вікна, поки ви не збережете книгу під іншою назвою.

Корінці аркушів внизу вікна книги.

 

Запускаючи Excel, ви відкриваєте файл, який називається книгою. Кожна нова книга містить три аркуші, подібні до сторінок у документі. На цих аркушах ви вводите дані. (Аркуші також інколи називаються електронними таблицями.)

Кожний аркуш має ім'я, написане на корінці аркуша внизу, з лівого краю вікна книги: Аркуш1, Аркуш2 і Аркуш3. Щоб побачити кожний аркуш, клацніть його корінець.

Корінці аркушів доцільно перейменувати, щоб інформацію на кожному аркуші було легше розпізнати. Наприклад, можна назвати аркуші «Січень», «Лютий» і «Березень», якщо вони містять бюджети або дані успішності учнів за ці місяці, або «Північ» і «Захід», якщо йдеться про обсяги продажу в регіонах, і так далі.

Якщо наявних трьох аркушів недостатньо, можна додати нові аркуші. Або, якщо всі три аркуші не потрібні, можна видалити один або два (хоча це й не обов'язково). Для переміщення між аркушами можна використовувати сполучення клавіш.

Щоб створити нову книгу: натисніть кнопку Microsoft Office вгорі зліва. Виберіть у меню пункт Створити. У діалоговому вікні Нова книга клацніть піктограму Нова книга.

4. Робота зі стовпцями , рядками та клітинками.

 

Перші 26 стовпців мають позначення від A до Z, заголовки наступних 26 стовпців позначаються AA - AZ, і так далі. Останній стовпець має заголовок XFD, що дає в сумі 16 384 стовпця.

Заголовки стовпців позначаються літерами.

Заголовки рядків позначаються цифрами.

 

Аркуші розділено на стовпці, рядки та клітинки. Межі між ними утворюють сітку, яку ви бачите, відкривши книгу.

Стовпці простягаються згори до низу аркуша по вертикалі. Рядки тягнуться горизонтально зліва направо. Клітинка — це місце перетину одного стовпця й одного рядка.

Угорі кожного стовпця міститься позначений буквами заголовок. Перші 26 стовпців позначено букви від A до Z. Кожен аркуш містить 16 384 стовпця, тому після Z букви в позначеннях повторюються попарно, AA - AZ, і так далі.

Після AZ пари букв знову повторюються у стовпцях BA - BZ і так далі, поки не буде використано всі 16 384 стовпця. Останній стовпець має заголовок XFD.

Кожний рядок також має заголовок. Рядки позначаються числами від 1 до 1 048 576.

Алфавітні заголовки стовпців і числові заголовки рядків показують місцезнаходження певної клітинки на аркуші. Разом ці заголовки утворюють адресу клітинки, також звану посиланням на клітинку. Докладніше про це ви довідаєтеся в наступному розділі.

5. Робота з комірками

 

Коли ви відкриваєте нову книгу, перша клітинка в ній стає активною. Вона має чорну рамку. На другому рисунку виділено клітинку C5; тепер це активна клітинка, вона отримує чорну рамку.

Виділено стовпець C.

Виділено рядок 5.

Клітинку C5, активну клітинку, показано в полі Ім'я у верхньому лівому кутку аркуша.

 

Спробуємо ввести дані на аркуш.

Коли ви відкриваєте нову книгу, перша клітинка, розташована у верхньому лівому кутку аркуша, має чорну рамку. Це означає, що введені зараз дані опиняться в цій клітинці.

Дані на аркуші можна вводити де завгодно. Для цього просто клацніть будь-яку клітинку, щоб виділити її. Але в більшості ситуацій доцільно починати введення з першої клітинки (або поблизу від неї).

Коли клітинку виділено, вона стає активною. Активна клітинка має грубий чорний контур, а заголовки стовпця та рядка, до яких належить ця клітинка, виділено кольором.

Наприклад, якщо виділити клітинку у стовпці C і рядку 5, заголовки «C» і «5» буде виділено, а клітинку обрамлено чорним контуром. Виділена клітинка має позначення C5 — це посилання на клітинку.

Контур клітинки та виділення заголовків стовпця й рядка полегшують виявлення активної клітинки на аркуші. Крім того, посилання на активну клітинку відображається в полі Ім'я у верхньому лівому кутку аркуша. Поглянувши на це поле, ви одразу можете визначити посилання на активну клітинку.

Усі ці ознаки не дуже важливі, якщо ви працюєте на самому початку аркуша, з невеликою кількістю його перших клітинок. Проте в міру просування вглиб аркуша ці засоби можуть виявити неабияку користь. Пам'ятайте, що кожен аркуш може містити до 17 179 869 184 клітинок. Ви легко б заблукали, якби посилання на клітинку не вказувало, де ви перебуваєте.

Знати посилання на клітинку важливо, наприклад, коли потрібно повідомити, де на аркуші містяться певні дані або де їх слід ввести.

На практичному занятті ви побачите, як за допомогою поля «Ім'я» безпосередньо переходити до будь-якого місця на аркуші.

6. Введення даних

Excel можна використовувати для зберігання будь-яких даних, професійних або особистих.

 

У клітинки аркуша можна вводити дані двох основних різновидів: числа та текст.

За допомогою Excel можна складати бюджети, обраховувати податки або реєструвати оцінки учнів.В Excel можна вести списки проданих товарів або записувати відвідання занять учнями.

 

1. Заголовки стовпців

 

Аркуш із заголовками рядків і стовпців.

Заголовки стовпців — назви місяців.

Заголовки рядків — назви компаній.

 

Доцільно почати введення даних із заголовків вгорі кожного стовпця. Завдяки цьому будь-хто, до кого потрапить ваш аркуш, розумітиме, що означають даних (і вам надалі буде легше це пригадати).

На рисунку в заголовках стовпців указано назви місяців.

Часто буває необхідно ввести також заголовки рядків. На рисунку в заголовках рядків у першому стовпці вказано назви компаній.

Цей аркуш інформує, чи відвідував представник кожної компанії щомісячну нараду.

 

8. Операції над вмістом комірок

Натисніть клавішу TAB, щоб перемістити область виділення на одну клітинку праворуч. Натисніть клавішу ENTER, щоб перемістити область виділення на одну клітинку вниз.

 

Припустімо, ви створюєте список продавців. У цьому списку також має бути зазначено дати продажу та обсяг проданих товарів. Тому знадобляться такі заголовки стовпців: «Прізвище», «Дата» та «Обсяг».

Вводити заголовки рядків з лівого краю аркуша в цьому разі необов'язково: їх функцію виконають прізвища продавців, розташовані в першому стовпці.

Введіть текст «Дата» у клітинку B1 і натисніть клавішу TAB, потім введіть «Обсяг» у клітинку C1.

Після введення заголовків стовпці клацніть клітинку A2 та почніть вводити прізвища продавців.

Введіть перше прізвище та натисніть клавішу ENTER, щоб перемістити область виділення на одну клітинку вниз, до клітинки A3 (у тому самому стовпці), потім введіть наступне прізвище, і так далі.

 

9. Введення дат і часу

 

Excel вирівнює текст за лівим краєм клітинок, а дати — за правим краєм.

 

Щоб ввести дату у стовпці B (Дата), використовуйте для відокремлення частин дати крапку, скісну риску або знак мінус: 16.7.2009, 16/7/2009 або 16-Лип-2009. Тоді введені дані буде розпізнано як дату.

Щоб ввести час, введіть цифри, пробіл і літеру «a» або «p» — наприклад, 9:00 p. Якщо ввести лише цифри, Excel розпізнає їх як час і запише як 9:00 AM.

Порада. Щоб ввести сьогоднішню дату, одночасно натисніть клавішу CTRL і крапку з комою (;). Щоб ввести поточний час, одночасно натисніть клавіші CTRL, SHIFT і крапку з комою.

10. Введення чисел

 

Excel вирівнює числа за правим краєм клітинок.

Щоб ввести обсяг продажу у стовпці C (Обсяг), введіть число, а потім позначення грошової одиниці (грн.).

Інші числа та їх введення

ü Щоб ввести дріб, залиште пробіл між цілою та дробовою частинами; наприклад, 1 1/8.

ü Щоб ввести лише дробову частину, замість цілої частини введіть нуль; наприклад, 0 1/4. Якщо ввести 1/4 без нуля, Excel розпізнає це число як дату 1 квітня.

ü Якщо ввести число в дужках (100), його буде відображено як від'ємне число -100.

ü Про додавання, ділення, множення та віднімання чисел в Excel за допомогою формул можна дізнатися в курсі Знайомство з Excel 2007. Введення формул.

 

1. Автозаповнення

Заощадити час, вводячи дані в Excel, допомагають два засоби.

Автозаповнення. Назви місяців року, днів тижня, числа, кратні 2 або 3, або інші дані можна вводити рядами. Просто введіть один або кілька елементів ряду, а потім продовжте його.

Автозавершення. Якщо введені кілька перших символів збігаються з даними, які вже було введено в цьому стовпці, Excel автоматично доповнює решту символів. Вам залишається лише натиснути клавішу ENTER. Ця функція діє для тексту та тексту з числами. Для чисел, значень дати та часу автозавершення не виконується.

Ці два способи введення даних ви можете випробувати на практичному занятті.

 

 

ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ: