Телефонограмма
Телефонограмма – документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи.
Прием и передача телефонограмм ведутся в журнале или в организации есть специальный бланк. Но в практике встречаются и упрощенный вариант: реквизиты телефонограммы заполняются на чистом листе бумаги.
Форма журнала входящих телефонограмм
| № п/п | Регистрационный номер | Адресат | Текст телефонограммы | Кому передан текст телефонограммы | Решение руководителя | Возможные и необходимые действия секретаря | Примечания |
Форма журнала исходящих телефонограмм
| № п/п | Регистрационный номер | Адресат | Текст телефонограммы | Кто принял текст телефонограммы | Кто передал | Кого информировать | Примечания |
Текст телефонограммы записывается секретарем и лично передается руководителю.
Диктуют телефонограмму, четко выговаривая текст, не спеша, с пазами, чтобы дать возможность точно записать.
После передачи телефонограммы попросите записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Фамилии и трудновоспринимаемые на слух слова передаются с разбивкой по буквам, допущенные ошибки исправляются.
Наименование учреждения – автора Адресат
Должность, инициалы, фамилия Должность, инициалы, фамилия
лица, предавшего телефонограмму, лица, принявшего телефонограмму,
номер его телефона номер его телефона, время приема телефонограммы
ТЕЛЕФОНОГРАММА
дата №_________
текст телефонограммы (не более 50 слов)
Должность лица, подписавшего телефонограмму
или от имени которого телефонограмма передается подпись
Литература:
1. Басаков, М.И. Приказ и деловое письмо: Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 / М.И. Басаков. – Ростов н/Д, 2005.
2. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления / Т.В. Кузнецова. – М., 2000.
3. Секретарское дело: Образцы документов, организация и технология работы / В.В. Галахов и др.; Под ред. И.К. Корнеева. – М., 2007.
4. Стенюков, М.В. Справочник секретаря / М.В. Стенюков. – М., 1999.
Задания по секретарскому:
Проанализируйте следующие разговоры:
«Алло... Одну минуту, сейчас я его позову. Вы очень удачно выбрали время для звонка, он как раз на месте... (В сторону.) Владимир Николаевич, это вас... (Снова в трубку.) Я пригласил Владимира Николаевича, он уже подходит... Не стоит благодарности... Передаю ему трубку, до свидания».
«Владимира Николаевича? А он вам действительно нужен? Может быть, вам только кажется... А я не могу его заменить? Везет Владимиру Николаевичу! Ну что же, вынужден передать трубку этому счастливчику...»
«Владимира Николаевича? А кто его спрашивает?»
- Да.
- Здравствуйте!
- Да!
- Это Таня?
- Да.
- Это Саша Скворцов. Так мы встречаемся вечером, как договорились?
- Это не Таня, это Валя.
- Но я же спрашивал Таню.
- Ну, значит, я не поняла. А Таня сегодня не работает.
Тема 2. Факсимильная связь
В последнее время в деловых контактах все больше используется факс как средство связи, позволяющее существенно сэкономить время.
В подавляющем большинстве случаев для передачи факсимильных сообщений используется обычная телефонная сеть. Поэтому схема коммутации и соединение абонентов факсимильной связи осуществляется точно таким же образом, как и при обычной телефонии. В зависимости от количества поступающей и отправляемой корреспонденции для факсимильной связи выделяют либо отдельный телефонный канал, либо используют один и тот же канал для передачи факсимильных и речевых телефонных сообщений, переключая режим работы аппарата.
Факсимильный аппарат содержит телефон, устройства считывания и воспроизведения оптического изображения и ряд других вспомогательных узлов, объединенных в одном корпусе. Многие элементы считывающего и воспроизводящего устройств являются общими. Основными самостоятельными частями являются блок считывания оптического изображения и блок переноса принятого изображения на бумагу. Система, обеспечивающая электронную передачу обычного текста, чертежей, фотографий и пр., должна обеспечивать сканирование документа на передающей стороне, преобразование информации в форму, пригодную для передачи по имеющемуся каналу связи, и формирование на бумажном носителе на приемной стороне дубликата - факсимиле - исходного документа. В состав любого телефакса входит сканер для считывания документа, модем, передающий и принимающий информацию по телефонной линии, а также принтер, печатающий принимаемое сообщение на термо- или обычной бумаге. В платах факс-модемов такие узлы, как сканер и принтер, отсутствуют. Информация представлена только в «электронном» виде.
Большинство современных факсов позволяет организовать связь не только между факсимильными аппаратами, но и между компьютером и телефаксом. При работе с факс-модемом указанная задача решается с помощью соответствующих программ, обеспечивающих необходимое преобразование форматов. Использование факс-модема позволяет применить для подготовки, приема и передачи сообщений мощные вычислительные ресурсы и память персонального компьютера. Программная поддержка факс-модема обычно предусматривает соединение и набор заданного номера абонента, архивирование сообщений, создание каталогов, рассылку по списку адресов, отправление в заданное время, автоответ и др. Факс-модем не эквивалентен по своим функциональным возможностям факсимильному аппарату. Основное отличие заключается в том, что в состав факсимильного аппарата всегда входит сканирующее устройство, обеспечивающее считывание любого контрастного изображения с листа бумаги, а плата — только передачу изображений или текста, хранящихся в цифровом виде в памяти компьютера. Кроме того, плата является не самостоятельным устройством, а расширением персонального компьютера и может функционировать лишь при включенном состоянии последнего.
Переписка по факсу.
В американской традиции принято иметь стандартную первую страницу (Cover page) для послания по факсу. Она делается, как правило, на бланке фирмы. Бланк должен выглядеть так: в верхней его части размещается эмблема фирмы (Trade mark), а в самом низу по всей длине строки - адреса, телефоны и другие координаты офисов и отделений фирмы. Под изображением эмблемы пишется телефаксное послание (Facsimile message). Далее страница оформляется примерно так:
Первый вариант
Date: Time: To: Fax no: Company:
Number of pages including cover
If you do not receive all the pages
please call_____________ or fax
Это означает (слева направо):
- дата (день, месяц, год отправки сообщения), время отправления сообщения;
- кому (имя и фамилия адресата), номер факса адресата, компания, которую он представляет;
- традиционная формула «количество страниц сообщения, включая первую страницу» - здесь ставится прочерк, который заполняется от руки только после того, как послание составлено полностью и подписано, «если вы не получили все страницы сообщения, пожалуйста, позвоните по телефону... (далее вы вписываете свой номер телефона) или передайте по факсу...» (впишите номер используемого вами факса).
После этого пишете слово Comments: (комментарии) и далее текст.
Второй вариант
From _________________ Date _________________
Location our fax Number of pages (including cover sheet)
To:Company / Department
Message:,
Это означает:
- от кого (имя и фамилия);
- дата передачи сообщения;
- месторасположение (адрес);
- наш факс (номер вашего телефакса);
- количество страниц сообщения, включая первую страницу
(здесь все так же, как в первом варианте);
- кому (имя и фамилия адресата), компания (учреждение);
- само послание.
Текст печатается на машинке или компьютере, подписывается от руки. Каждую страницу, начиная со второй, лучше нумеровать - будет легче сориентироваться, если сообщение не прошло с первого раза и его приходится повторять. Печать на послании, если это не документ, ставить не надо. Если вы направляете ответное послание, вначале поблагодарите адресата - достаточно одной фразы.
Кадровое делопроизводство
Новые лекции