Делопроизводство в аптеке

 

Управленческая деятельность тесно связана с работой с документами. Принятие и выработка управленческих решений происходит на базе полученной и (или) переработанной информации, носителем которой служит документ на бумажной основе.

Документ – объект труда в сфере управления – является материальным объектом с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве.

Документ выполняет:

· общие функции:

– информационные – любой документ создается для хранения информации
либо для необходимости зафиксировать информацию;

– социальные – документ является социально значимым объектом,
поскольку документ может быть порожден той или иной социальной
потребностью;

– коммуникативные – документ выступает в качестве средства связи между
отдельными элементами общественной структуры, в частности между

организациями (предприятиями, учреждениями);

– культурные – документ является средством закрепления и передачи

культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших
комплектах документов, например в научно-технической документации

находит отражение уровень научного и технического развития общества;

· специфические функции:

– управленческие – документ является инструментом управления (плановые
документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.),

специально создаваемые для реализации целей управления;

– правовые – документ является средством закрепления и изменения
правовых норм и правоотношений в обществе (законодательные и

правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации
правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие
правовую функцию на время, например в качестве доказательства может

использоваться любой документ);

– функция исторического источника – документ выступает в качестве
источника исторических сведений; эту функцию приобретает только

часть создаваемых документов (примерно 12-14%) и только после того,
как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на
хранение в архив.

Совокупность процессов создания и обработки всех документов в организации (предприятии, учреждении) предполагает наличие определенных норм и требований к составлению и оформлению документов, порядку работы с ними, их обработке, движению, хранению, иначе говоря системы документирования.

Документы, обеспечивающие организацию и функционирование аптечных предприятий, подразделяют на 3 группы:

1) организационные (инструкции, положения, правила, уставы и др.);

2) распорядительные (приказы, решения и др.);

3) справочно-информационные (служебные письма, докладные и объяснительные записки, протоколы и др.).

Иногда выделяют еще документы по личному составу (приказы, заявления и др.).

Состав и количество документов в различных организациях (предприятиях, учреждениях) определяется кругом вопросов и порядком их разрешения, а также объемом и характером прав организации (предприятия, учреждения) и его взаимосвязи с другими организациями (предприятиями, учреждениями).

Требования к оформлению документов содержит Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Всякий отдельный документ включает в себя ряд составляющих его элементов, которые называются реквизитом (наименование вида, автор, адресат, заголовок и т.д.). Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Для конкретного вида документа, например приказа, протокола акта, характерен свой формуляр, который называется типовым формуляром. ГОСТ 6.30-2003 перечисляет в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, входящих в унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Всего ГОСТом предусмотрено 30 реквизитов.

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении и оформлении документов. В конкретном документе реквизитов будет меньше.

Существуют два способа расположения реквизитов: продольный и угловой.

При продольном расположении реквизитов название организации (предприятия, учреждения) размещается вдоль верхнего поля документов, а при угловом – у границы левого поля в верхнем углу. Наиболее экономичным (по использованию площади листа) и удобным (для обработки) является угловой способ. Большинство служебных документов оформляется на бумаге формата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210).

Служебные документы оформляются на бланках, под которыми понимается стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации. Бланк должен быть отпечатан в типографии.

В ГОСТ 6.30-2003 приведены размеры полей бланков: левое – 20 мм; верхнее – не менее 20 мм; правое – не менее 10 мм; нижнее – не менее 20 мм.

Подробное описание к каждому реквизиту в отдельности дано в ГОСТ 6.38-90.