Методика проектування форм вихідної інформації
Методика створення форм вихідної інформації складається з 4 етапів.
1-й етап. Визначення загального складу зведених показників, які виводяться за допомогою обчислювальної техніки.
На цьому етапі у результаті аналізу встановлюється вся сукупність вихідних показників, їх важливі характеристики і вимоги користувача.
За цими матеріалами визначаються необхідні для об’єкта зведені показники і їх характеристики, а також можливість отримання їх за допомогою ЕОМ. Встановлення складу зведених показників дуже важливе у визначенні масивів бази даних. Тому одним із суттєвих принципів створення ІС є первісність вихідного повідомлення.
Складність робіт на цьому етапі полягає в необхідності врахування як вимог усіх рівнів управління у взаємозв’язку, так і для об’єкта в цілому.
2-й етап. Встановлення змісту інформації, яка входить до окремих вихідних повідомлень.
1. Встановлення однорідних показників, які потрібно отримати в однакові терміни використання і в одному підрозділі.
2. Якщо вони застосовуються в кількох підрозділах, то визначається кількість примірників.
3. Об’єднання кількох простих в один з використанням можли-востей обчислювальної техніки.
4. Визначення атрибутів кожного вихідного повідомлення.
Розробка розділу 2 документа «Опис постановки задачі».
5. Необхідно передбачити найзручніший спосіб контролю за пра-вильним їх складанням: спосіб балансування окремих граф, виведення додаткових контрольних підсумків, інструкції з контролю.
3-й етап. Розробка ескізу форми кожного вихідного повідомлення.
Може розроблятися така таблиця, де визначаються підпоряд-кованість ознак і кількість отриманих підсумків.
Для кожної форми виведення інформації визначається зміст трьох зон (ГОСТ 6.10.4–84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемых средствами вычислительной техники». ГОСТ 2.004–79 «Правила выполнения конструкторских документов на печатающих и графических устройствах ЭВМ»).
1 зона – заголовок чи титульний аркуш вихідного повідомлення, який виводиться одноразово чи частково повторюється на кожному аркуші (назва вихідного повідомлення, структурного підрозділу, період (дата), за який створюється даний документ, дата створення, місце підпису відповідальної за випуск документа особи).
2 зона – назва граф і їх нумерація, які виводяться на кожному аркуші (заголовки граф).
3 зона – основна предметна (інформаційна) частина, яка складає тіло вихідного повідомлення. До цієї зони включають рядки трьох видів: детальні, підсумкові чи їх суміш.
Детальні рядки містять дані, які є у записах масивів. Їх розміщують у такому порядку (рис. 8.1): спеціальні, довідкові, групові та довідкові змінні, показники з масивів.
Рис. 8.1. Розміщення атрибутів у вихідному повідомленні
Підсумкові рядки містять кількісні й вартісні підсумки за певними ознаками, результати розрахунків. Вони розміщуються в основному за зростанням групових ознак. Їх розміщення залежить від кількості контрольованих ознак, які передбачені умовами виведення проміжних результатів (наприклад, по кожному аркушу) та інших факторів, що визначаються замовником і користувачем. Кількісно-вартісні атрибути і показники розміщуються в такому порядку: нормативно-розціночні, планові, фактичні й розрахункові. До підсумкових рядків різних ступенів необхідно додатково включати текстові коментарі (наприклад, «усього за табельним номером...», «усього за складом ...»).
Попередньо розраховують розміри граф, рядків, окремих рядків і всієї площі форми. Площу форми визначають з урахуванням розмірів окремих елементів формулярів, максимальної значності чисел для кожної графи, а також ширини інтервалів і літер друкуючого пристрою.
Після цього вибирають стандартний формат, додатково коригують окремі розміри, виготовляють зразок, викреслюючи його в натуральну величину.
Далі визначають, для яких випадків призначена форма, як нею користуватися, які документи замінює, порядок зберігання, які посадові особи ОЦ або хто відповідає за правильність складання, і підписують.
4-й етап. Погодження із зацікавленими службами, внесення змін і затвердження у відповідальних осіб.
Зміст і форму кожного вихідного повідомлення визначають, ураховуючи цілі, для яких воно призначене, сферу та особливості його використання, періодичність отримання і т. ін. При цьому потрібно враховувати особливості технічних засобів, програмного забезпечення, можливість попереднього запису вихідної інформації на магнітні носії, використання діалогового режиму тощо.
8.4. Загальні вимоги до проектування форм
первинних документів
Проектуванню форм вхідної інформації приділяється особлива увага. На цьому етапі можна скоротити обсяги даних, трудові витрати на збирання, реєстрацію, передавання і перенесення на машинні носії, значно підвищити вірогідність як вхідної, так і залежної від неї вихідної інформації.
Вхідна інформація ІС – це інформація, яка надходить до ІС у вигляді документів, даних, сигналів і потрібна для виконання функцій ІС.
Інформацію реєструють на уніфікованих і неуніфікованих, пристосованих і непристосованих документах для автоматизованої обробки. Неуніфіковані документи мають ряд недоліків:
послідовність атрибутів у документі не відповідає макету вхідного документа;
атрибути розкидані по полю документів;
відсутній ряд атрибутів, які необхідні для ефективної обробки інформації на ЕОМ;
різноманітність форм документів ускладнює чи виключає їх уніфіковану обробку.
Як наслідок, підвищується трудомісткість і тривалість обробки документів при перенесенні інформації на машинні носії.
В результаті застосування уніфікованих документів, які не мають цих недоліків, підвищується ефективність обробки інформації і перенесення її на машинні носії. Однак ці документи також мають певні недоліки:
дворазове занесення даних у первинний документ і на машинний носій;
застосування ручної праці на операціях перенесення інформації на машинний носій.
Документи класифікуються за такими ознаками:
1) характером відображення операцій: матеріальні (рух мате-ріальних цінностей); фінансові (касові й банківські операції); розрахункові;
2) місцем складання: внутрішні, зовнішні;
3) способом охоплення господарських операцій: разові, накопи-чувальні, зведені;
4) характером заповнення: одно- й багаторядкові, одно- й багатосторонні;
5) типізацією: типові (затверджені Міністерством статистики), індивідуальні;
6) цінністю бланків: суворої звітності та ін.;
7) способом виготовлення: друкарський, за допомогою технічних засобів та ін.
Як до первісних інформаційних повідомлень, так і до документів висувають такі вимоги.
1. Форми документів мають відповідати вимогам стандартів УСД чи нормативно-технічних документів замовника.
2. Створення повідомлень потрібно обгрунтувати.
3. Форми повідомлень мають бути зручними для сприймання людиною і максимально пристосованими для автоматизованої обробки інформації, яка в них є, містити інформацію у послідовності, яка полегшує заповнення, читання, обробку. Розміри рядків і граф повинні забезпечувати чіткість і зрозумілість усіх записів.
4. Враховувати принцип одноразового введення інформації.
5. Уніфіковані документи мають відповідати вимогам порів-няльності атрибутів і показників за змістом і назвою, їх взаємозв’язку при переході з одного рівня управління на інший, при обміні інформацією між різними інформаційними системами і органами управління.
6. Наявність у первісних інформаційних повідомленнях мінімуму атрибутів, достатнього для повного відображення події і отримання результатної інформації, яка виключає невиправдане дублювання інформації і показників, які можливо отримати розрахунком.
7. Форми документів повинні мати стандартні розміри, які перед-бачені вимогами ГОСТ 9327–60 (формат А3, А4, А5).
8. Атрибути, які переносяться на машинний носій, мають бути виділені потовщеними лініями 0,7 – 1,0 мм, розміщеними в послідовності такій, як і на машинному носієві.
9. Повідомлення мають бути уніфікованими і стандартизованими.
10. При розробці форм документів треба враховувати особливості конкретного друкуючого пристрою.
11. Для кожного розряду атрибута, по можливості, потрібно виділяти спеціальні клітини.
12. Доцільно проектувати документи на різних за кольором бланках.
13. Текстові графи необхідно розміщувати поряд з відповідними їм кодами.
14. Атрибути мають бути розміщені в такій послідовності: групові й довідкові постійні для документа, групові й довідкові змінні для документа, кількісні.