Порядок движения поступающих, отправляемых и внутренних документов

Документооборот организации

Документооборот –движение документов в организации с момента их создания (получения) до завершения использования (отправки).

Перед всеми организациями встает проблема совершенствования документооборота, т.к. он имеет постоянную тенденцию к росту.

Причины:

- развитие экономики, усложнение процессов управления

- несоблюдение нормативное документации, создание дублирующих документов;

- некомпетентность, издание заведомо невыполнимых документов.

Правила организации документооборота:

оперативное прохождение документа по наиболее короткому пути с наименьшими затратами времени (необходимо max сократить инстанции прохождения документа);
нужно max унифицировать порядок документооборота;
max сократить возвратное движение документов.

Правильная организация документооборота способствует:

Оперативному прохождению документа;
Равномерной загрузке подразделений и должностных лиц;
Повышению культуры труда;
Оказывает положительное влияние на эффективность управленческого процесса

Важный критерий напряженности документооборота – объем (включает все исходящие, входящие и внутренние документы), а также структура потока (виды документов, авторство и др.), режим потока (периодичность).

Учет объема документооборота - для расчета штатной численности персонала, выбора тех. средств и т.д.

Для оптимизации маршрутов движения различных документов разрабатываются маршрутные схемы, включаются в инструкцию по д/п (3-4 схемы + схема обращений граждан).

Системы документооборота:

- централизованная – все официальные документы регистрируются в одном подразделении;

-децентрализованная – документы регистрируются в подразделении их издавшем;

- смешанная – одни виды документов(важнейшие) регистрируются в одном централизованном подразделении, другие – в подразделении их издавшем (децентрализовано).

Плюс централизованной системы – четкий контроль за ведением делопроизводства одним подразделением; минус – большая загруженность этого подразделения.

Децентрализованная система – облегчает ведение делопроизводства, но в то же время и усложняет контроль.

Смешанная система – объединяет плюсы двух предыдущих.

Порядок движения поступающих, отправляемых и внутренних документов

Документопотоки:

- входящий (документы подведомственных организаций, документы вышестоящих организаций, документы др. организаций (для согласования действий), обращения граждан);

- исходящий (документы самой организации, отправляемые за ее пределы (инициативные, ответные);

-внутренний (созданы в организации и используются внутри нее, ОРД, докладные, служебные записки).

Входящий и внутренний документопоток имеет три направления движения:

документы, адресованные руководству организации;
руководителям структурных подразделений;
непосредственно специалистам

Для исходящего документопотока + ответы на обращения, клиентам и т.п.

Прием и обработка поступающих документов

при поступлении документа необходимо проверить:

- правильность доставки (ошибочно доставленные возвращаются);

-целостность упаковки

- комплектность (н-пр, наличие всех страниц док-та, всех приложений) + необходимо сохранить конверт, если на самом документе отсутствует адрес, если получена жалоьа, исковое заявление и т.п.,

а также:

-документы с пометкой «лично» не вскрываются, а сразу передаются адресату;

- при обработке на документе проставляется пометка о поступлении в правом нижнем углу (вх. рег. № и дата поступления).

Передача между структурными подразделениями

При необходимости сотрудник, принимающий информацию, расписывается в разносной книге, журнале о приеме документов и отмечает дату их получения (иногда точное время получения).

Направление документа на исполнение

С 70-х гг. XX века начала применяться методика предварительного рассмотрения документов, проводится опытным секретарем или др. специалистом.

выявляются док-ты, которые должны обязательно поступить именно руководителю;
---- руководителю одного из структурных подразделений

Особо выделяются документы, требующие ответа (часто ставятся на контроль).

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

Важность его содержания;

Сложность и новизна поставленных вопросов;

Авторство;

Реальная срочность исполнения документа;

Вид документа.

Служба ДОУ должна быть уведомлена о том, кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции.

Порядок движения отправляемых (исходящих) документов

Исходящие документы – ответные письма, инициативные письма различной тематики.

Этапы: составление проекта документа, его распечатка; согласование проекта, его визирование в необходимых случаях; подписание (утверждение); регистрация и отправка.

Движение внутренних документов: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Регистрация документов

Это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания/ отправления/ получения.

Для отправляемых документов – последний этап.

Для получаемых – один из начальных.

Цели регистрации:

учет документов;
контроль исполнения документов;
справочная работа по документам.

Процесс регистрации – перенос с документа его реквизитов в специальную регистрационную форму, завершается присвоением регистрационного номера.

Регистрации подлежат почти все документы, независимо от формы их получения.

НО! НЕ регистрируются (этот перечень входит в инструкцию по д/п):

-рекламные письма;

- поздравительные письма и телеграммы;

- документы с пометкой «лично»

!!! Документы должны регистрировать только 1 раз (в день получения/ отправки/ создания) – в трех разных регистрационных формах (входящие, исходящие, внутренние).

Приказы по основной деятельности – в канцелярии, приказы по кадрам – в отделе кадров, бухгалтерская документация – в бухгалтерии и т.д. но децентрализация должна основываться на единых правилах и единой системе.

Системы регистрации документов:

централизованная
децентрализованная
смешанная

Самая эффективная - смешанная. Централизовано регистрируется документация из госорганов и МС и направляемые им документы, важнейшие внутренние документы, предложения и жалобы граждан. Специализированная документация – в структурных подразделениях.

Регистрация входящих:

- дата получения;

- вх. регистр. № - присваивается документу при получении;

- дата создания документа;

- регистр. № док-та (исходящий);

- автор документа (организация-корреспондент/ физ. лицо);

return false">ссылка скрыта

- заголовок;

- резолюция;

- срок исполнения;

- исполнитель;

- ход исполнения док-та;

- № дела, в которое документ будет помещен после исполнения

(те же самые поля при регистрации внутреннего, только рег. № один – присвоенный при создании док-та).

формы регистрации документа:

журнальная;
карточная;
регистрация при помощи специального ПО (автоматизированная электронная форма)

Журнальная форма используется, когда на первом месте – учет, когда важно обеспечить учет выдачи документов, часто при работе с конфиденциальными документами (ДСП, например). Удобна, когда в организации небольшой документопоток.

Достоинства: простая, быстрая форма, хорошо организует учет документов;

Недостатки: одновременно заниматься работой может только один сотрудник, т.к. записи делаются последовательно, затрудняет справочную работу с документами, затрудняет контроль исполнения.

Карточная форма. Запись данных на отдельных карточках.

Преимущества: работой могут заниматься несколько сотрудников одновременно, карточки можно изготовить в нескольких экземплярах, можно систематизировать их по разным признакам à легче информационно-справочная работа.

РКК изготавливали формата А5/А6. На лицевой стороне – реквизиты документа. На оборотной – отметки о контроле, дата поверки, причины задержки исполнения, отметки и движении (передаче) документа. Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве.

В трех экземплярах: один – в сроковую картотеку, другой – в инф.-справочную, третий- вместе с выданным документом исполнителю, он заполнял необх. поля.

Недостатки: трудоемко, карточки легко теряются.

Автоматизированная форма – почти вытеснила другие.

Плюсы: позволяет распараллелить функции специалистов, значительно упрощает регистрацию и передачу документа на исполнение, информационно-справочную работу (очень удобно проследить движение документа), контроль.

Регистрация, инф.-справочная работа, контроль – наиболее часто автоматизируемые операции.

Регистрация исходящих:

- название подразделения, подготовившего док-т;

-исходящий номер;

-адресат (часто указывают срок исполнения/ ответа).

Информационно-справочная работа по документам

Справочники по документам: номенклатура дел, описи, каталоги регистрационно-контрольных карточек, электронные БД и т.д.

Одна из целей регистрации – создание БД о документах учреждения.

На основе этой БД можно ответить на типичные вопросы, задаваемы службе ДОУ:

у какого специалиста находится в работе некий документ;
в каких документах можно найти какую-л. интересующую информацию;
поступал ли документ с какой-л. тематикой, от какой-л. организации и т.п.

До появления автоматизированных систем инф.-справочная работа была слабым местом.

Автоматизированные системы позволяют:

находить справки по любой комбинации данных в карточке;
вести поиск по исполненным и неисполненным документам, по всей базе за текущий год или предыдущим годам;
информацию можно вывести на экран и распечатать.

Все большее распространение имеют полнотекстовые системы (можно вести поиск по словам и словосочетаниям из документа).

è ускорение документооборота, рост исполнительской дисциплины, совершенствование управления организацией в целом.

Контроль исполнения

Цель – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.

Осуществляет служба ДОУ

Виды контроля:

- по существу (насколько полно, правильно решен тот или иной вопрос, часто осуществляется самим руководителем или ответственным, указанным в резолюции);

- контроль сроков (срок исполнения м.б. типовым/ индивидуальным). Индивидуальный срок обозначается в документе, как правило, от вышестоящих организаций или резолюцией. Типовые сроки- «срочно» - 3 дня, «оперативно» - 10 дней, запрос информации вышестоящих органов (например, прокуратуры) – 15 дней, если срок не указан – 30 дней.

Этапы контроля:

постановка на контроль

На самом документе проставляется отметка о контроле (штамп «К» или «Контроль» в верхнем правом углу, карточка документа помещается в контролируемый массив, затем – в исполненные документы, когда контроль будет снят;

проверка своевременности доведения документа до исполнителя

сотрудник службы ДОУ (или экспедиции) обязан доставить документ до исполнителя, считается, что в течении рабочего дня;

предварительная проверка и регулирование хода исполнения

В течение срока исполнения сотрудник службы ДОУ напоминает о приближающемся сроке исполнения (если документ исполняется в течение года – раз в месяц, в течение месяца – раз в 10 дней, последнее контрольное напоминание – за 3-5 дней);

учет и обобщение результатов контроля

Результат исполнения документа – проект док-та, контроль снимается службой ДОУ (основание: подготовлен ответ, подписанный руководителем/ справка о результатах решения вопроса); при невозможности исполнить, за 3 дня до окончания срока составляется служебная записка службе ДОУ и докладная руководителю; при уходе в отпуск/ болезни/ увольнении работник должен передать свои дела по согласованию со службой ДОУ;

информирование руководства о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине. Н-пр, отчеты по исполнительской дисциплине, депремирование как штрафная санкция (раз в месяц, квартал, например).

При большом объеме документов м.б. специальное контрольное подразделение.

Задачи:

è контроль за сроками;

è контроль за исполнением устных указаний;

è контроль за соответствием документов стандартам и нормам;

è разработка предложений по укреплению исполнительской дисциплины и совершенствованию документооборота;

è подготовка аналитических отчетов.

Технологии контроля (традиционные и электронные)

Техническим средство контроля - карточка (картотека) или экранный шаблон.

При контроле устных поручений контрольный экземпляр заполняется в контрольной службе.

При постановке на контроль нескольких заданий одного документа, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный формат заполняется на каждое поручение или задание.

Отметка о контроле (буква «К» или штамп «Контроль») проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.

Механизированный контроль: регистрационно-контрольная карточка с перфорацией. Срок исполнения, исполнитель. Вид документа кодируются перфорацией.

Автоматизированный контроль: постановка документов на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения».

è В 70-е гг. в России появились первые автоматизированные подсистемы, среди которых была подсистема АКИД (автоматизированный контроль исполнения документов).

è В 80-90е гг. контроль осуществляется на базе ПК, создаются АРМ.

è Функция контроля может быть прописана как в отдельной программе по контролю за исполнением документов, так и в общих программах по ДОУ.

è Текущий контроль выполняется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает на конкретную дату, а также списка исполнителей.

è Автоматически могут составляться справки для оценки эффективности работы сотрудников и системы ДОУ.