Неформальные совещания

 

Типичными примерами неформальных совещаний без письмен­ной повестки дня являются происходящие через короткие промежутки времени рутинные совещания (например обсуждение почты), кото­рые либо проводятся каждый раз по одной и той же схеме, либо слу­жат для регулярной информации участников. Некоторые задачи, вытекающие из общей дискуссии, каждый участник «держит в го­лове», и каждый участник знает, кто какие задачи взял на себя.

Неформальные совещания часто проводятся через нерегулярные промежутки времени либо спонтанно, например, при возникновении проблемы, которую сотрудник не может решить один или которая затрагивает несколько сотрудников или инстанций. На неформаль­ном совещании чаще всего без протокола решается, как действо­вать дальше. Для надежности некоторым исполнителям рекоменду­ется составление записки, на которой отмечается, кто, что, когда, где и как решил. Рекомендуется также точная постановка задач и определение того, в чем имеется согласие, и в чем нет.

 

  Фред Мустерман _______ Электроприборы _______ Адрес …………………….   Совещание XYZ……. Начало……….час...........     ПОВЕСТКА ДНЯ   Пункт 1. Утверждение и дополнение повестки дня ………………………………………………………….. Пункт 2. Утверждение протокола предыдущего собрания ………………………………………………. Пункт 3. Выполненные решения заседания от XYZ ………………………………………. Пункт 4. Невыполненные решения заседания от XYZ ……………………………………………………. Пункт 5. ……………………………………………….. Пункт 6. ……………………………………………….. Пункт 7. ………………………………………………. Пункт 8. Разное   Окончание ………………………час.       Фред Мустерман _______ Электроприборы _______ Адрес …………………….   Протокол совещания ……………………………. Место ……………дата……………..время…………. Секретарь совещания ………………………………...   Пункт 1. Регистрация присутствия: Присутствовали: …………………………………. Отсутствовали: ……………………………………   Пункт 2. Подлежащие выполнению задачи: Приобретение документации на ……, г-н …….. Выполнение…………………………., г-н …….. Доклад о ……………………………..., г-н …….. Организация …………………………, г-н …….. Замещение г-на ……………………..., г-н ……..   Пункт 3. ……………………………………….. Пункт 4 …………………………………………   Подпись ……………………..
Рис. 9.13. Пример повестки дня   Рис. 9.14. Образец протокола совещания

Руководство совещанием

 

Как правило, руководство совещанием вменяется в обязан­ность его инициатору. Различают чисто организационное ру­ководство и общение с участниками. Для успеха совещания лучше как можно теснее объединить оба вида. Содержание пос­ледних зависит от вида совещания (рутинное совещание, сове­щание по форсированию выполнения задачи, совещание-«мастерская» и т.д.).