Виды документов, их классификация

Все документы по отражаемым их видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием и его производственной деятельности. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа – документы по функции управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, наименование, по видам (степени унификации, степени сложности, месту составления, срокам исполнения, происхождению, степени гласности, юридической силе, назначению, срокам хранения).

По способу фиксации (запечатления) документы бывают письменные, графические, фото - и кинодокументы, акустические (звуковые при составлении диктограмм, протоколирование собраний).

По содержанию документы делятся на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, научно-технические, проектно-сметные, учебно-методические и плановые.

По наименованию документы классифицируются на приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления, схемы, графики, чертежи.

По видам (степени унификации) документы бывают примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые разрабатываются заранее вышестоящими организациями, примерные – тоже вышестоящими организациями, но носят рекомендательный характер. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования, а трафаретные документы изготавливаются типографским способом, где для переменной информации оставляют свободные места.

По степени сложности документы бывают простые и сложные. Если в документе рассматривается один вопрос – это простой документ, несколько вопросов – сложный.

По месту составления документы бывают внутренние и внешние. Внутренние документы – это документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы организации, а внешние – это входящая и исходящая корреспонденция.

По срокам исполнения документы бывают срочные и несрочные. Показателем срочности является срок исполнения документа, который устанавливается законом и правовыми актами с отметкой «срочно». Сроки, установленные администрацией, считаются несрочными.

По происхождению документы подразделяются на служебные и именные. Служебные документы создаются в учреждениях по вопросам их деятельности, а именные касаются конкретных лиц (заявления, письма, жалобы).

По степени гласности документы бывают секретные (проставляется гриф ограничения доступа к документу «ДСБ» для служебного пользования, «совершено секретно», «секретно», «конфиденциально») и несекретные.

По юридической силе документы бывают подлинные и подложные. Подлинные — это документы, выданные в установленном законом порядке, а подложные – оформление и содержание их не соответствует истине. В свою очередь подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ признается в том случае, если он утратил юридическую силу (например, срок действия).

По назначению (стадия создания) документы подразделяются на подлинники и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий информацию и надлежащим образом оформленный. Черновик – это документ в предварительной редакции. Копия – это точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом верхнем углу проставляется слово «копия». Различают разновидности копии: отпуск, выписка и дубликат. Отпуск — это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа – копия части документа. Дубликат — это второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

По срокам хранения документы бывают постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения.

 

Вопросы для самопроверки

 

1. На каком языке осуществляется документирование?

2. Что такое ГСДОУ и УСД?

3. В каком документе фиксируется ход заседаний, собраний?

4. По каким признакам классифицируются документы?

 

2.4. Правила оформления управленческих (организационно–