Унификация и стандартизация управленческих документов

Действия организаций в целях обеспечения процессов управления и управленческого труда, выполнения управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях должны документироваться.

Повышение производительности труда в сфере управления достигается, прежде всего, благодаря внедрению средств автоматизации и механизации (именуемых оргтехникой), т.е. посредством совершенствования работы с документами. Внедрение же средств оргтехники требует, в свою очередь, использования единообразных форм документов, т.е. создания их по единым правилам и требованиям. Ведь различия в оформлении документов не только создают трудности при их составлении и использовании, но и затрудняют широкое применение информационных технологий для их обработки.

Для достижения единообразия в оформлении документов на общегосударственном уровне устанавливаются единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики организаций. Эти требования реализуются через унификацию содержания и форм применяемых документов, их информационных элементов (реквизитов), а также нормативное закрепление результатов унификации в процессе стандартизации. Стандартизируется также терминология, применяемая в системе организационно-распорядительной документации (ОРД), где каждому термину дается четкое однозначное определение.

Стремительный рост количества и разнообразия документации делает все более актуальной задачу ее совершенствования. Одним из эффективных направлений совершенствования работы с документами являются их унификация и стандартизация.

Унификация документов – выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества из форм и типизации построения. Основная цель унификации управленческой документации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Экономическая эффективность унификации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления при сокращении времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам. таким образом, в процессе унификации документов решается комплекс задач по совершенствованию их содержания и форм.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разнообразными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми. Поэтому объектами унификации документа должны быть не только его содержание и форма, но и состав включаемых реквизитов.

Основной задачей совершенствования содержания документа при унификации является отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки.

Основной задачей совершенствования форм документов при унификации является целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления.

Унификация состава документов достигается за счет сокращения количества видов документов, применяемых в управленческой деятельности. Перечень видов документов, применяемых в унифицированных системах документации, закреплен в ОКРБ 010-95.

Унификация состава документов, применяемых в управленческой деятельности конкретной организации, достигается путем разработки Табеля унифицированных форм документов (перечня разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения).

Унификация форм управленческих документов предполагает разработку унифицированных форм документов (УФД). УФД – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке. В Республике Беларусь разрабатываются общегосударственные, отраслевые УФД и УФД организаций.

Общегосударственная УФД – унифицированная форма документа, входящая в состав унифицированной системы документации (УСД) и обязательная для применения на всей территории РБ в определенной сфере деятельности. УСД – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Отраслевая УФД – УФД, утвержденная министерством, иным отраслевым органом управления и обязательная для применения всеми организациями данного министерства, органа управления. УФД данной категории включают показатели, специфические для данного вида деятельности и отсутствующие в общегосударственных УФД.

УФД организации – УФД, утвержденная руководством организации и применяемая только в данной организации. УФД данной категории включают показатели, специфические для данной организации и отсутствующие в общегосударственных и отраслевых УФД.

Разработка общегосударственных УФД осуществляется на основе системного подхода, предполагающего унификацию документов в рамках определенной системы документации. Система документации – это совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Таким образом, УФД составляют основу УСД.

Работа по созданию УСД является одним из направлений совершенствования процессов управления различными видами деятельности. Наиболее известной и широко применяемой УСД в Республике Беларусь является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). УСОРД – это рационально организованный комплекс взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) – документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления. ОРД является одной из подсистем управленческой документации. Особенностью ОРД является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях. Так как понятие управленческой деятельности весьма многогранно, то для документальной фиксации ее различных сторон используются соответственно различные виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов:

распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику и др.);

справочно-информационные документы (акт, письмо, докладная записка, объяснительная записки, справка, сводка, телефонограмма, телеграмма и др.).

Особняком стоит такой вид документа, как протокол, который сочетает в себе черты справочно-информационного и распорядительного документа.

В системе ОРД важное место занимает распорядительная документация. Распорядительная документация — это совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных организаций в целях реализации возложенных на них функций. В распорядительных документах фиксируются основные управленческие решения.

Унифицированные формы документов согласно УСОРД систематизированы по следующим подсистемам:

документация по созданию организации;

документация по реорганизации организации;

документация по ликвидации организации;

документация по приватизации государственных организаций;

документация по распорядительной деятельности организации;

документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;

документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации;

документация по приему на работу;

документация по оформлению изменений трудовых отношений;

документация по увольнению с работы;

документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;

документация по оформлению поощрений;

документация по оформлению дисциплинарных взысканий;

документация по оформлению командировок.

При разработке УСОРД использовано оптимальное число видов применяемых документов. Состав унифицированных форм документов включает: акт; график; докладную записку; объяснительную записку; должностную инструкцию; заявление; положение; представление; правила; письмо-запрос; протокол; приказ; структуру и штатную численность; решение; уведомление; устав.

Результаты унификации форм документов закрепляются в альбоме форм документов. Альбом форм документов – это сборник эталонных унифицированных форм документов, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Альбом форм документовУСД содержит унифицированные формы документов, включенные в ОКРБ по данной системе, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов по функциям управления.

УФД, разрабатываемые конкретной организацией, включаются в альбом форм документов организации. Альбом форм документов организации содержит формы документов, включенных в табель УФД, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления.

Первой стадией в разработке унифицированных текстовых форм управленческой документации является унификация текстов. Существуют следующие способы унификации текстов: трафарет – форма представления текста, содержащая постоянную информацию в виде связного текста с пробелами, предназначенными для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию; анкета – форма представления текста, при которой постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа; таблица – форма представления текста, при которой постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.

Унификация документов тесно связана с таким понятием, как стандартизация. Стандарты являются источниками важнейшей информации, так как в них собраны основные нормы и правила.

Стандарт – это технический нормативный правовой акт, разработанный в процессе стандартизации на основе согласия большинства заинтересованных субъектов технического нормирования и стандартизации и содержащий технические требования к продукции, процессам ее разработки, производства, эксплуатации (использования), хранения, перевозки, реализации и утилизации или оказанию услуг.

Стандартизация – это установление на длительный промежуток времени общегосударственных и общеобязательных норм создания документов.

Правовая сила стандартов, включение в стандарты требований обязательной унификации документов, закрепление в них лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами. Стандарты на документы способствуют унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Основной задачей совершенствования содержания документов при стандартизации является установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.

Основной задачей совершенствования форм документов при стандартизации является формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.