Система управления закупками (e-procurement)

Данная система предоставляет возможности публикации потребности в материально-технических ресурсах, поиска поставщиков, получения от них коммерческих предложений, организации тендеров, конкурсов и т. д. Процесс снабжения предприятия всегда было трудно регламентиро­вать и контролировать. Поэтому с появлением систем, автоматизирующих данный процесс и делающих его прозрачным, значительно возросла эф­фективность, исчезла возможность злоупотреблений.

Система управления закупками позволяет предприятию осуществлять взаимодействие с поставщиками непосредственно со своего интернет-сайта. Назначение данной системы:

· снижение расходов на организацию закупок на предприятии;

· существенное повышение уровня контроля над закупками;

· снижение расходов из-за уменьшения стоимости закупок;

· формирование рынка постоянных поставщиков;

· существенное увеличение выбора закупаемых товаров.

Такая система позволяет публиковать заявки на материально-техни­ческие ресурсы, искать поставщиков и получать от них коммерческие пред­ложения, распределять заявки на тендерные или аукционные площадки, направлять постоянным поставщикам уведомления о планах пополнения производственных запасов и т. д. Исследования показывают, что использо­вание такой системы позволяет снизить расходы на закупку на 5—50%.

Основные элементы системы управления закупками:

· база данных зарегистрированных поставщиков;

· единый каталог продукции поставщиков;

· система документооборота, использующая алгоритмы электронной цифровой подписи;

· система тендерных торгов;

· система совместных закупок (объединение нескольких покупателей для снижения стоимости закупки);

· платежная система;

· система кредитования и страхования сделок;

· система управления логистикой;

· модуль интеграции с различными учетными системами (бухгалтер­скими, складскими) покупателей и поставщиков;

· система безопасности данных.

Корпоративные системы закупки— самое эффективное средство для организации централизованных закупок на крупных, территориально рас­пределенных предприятиях. С помощью таких систем усиливается контроль над закупками, укорачивается длительность цикла закупок и уменьшают­ся затраты на документооборот. Однако наибольший экономический эф­фект от внедрения систем закупки происходит из-за снижения стоимости закупаемых товаров и услуг из-за автоматизации тендерных торгов. Эти системы позволяют сотрудникам и руководству компании осуще­ствлять в автоматизированном режиме следующие функции:

· генерировать заявки на закупку материалов, сырья, комплектую­щих для производства, запчастей и услуг для оборудования, офис­ных принадлежностей и т. д. (функция сотрудников);

· просматривать поступающие заявки, корректировать их, одобрять или отвергать (функция руководителя);

· санкционировать платежи выбранным по результатам тендеров по­ставщикам (функция руководителя);

· публиковать в Интернете информацию о потребностях компании, планируемых тендерах (сроки, условия), а также направлять уве­домления о тендерах или закупках и запросы по ценам различным зарегистрированным поставщикам (функция менеджера, отвечаю­щего за закупки);

· анализировать цены поставщиков, выбирать приемлемые по зара­нее установленным критериям (функция менеджера, отвечающего за закупки);

· проводить обратные аукционы в режиме реального вре­мени по продукции, потребляемой компанией для производствен­ных нужд (функция менеджера, отвечающего за закупки);

· регистрироваться в базе данных по поставщикам (функция постав­щика);

· заблаговременно получать уведомления о планируемых закупках про­изводимой ими продукции (функция поставщика);

· участвовать в обратных аукционах в режиме реального времени, имея возможность через Интернет видеть результаты торгов и предложить более низкую цену (функция поставщика).

Подобные системы электронного снабжения позволяют работать как с внешними каталогами и электронными торговыми площадками, так и с внутренними базами каталогов предприятия. Системы электронного снаб­жения могут быть обособленными или интегрированными с внутрифир­менным ресурсным планированием предприятия — системой ERP, кото­рая учитывает ресурсы компании и играет существенную роль в построении эффективных логистических цепочек. Интеграция позволяет оптимизиро­вать закупочную стратегию предприятий.

Интернет-системы управления закупками позволяют промышленным и торговым предприятиям расширить круг поставщиков и приобретать то­вар по более выгодным ценам. Их использование помогает сломить инерт­ность, а часто и нечистоплотность снабженцев, которые в ущерб предпри­ятию продолжают закупать продукцию по высоким ценам у сложившегося круга партнеров.

2.2.1. Система полного цикла сопровождения поставщиков (SCM-система)

Развитием системы управления закупками является система полного цикла сопровождения поставщиков SCM. SCM-система— интегрирован­ная система планирования процессов снабжения и управления ими, которая обеспечивает координацию и контроль деятельности всех участников цепочки снабжения.

В SCM-системах функции менеджера по закупкам, как правило, берет на себя программа (робот-снабженец). Система такого рода должна обра­батывать, анализировать и прогнозировать переменные внешней среды для адекватного планирования производства и необходимых закупок.

Системы управления цепочками поставок позволяют предприятиям, выпускающим сложную продукцию и имеющим множество поставщиков, наладить передачу субподрядчикам требований и технической документа­ции, координировать их работу с поставщиками, а также планировать об­щие производственные графики для оптимизации использования произ­водственных и складских мощностей и снижения общих издержек.

В общем виде управление цепочками поставок осуществляется следую­щим образом: розничный продавец в онлайновом режиме получает заказ от потребителя, заявка на данный товар сразу попадает к оптовому по­ставщику. Если на оптовом складе закончился нужный товар, информация о заказе поступает к производителю. Производитель заказывает необходи­мые материалы и комплектующие у поставщиков и производит необходи­мый товар. Потребитель, со своей стороны, может контролировать ход выполнения заказа и проверять наличие товара на складе. Таким образом, все участники цепочки движения материальных потоков интегрируют ин­формационные системы управления предприятиями, контролируют про­изводственные графики и следят, чтобы заказанная продукция была дос­тавлена потребителю вовремя. По разным оценкам компании, использующие системы управления цепочками поставок, экономят до 20% транспортных расходов, сокращают складские запасы на 25—60%, циклы выполнения заказов на 30—50%, общие затраты на логистику на 20—30%.

Чтобы точнее определить возможности SCM, рассмотрим основные задачи, решаемые с применением этой технологии [90].

1. Закупки и снабжение производства.Система SCM должна решать задачи взаимодействия с поставщиками: их поиск, оформление заказов, взаиморасчеты и т. п. Причем эти задачи могут решаться при помощи специальных электронных торговых площадок: чаще всего на стороне покупателя устанавливается специальное программное обеспечение, по­зволяющее подключаться к площадке и формировать заказы (иногда до­статочно стандартного веб-браузера). Как правило, снабженческие элек­тронные площадки строятся по отраслевому (вертикальному) принципу, но существуют и многоотраслевые площадки, которые можно классифицировать как электронные рынки (пример — отечественная торговая площадка Faktura.ru).

2. Управление складами.SCM-система позволяет отслеживать размеще­ние товара на каждом складе и предоставлять данные об этом, фактически контролировать все складские процессы: подготовку склада, прием на хра­нение, отпуск со склада, обеспечивает оптимальное планирование разме­щения поступающих товаров по складам.

3. Управление транспортными операциями и их оптимизация.Эта стан­дартная подсистема SCM позволяет рассчитывать стоимость перевозки раз­личным транспортом, таможенные затраты и стоимость погрузочно-раз-грузочных работ для оптимизации транспортных маршрутов. Одна из задач подсистемы — оперативно информировать менеджера о нахождении това­ра и сроках его доставки.

4. Работа с дистрибуторами. Всоставе комплекса SCM могут также ис­пользоваться специальные электронные торговые площадки для работы с дистрибуторами, где размещаются заказы и происходят взаиморасчеты. Кроме того, система может обеспечивать индивидуальный контроль за де­ятельностью каждого дистрибутора, а также мониторинг его надежности.

Цель внедрения систем класса SCM — повышение прибыльности ком­пании путем улучшения ее конкурентоспособности, значительного сни­жения затрат на логистику и закупки.