Тема 4.1 Организация документооборота

Документооборот: понятие, принципы. Объем документооборота.

Маршрутизация документов.

Организация работы службы ДОУ.

Организация доставки документов (информации).

Прием, обработка и распределение поступающих документов.

Порядок прохождения внутренних документов.

Организация обработки и передачи отправляемых документов.

Назначение и построение традиционных и автоматизированных информационно-поисковых систем

Правила регистрации и индексирования документов.

Поиск документов и информации. Виды картотек.

Контроль исполнения документов: виды, этапы контроля, организация контроля, сроки исполнения. Проверка хода исполнения.

Составление номенклатур дел.

Тема 4.2 Обеспечение сохранности документов

Понятие о документальном и Архивном фонде, архивном документе.

Общие требования к формированию дел.

Сроки хранения документов.

Экспертиза ценности документов.

Оформление и учет дел длительного хранения.

Составление и оформление описей дел. Составление актов о выделении и уничтожении документов и дел.

Организация хранения документов в архиве.

Значение делопроизводства в формировании Архивного фонда РФ. Научное, практическое, историко-культурное значение архивных документов.

Тема 4.3 Автоматизация документационного управления

Основные цели автоматизации документационного обеспечения управления.

Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

Основные требования к САДД.

Принципы использования САДД,

Функции, исполняемые САДД,

Правовая основа использования САДД.

Использование САДД в системе менеджмента качества.

Вопросы для самопроверки

Раздел содержит вопросы для самопроверки по темам курса.

№ темы	Вопросы для самопроверки
1.1	1. Дайте определения понятиям «документ», «официальный документ», «копия», «юридическая сила документа». 2. Дайте классификацию документов по следующим основаниям: по месту возникновения, по содержанию, по степени подлинности, по срокам хранения и т.д. 3. Охарактеризуйте этапы делопроизводства в дореволюционной России (приказное, коллежское, исполнительное). 4. Укажите отличительные черты и особенности советского делопроизводства. 5. Чем постсоветский период отличается от советского в области делопроизводства?
1.2	1. Что такое документационное обеспечение социального управления? 2. Охарактеризуйте особенности современного делопроизводства 3. Сформулируйте полномочия государственных органов управления в сфере ДОУ 4. Что такое ГСДОУ? Каковы цели ее разработки? В чем заключается ее основное содержание? 5. Назовите основные правовые акты государства и субъектов РФ по регулированию работы с документами
1.3	1. Что такое унификация? Как связаны унификация и стандартизация? 2. Что такое система документации, унифицированная система документации? Приведите примеры УСД 3. В чем особенности УСОРД? 4. Назовите стандарты в области документирования и управления документами. Опишите сферу их применения. 5. Что такое – Табель унифицированных форм документов? Для чего он применяется? Какова структура Табеля?
2.1	1. В чем значение правил составления и оформления документов? 2. Каковы особенности, содержание и область применения ГОСТа Р 6.30-2003? 3. Какие форматы бумаги применяются при оформлении документа? Какие размеры полей установлены стандартом и почему? 4. Какие способы оформления реквизитов можно выделить?
2.2	1. Что такое бланк? В чем разница между различными бланками организации? 2. Каковы способы получения бланков Вы знаете? Какие способы получения бланков конкретных видов документа можно выделить? 3. Каковы основные требования к разработке бланков? 4. Какие реквизиты бланка придают изготовленному на нем документу юридическую силу?
2.3	1. Опишите состав реквизитов, использующихся при составлении документа, по следующей схеме: а) наименование реквизита; б) его управленческий смысл; в) структура реквизита; г) оформление реквизита. 2. Опишите отметки на документе. Какие операции с документами они оформляют? Какова структура отметок? 3. Укажите и опишите программные продукты, используемые для оформления документов.
2.4	1. Сформулируйте основные требования к содержанию текста документа 2. Назовите унифицированные формы текстов служебных документов 3. Опишите способы сохранения текстов с помощью печатающих устройств
3.1	1. Что такое – организационные документы? Какие виды организационных документов можно привести? 2. Опишите формуляр организационных документов. 3. Сформулируйте требования к составлению и оформлению должностной инструкции
3.2	1. Укажите, что такое – распорядительные документы? Какие виды документов относятся к распорядительным? 2. Опишите формуляр распорядительного документа. 3. Укажите структуру текста распорядительного документа, сложившуюся в практике документирования. Укажите структуру текста распорядительного документа, унифицированную по составу информации, унифицированную по способам изложения информации 4. Приведите примеры исполнителей распорядительных документов, действий, предполагаемых к исполнению.
3.3	1. Укажите, что такое информационно-справочная документация. Какие виды информационно-справочных документов можно привести? 2. Опишите формуляр справки, докладной записки, письма, акта. 3. Опишите структуру текста справки, докладной записки, письма, акта. Почему разные виды документов имеют разную структуру текста? 4 Составьте план организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению профсоюзной конференции в своей организации
4.1	1. Что такое «документооборот», каковы его основные принципы? 2. Перечислите основные этапы движения документов и укажите их цели и содержание 4. Что такое служба ДОУ? Каковы ее цели, задачи, функции, права, ответственность? 5. Дайте определение информационно-поисковым системам по документам, сформулируйте цели и пути их создания 6. В чем сущность регистрации документов, каковы правила регистрации? 7. Назовите виды, этапы контроля за исполнением документов 8. Охарактеризуйте основные виды программных продуктов, используемых в документационном обеспечении управления 9. Перечислите основные требования к составлению заголовков дел
4.2	1. Сформулируйте цели и задачи экспертной комиссии, порядок ее деятельности, определите принципы и критерии экспертизы ценности документов 2. Назовите требования к формированию дел 3. Как располагаются документы внутри дела? 4. Как оформляются дела временного хранения?
4.3	1.Какие системы автоматизации делопроизводства и документооборота существуют в настоявшее время в РФ? 2. Каковы принципы использования САДД? 3. Как регистрируется документ в САДД? Как можно найти документ с помощью САДД?