Инструкция по делопроизводству. Функции, структура, методика составления.

 

Инструкция по делопроизводству — это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

•Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти.

•ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

•Основные правила работы архивов организаций.

Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливается сфера распространения Инструкции (например, «Инструкция распространяется на все документы», «...кроме конфиденциальных документов» и пр.). В общих положениях должна быть установлена ответственность за несоблюдение положений Инструкции.

Тематические разделы(основная часть Инструкции) состоят из двух составных частей: «Документирование» и «Организация работы с документами».

В разделе«Документирование» определяются:

•вопросы деятельности организации, которые подлежат обязательному документированию;

•виды документов, используемых для документирования организационной, распорядительной, информационно-справочной деятельности;

•общие правила документирования;

•правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, подписания и утверждения;

•порядок изготовления и размножения документов;

•правила оформления и заверения копий и приложений;

•порядок использования и хранения бланков, печатей и штампов;

•порядок работы исполнителей с документами.

Раздел «Организация документооборота» должен включать в себя:

•порядок приема, обработки и распределения входящих документов

•порядок передач и документов внутри организации;

•порядок подготовки и обработки исходящих документов;

•порядок учета количества документов.

Раздел«Регистрация документов» включает:

•общие правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

•перечень документов, неподлежащих регистрации;

•характеристику форм регистрации;

•описание принятой технологии и порядок индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» устанавливает:

•принципы построения информационно-справочной работы в организации;

•характеристику справочных массивов;

•порядок систематизации и классификации справочной информации;

•информационно-поисковую систему по документам организации.

Раздел «Организация контроля за исполнением документов» включает:

•перечень категорий документов, подлежащих обязательно муконтролю;

•порядок постановки на контроль;

•технологию контроля;

•типовые сроки исполнения;

•обобщение и анализ данных об исполнении документов.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

•общие правила хранения документов в службе ДОУи в структурных подразделениях;

•порядок составления номенклатуры дел организации;

•правила формирования в дела отдельных категорий документов;

•порядок систематизации и индексации отдельных категорий документов.

Раздел«Подготовка документов к последующему хранению и использованию»

включает:

•организацию проведения экспертизы научной и практической ценности документов;

•правила оформления дел для передачи на хранение;

•требования к описанию документов постоянного и временного хранения;

•порядок передачи дел в архив учреждения.

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала. В приложениях должны быть обязательно помещены:

•схемы документопотоков;

•оттиски печатей и штампов;

•образцы бланков;

•образцы заполнения форм документов;

•перечни контролируемых документов;

•формы номенклатуры дел и др.

В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.