Порядок закупки товарно-материальных ценностей

Регламентация операций управления закупками ТМЦ касается в первую редь порядка и сроков получения, обработки и исполнения заявок на спечение. Менеджер по закупкам должен иметь четкие инструкции, ка-заявки и от кого он должен получить, как он должен проверить их соот-;твие утвержденным нормам, в какие сроки он должен закупить мате-лы, чтобы они были доставлены в нужное время и в нужное место. Гак, например, в зависимости от отправителя заявки, регламентирован-с сроков ее исполнения, заявленных ТМЦ менеджер по закупке опреде-Г оптимальные сроки поставки закупленного ассортимента (табл. 77). :ле подтверждения объемов закупок менеджер определяет дату и место рузки товарно-материальных ценностей либо подразделению-заказчику, to на временное хранение на склад.

Таблица 77 Регламентация сроков закупки и места отгрузки ТМЦ

 

правитель заявки Категория заявки Заявленные на закупку ТМЦ Регламентирован­ные сроки закупки и поставки Место отгрузки ТМЦ
оджер по печению Плановая Канцелярские принадлеж­ности для аппарата управления В течение трех дней с начала очеред­ного квартала Структурные подразделения компании
  Внеплановая Подарки для V/P-клиентов в отдел маркетинга и продаж В течение трех рабочих дней Автосалон
пджер по щскому Плановая Расходные материалы к компьютерной периферии В течение 10 рабочих дней Склад 1
ению Внеплановая Моющие средства для мытья автомобилей В течение двух дней с даты получения заявки Склад 2 (автосервис)

Менеджер склада на основе данных о текущей и прогнозируемой вели-ie складских остатков в разрезе номенклатуры ТМЦ, видов запасов на-ЯЛЯет заявку на плановую, дополнительную закупку материалов и обору-1НИЯ либо на уменьшение или отказ от закупки в ранее оговоренные >ки.

I [апример, внеплановая заявка на пополнение страхового складского за-а смазочных веществ должна быть выполнена в кратчайшие сроки, no­un.ку снижение уровня такого запаса ниже допустимого связано сувели-1ием сроков ПрбведониЯ ремонта и снижением продуктивности автосер-;\.


После уточнения и согласования объемов и сроков закупки материалов и оборудования менеджер формирует заказ, который может быть структури­рован как по номенклатуре ТМЦ, так и по срокам и объемам поставки.

Следующее важное направление в деятельности менеджера по закупкам ТМЦ— управление непосредственно договорными отношениями с постав­щиками в процессе размещения и выполнения заказов на доставку ТМЦ (рис. 42). Чтобы построить систему своевременных поставок ТМЦ «точно в срок», регламентом прежде всего должно быть предусмотрено использова­ние следующих видов договорных отношений:

Г
1.2. Формирование объема заказа и выбор возможных поставщиков ТМЦ на основе маркетинга затрат

1) рамочные договоры поставок ТМЦ, заключаемые на определенный период и содержащие условие об автоматической пролонгации на указан­ный в нем срок. Закупка по таким договорам обычно производится в режиме оперативной заявки;

2) договоры, которые предусматривают разовую поставку ТМЦ.

 

. Уточнение объемов и сроков поставки с менеджерами по складу

Рис. 42. Последовательность действий менеджера по закупке ТМЦ

Использование рамочных договоров в закупочной деятельности позволяет минимизировать сроки поставки и отгрузки ТМЦ поставщиком за счет от­сутствия необходимости поиска и отбора поставщика, оценки его надеж­ности, ПОДГОТОВКИ, согласования и заключения ДОГОВОра поставки. Слсдо-

вательнО| такие договоры позволяют оперативно заказать ТМЦ v нос гаи шика, нроиаив! in м\ доставку и отгрузку, а у*'- in» не поставки оформить


хнеобходимые документы и осуществить оплату. Перед заключением та-их договоров следует тщательно провести отбор и оценку стоимости и ка-гства предлагаемых потенциальным поставщиком материалов и оборудо-1ния. Кроме того, на всем протяжении сотрудничества с поставщиком по амочному договору менеджер по закупке должен периодически оценивать адежность контрагента, проводить сравнительный анализ качества и цен риобретенных у рассматриваемого поставщика ТМЦ. В случае если по дан -ым мониторинга поставщик в сравнении с альтернативными контраген-1ми увеличил цены без соответствующих качественных изменений, нару-1ил сроки поставки и иные условия сотрудничества, это может служить ос-ованием для расторжения договора.

Договоры на разовую поставку ТМЦ должны использоваться в основном пя закупки материалов и оборудования, спрос на которые у компании не-остоянен или по которым не нужна оперативная доставка. Каждый раз пе-сд заключением разового договора менеджер должен провести либо конку-ентный анализ, либо конкурс. Условия выполнения договора при этом олжны тщательно контролироваться менеджером вплоть до получения све-гний из подразделений о сроках, объемах и качестве поставляемых мате-иалов.

В случае если договорные условия выполнены полностью, то менеджер носит поставщика всписок надежных партнеров, если нет — то в список ежелательных контрагентов. Соответственно впоследствии для закупок МЦ нежелательные контрагенты должны рассматриваться менеджером в оследнюю очередь. С надежными же партнерами, выполняющими на по-гомнной основе все условия поставки, автоцентр в дальнейшем может за-лючить рамочные договоры и соглашения, упростить в отношениях с ними роцедуру отбора и рассмотрения заявок на поставку.

Таким образом, на основе постоянного регламентированного и структу-нронанного по срокам и результату взаимодействия с поставщиками и ме-еджсрами компании обеспечивается качественная поставка ТМЦ для фуктурных подразделений автодилерской компании.

Хранение и распределение товарно-материальных ценностей

Хранение товарно-материальных ценностей должно осуществляться по ринципу «что более и чаще востребовано, то должно быть более дости-имо». Поэтому, располагая различные ТМЦ на складских площадях, авто-плсру необходимо рационально планировать логистику движения матери­ны 1ых потоков внутри склада, а также размещение материалов в зависи-ОСТИ от частоты их использования. В этом случае эффективно расположить >уииы ТМЦ помогут ранее рассмотренные методы ABC- и XYZ- анализа (см. не. 33 и табл. 59).

В управлении распределением ТМЦ можно выделить следующие основ-ые мероприятия, которые должны быть четко регламентированы по по-ядку и срокам реализации:

1) получение и обработка требований, заявок на отпуск ТМ Ц со стороны фуктурных подразделений компании-автодилера;

2) проверка на складе наличия требуемых ТМЦ, подготовка па отпуск МЦ со склада;


3) подготовка, оформление и передача заявки на покупку ТМЦ менед­жеру по закупке в случае недостаточного количества требуемых материалов и оборудования на складе, а также их несоответствия условиям, указанным в заявке.

На рис. 43 представлены порядок, сроки и взаимосвязи основных меро­приятий и операций, которые закрепляются за работниками, ответствен­ными за материально-техническое обеспечение. В соответствии со схемой менеджером по обеспечению (менеджером по снабжению) определяются параметры поставки на основе планов потребления и закупок и внеплано­вых заявок, которые необходимо проверить на соответствие утвержденным нормативам.

(Та. По, .•?! jT^ ■.■:■■;■....■■■: ; :.
ъ

"■"
■,■■ ::.■■■.'■'. ' ■■.-■

16. !.'■■: . ■■ , .■:■ ■■..:, ... ..■■■■ : ■ ■. ■■■ .'■■■.:■ : : ■■ ■ : ■ ■ ■-■■..■.■ ГЮь : .. ■ ■ -. ■ ;: .:-■ : '■: ■"■■.качества-- т-
i менед кладу '■!■■:< насю ::мом качества

1.4. По : ки на

ч

ТМЦ с ооков
и меетапо

и Щ

2.2. Уведомление менеджера по обеспечению о количестве и качестве ТМЦ на складе, уточнение сроков отгрузки партии со склада

2.1. Проведение проверки наличия ТМЦ на складе в требуемом количестве и надлежащего качества

ц

2.3. Уведомление менеджера по распределению, согласование сроков отгрузки ТМЦ со склада
3.1. Обработка заявки от менеджера по обеспечению со сроками, объемами и местом отгрузки ТМЦ

2.4. Подготовка ТМЦ к отпуску со склада, внутрискладское перемещение и отгрузка

 

3.3. Подтверждение менеджеру по обеспечению ТМЦ сроков даты и объемов закупок

3.2. Определение даты

приобретения и доставки ТМЦ

с поставщиками, оформление

необходимых документов

Рис. 43.Порядок взаимодействия менеджеров в процессе материально-технического обеспечения

В случае ожидаемого превышения утвержденных норм финансово-эко­номическими службами должно быть оперативно согласовано увеличение суммы непредвиденных расходов после уточнения характера закупок, их технической и экономической целесообразности.

После того как заявка согласована, менеджер по обеспечению связыва­ется со складом, чтобы проверить наличие требуемых материалов и оборудо­вания в нужном количестве. Специалист по складскому хранению по каж­дой заявленной позиции номенклатуры ТМЦ делает проверку на предмет ее наличия. По результатам такой проверки менеджер по складу дает подтверж­дение о готовности отгрузить заявленные материалы и оборудование в пол­ном или частичном объеме либо сообщает о невозможности отпуска в случае отсутствия ТМЦ на складе. Обработанную таким образом заявку он возвра щает менеджеру по обеспечению.

Снабженец подтверждает объемы и сроки отпуска товаров и материалов, которые вСТЬ В наличии на складе, после чего менеджер по складу ОСуще спишет ВНУТРИ) I лалское переметен не и ПОДГОТОВКУ ТМЦ К отгру зке. Па ин

объем материален и оборудования, которь.................... могу! быть отгружены со


склада, менеджер по обеспечению готовит заявку на приобретение, которая незамедлительно направляется менеджеру по закупкам.

Менеджер по закупкам в соответствии с регламентированным порядком своих действий производит обработку заявки, согласовывает с поставщи­ками условия доставки, оформляет все необходимые документы. В процессе исполнения заявки менеджер по закупкам информирует менеджера по снаб­жению об ожидаемых сроках отгрузки ТМЦ поставщиком.

После поставки груза в указанное место он подлежит приемке, основным моментом которой является оформление документов об отсутствии претен­зий.

Рассмотренный порядок осуществления планирования, закупки, хране­ния и распределения товарно-материальных ценностей для внутреннего по­требления может быть реализован не только в автодилерских компаниях с большими масштабами деятельности и централизованной службой снабже­ния и логистики. Успехом внедрения системы поставки требуемых матери­альных ресурсов для выполнения каждодневных операций «точно в срок» могут воспользоваться и небольшие компании, а также обособленные под­разделения автодилера. При этом функции по складскому хранению, за­купке и отпуску ТМЦ могут быть возложены на одного специалиста.

18. Финансирование деятельности

и проведение взаиморасчетов с контрагентами

Одна из частых проблем финансирования деятельности в атводилер-стве — достаточность финансовых ресурсов при одновременном обеспече­нии максимальной рентабельности их использования. Мобилизуя значи­тельные объемы денежных средств в оборотном капитале — в необходимых запасах автомобилей и запчастей для продажи, автодилеру нужно оптимизи­ровать финансовые потоки таким образом, чтобы, с одной стороны, сохра­нить требуемую доходность и оборачиваемость оборотного капитала, а с другой — бесперебойно финансировать собственные операционные и капи­тальные затраты.

Чтобы добиться такого баланса, требуются адекватное планирование фи­нансовых средств компании и одновременный контроль за их поступлением и расходованием.

Вследствие этого в структуре единого бизнес-процесса управления фи­нансами можно выделить следующие основные участки, использование и регламентация которых позволит повысить эффективность управления фи­нансовыми ресурсами компании-автодилера:

• контроль исполнения условий договоров и проведения по ним расчетов, направленный на обеспечение полноты и достаточности поступления де­нежных средств за реализованные услуги и автомобили;

• упорядочивание финансовых потоков в соответствии с приоритетами ис­пользования денежных средств компании и задачами поддержания ее ликвидности.

С учетом указанных требований финансового менеджмента в управлении

автодилерской компанией регламентация бизнес процесса финансирова


ния должна быть направлена в том числе: на своевременность заключения договоров, необходимых для закупки и продажи, обслуживания и ремонта автомобилей; оперативный контроль выполнения работ, оказания услуг, приобретения товарно-материальных ценностей, используемых в процессе деятельности автодилерекою центра; проведение расчетов по заключенным договорам, выполненным работам, оказанным услугам, приобретенным ТМЦ.

Мониторинг исполнения условий заключенных договоров и проведения расчетов по ним является существенной составляющей всей системы конт­роля эффективности деятельности. В основу этого механизма положены принципы и инструменты казначейского управления — контроль поступ­ления и расходования денежных средств, которые запланированы в соответ­ствующих бюджетах.

Оперативный контроль исполнения бюджета движения денежных средств, как правило, осуществляет финансовый (бюджетный) контролер. Он оценивает каждый поступающий документ (счет, заявку) на осуще­ствление расчетов и выясняет, не превышается ли лимит по соответству ющей статье бюджета. Превышение лимитов в бюджетном периоде может допускаться только по специальному распоряжению уполномоченного должностного лица — распорядителя бюджетных средств. Обычно им явля­ется финансовый директор или высший руководитель автодилерской ком­пании.

Аналогично рассмотренному механизму контроля исполнения подготов­ленных планов, бюджетов, программ и показателей деятельности автоди­лерского центра (см. главу 2) процедура контроля финансовых условий договоров, платежей и поступлений по ним может отличаться набором опе­раций — последовательностью, сроками, центрами ответственности и ре­зультатами. Рассмотрим более подробно особенности механизмов бюджет­ного контроля доходов — выставления счетов и контроля поступлений, а также контроля расходов — обработки полученных компанией счетов и их оплаты.

В механизме контроля доходов на стадии выполнения условий договоров и поступлений по ним можно выделить два основных блока (рис. 44):

• выставление клиентам — покупателям автомобилей и услуг по их сервис ному обслуживанию счетов и нарядов;

• бюджетный и финансовый учет оплаты выставленных счетов клиеп тами — поступления денежных средств на расчетный счет или в кассу а в тодилера.

Например, для процесса оказания услуг по комплексному обслуживанию автомобилей корпоративного клиента алгоритм должен включать в себя ме­ханизмы контроля выставления счетов компании — владельцу автопарка, а также мониторинга поступления денежных средств по выставленным сче там (см. рис. 44). Соответствующие операции закрепляются за структурны м 11 подразделениями автодилера — отделом маркетинга и продаж, финансово экономическим отделом, бухгалтерией. Перечисленные центры ответствен пости в соответствии с их функциями осуществляют подготовку проекта счета, его проверку и оформление, выставление клиенту и контроль его оплаты.


 
 

Доведение

Дата добавления: 2015-06-28; просмотров: 969; Опубликованный материал нарушает авторские права?.