Введення, редагування і зберігання даних

Як уже зазначалося, у комірки електронної таблиці можна вводити числа, текст і формули. Для цього достатньо зробити необхідну комірку поточною, ввести відповідні дані і натиснути Enter. Перед початком введення текстовий курсор у комірці відсутній. він з’являється після введення першого символу. Під час введення напис «Готово» у рядку стану зміниться на «Ввід». Дані відображаються як у поточній комірці, так і в рядку формул.

Після натискання клавіші Enter за замовчуванням активізується сусідня комірка знизу. Якщо введення даних потрібно продовжити в іншій комірці, то замість Enter потрібно натиснути одну із клавіш керування курсором або вибрати іншу клітинку, використавши мишку.

Увести дані в комірку можна, використавши рядок формул. Для цього спочатку активують потрібну комірку, а потім переносять курсор мишки у рядок формул і набирають дані на клавіатурі. Введення даних завершують натисканням клавіші Enter, вибором іншої комірки за допомогою мишки або натисканням кнопки «Ввід», яка з’являється під час уведення в рядку формул. Після вибору цієї кнопки комірка, до якої вводилися дані, залишиться поточною.

Скасувати введення можна за допомогою кнопки Esc на клавіатурі або «Скасувати» у рядку формул. Для скасування або повернення результатів останньої операції можна скористатися кнопками «скасувати» і «Повернути» на панелі швидкого доступу.

Під час уведення числових даних слід дотримуватися таких правил:

- знак «+» перед додатними числами вводити не обов’язково;

- від’ємні числа вводяться зі знаком «-» або беруться у круглі дужки: -3 або (3);

- для відокремлення груп розрядів (класів) можна використовувати пропуски: 1 207, 1 000 000, 10 100;

- для відокремлення цілої та дробової частин десяткового дробу за замовчуванням використовується кома: 9,8; 7, 25; 6, 005;

- при введенні звичайного дробу цілу частину відокремлюють пропуском, а риску дробу замінюють скісною. Наприклад, ½ записують як 0 1/2. Після введення Excel 2007 перетворює ці числа у відповідні десяткові дроби: 0,5, які відображатимуться у полі рядка формул, а в комірці відображаються введені дробові числа. 0 цілих у клітинці не відображається. Якщо дробове число, наприклад 1/3, перетворюється на нескінченний дріб, Excel 2007 подає його з точністю до 15 знаків після коми: 0, 333333333333333;

- для позначення відсотків вводять символ %: 20%;

- позначення одиниць вимірювання для чисел не вводяться, за винятком стандартних позначень грошових одиниць: £, €, $, ¥, ₤ та ін.

- для введення чисел в експоненційному вигляді використовують літеру Е: 3003,4= 3,0034∙10³= 3,0034Е+3.

Текстові дані вводяться за тими ж правилами, що й у Microsoft Word 2007, але Excel 2007 надає більше можливостей для автоматизації введення текстів. Програма запам’ятовує текстові дані, уведені до попередніх комірок поточного стовпця. При введенні перших літер таких даних у наступні клітинки цього стовпця табличний процесор автоматично пропонує їх повний текст. Якщо користувач погоджується із таким введенням, він натискає Enter, якщо ні – продовжує введення необхідного тексту. Крім того, можна відкрити контекстне меню комірки, виконати команду «Вибрати із розкривного списку» і вибрати зі списку потрібний текст.

Зручним способом введення інформації у вигляді певних послідовностей (дні тижня, назви місяців, прогресії та тощо) є автозаповнення. При використані функції автозаповнення достатньо ввести до відповідної комірки перший елемент послідовності (наприклад, С1), натиснути Enter, навести курсор мишки на маркер заповнення комірки, де міститься перший елемент послідовності (у прикладі комірка С1), і, не відпускаючи, протягнути маркер униз (у нашому випадку – до комірки С7). У виділеному діапазоні комірок з’являться назви днів тижня. Ця послідовність належить до заздалегідь заданих в Excel.

Редагування данихможна виконувати безпосередньо в комірці або у поля рядка формул. Воно виконується так само, як у текстовому процесорі Microsoft Word 2007.

Для заміни даних на нові достатньо виділити комірку, яка потребує редагування, і ввести до неї нові дані. Попередні зітруться автоматично.

Якщо редагування потрібно виконати усередині комірки, її активують, потім двічі клацають мишкою по цій комірці або натискають F2. У комірці з’явиться курсор.

Для редагування вмісту комірки у рядку формул потрібно активізувати комірку з неправильними даними. Її вміст відобразиться у рядку формул. Після цього можна зробити необхідні виправлення у рядку формул.

Для видалення даних з комірки її роблять поточною і натискають Delete або Backspase. Можна виконати послідовність команд: Основне – Редагування – Очистити – Очистити вміст.

Редагування завершують натисканням клавіші Enter або кнопки «Ввід». Можна також активувати іншу комірку за допомогою миші.

У табличному процесорі, як і в текстовому , є можливість повернути або скасувати результати до ста останніх дій, використовуючи кнопки «Скасувати» і «Повернути» на панелі швидкого доступу або сполучення клавіш Ctrl + Z Ctrl + Y.

Редагування може стосуватися не тільки даних у комірці, але й документа в цілому. У такому випадку виконують операції переміщення і копіювання даних, вставки чи видалення стовпців і рядків.

Переміщення і копіювання можна здійснювати за допомогою буфера обміну або засобу Drag and Drop. Крім того, для копіювання в Excel використовують маркер заповнення.

Найпростішим способом переміщення і копіювання є Drag and Drop. Щоб скористатися ним, потрібно виділити діапазон комірок, що містить інформацію, яку треба перемістити або скопіювати, і навести курсор миші на межу діапазону. Коли покажчик набуде форми стрілки, натискають ліву клавішу миші (при переміщенні даних) або ліву клавішу миші і клавішу Ctrl (при копіюванні). В останньому випадку до стрілки додається позначка «+», що означає копіювання. Зображення комірок потрібно перетягнути у потрібне місце і відпустити клавішу миші.

При здійсненні копіювання і переміщення за допомогою буфера обміну виконують команди: Правка – Вирізати (Копіювати) і Правка – Вставити. Можна використовувати комбінації клавіш Ctrl+ X - вирізати, Ctrl + C - копіювати, Ctrl + V - вставити.

Маркер заповнення використовують при введенні у ряд комірок однакової інформації. Первинну комірку виділяють, наводять вказівник миші на маркер заповнення цієї комірки. Вказівник миші перетвориться на тонке перехрестя. Маркер заповнення виділеної комірки потрібно перетягнути у потрібне місце і відпустити кнопку миші. Якщо комірки, де було зроблено вставку, місти інші дані, вони автоматично будуть замінені новими.

При потребі до таблиці можна додавати рядки і стовпці. Для вставки одного рядка потрібно виділити будь-яку комірку в рядку, над яким потрібно вставити новий рядок. Після цього виконують команду: Вставка – Рядки. Аналогічно можна вставити декілька рядків. При цьому кількість вставлених рядків буде дорівнювати кількості виділених по вертикалі комірок.

Щоб вставити стовпчик, виділяють комірку у стовпці, ліворуч від якого має бути вставлено новий стовпчик, і виконують команду Вставка – Стовпці. Для вставки декількох стовпців виділяють ті, праворуч від яких мають бути розміщені нові. Виділяють при цьому стільки стовпців, скільки має бути вставлено.

return false">ссылка скрыта

Можливою також є вставка комірок. Із цією метою використовують команду: Вставка – Комірки.

Видалити непотрібні рядки чи стовпці можна, виконавши команду: Правка – Видалити. Об’єкти, що підлягають видаленню, попередньо виділяють.

Видалення комірки виконується дещо складніше. Комірку, що має бути видалена, виділяють, виконують команду: Правка – Видалити. У діалоговому вікні обирають відповідні опції, вказуючи напрямок переміщення сусідніх комірок, які мають заповнити звільнене місце.

Прийоми зберігання робочої книги такі ж, як у Microsoft Word та інших додатках Microsoft Office. Найпростіший спосіб зберегти дані в Excel – виконати команду Файл – Зберегти. Файли Excel мають розширення xls.