Делом является совокупность документов, сформированных по какому- либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Правильное формирование дел способствует:

- оперативному поиску необходимых документов;

- обеспечивает их сохранность;

- устанавливает порядок в организации делопроизводства.

 

При формировании документов в дела используются признакизаведения дел:

номинальный признак -основанием для группировки документов по этому признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.

предметно-вопросный признак - за основу берут их содержание. Например: " Документы по вопросам повышения качества продукции

(акты, справки, рекламации, докладные записки)".

авторский признакпредполагает группировку в дела документов одного автора. Например: " Протоколы производственных совещаний областной больницы за 2005 год".

корреспондентский признакиспользуется для группировки переписки. В заголовке указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: "Переписка с поставщиками медицинской техники о взаимных расчетах за 1997 год".

графический признак - осуществляется объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов. Например: "Переписка с предприятиями Центрально-Черноземного региона по вопросам поставки продукции".

хронологический признак -группировка документов за какой- либо определенный период. Например: "Квартальные отчеты об основной деятельности организации и капитальных вложениях".

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.