Механизм отражения на счетах бухгалтерского учета данных за отчетный период

1. Методы обобщения информации о хозяйственных операциях организации за отчетный период

2. Порядок составления шахматной таблицы и оборотно-сальдовой ведомости

 

Соблюдение бухгалтерских принципов и требований при подготовке бухгалтерской отчетности способствует получению правдивой и объективной информации о деятельности организации. Для того чтобы отчетность соответствовала предъявляемым к ней требованиям, должны соблюдаться условия:

- проведение учета хоз. операций только на основании надлежаще оформленных первичных документов (накопительных, группировочных ведомостей);

- фиксирование всех хоз. операций и результатов инвентаризации за отчетный период;

- совпадение данных синтетического и аналитического учета.

Составлению отчетности предшествует подготовительная работа, которую ведут по заранее составленному специальному графику (6 этапов):

1. проверка соответствия данных первичных учетных документов данным бухгалтерского учета. Первичные документы составляются в момент совершения операции или непосредственно по ее окончании. Одновременно проверяется, все ли имеющиеся первичные документы нашли свое отражение в бухгалтерском учете. Все обработанные первичные документы должны быть проверены на их соответствие утвержденным формам. Документы, по которым не предусмотрены типовые формы, должны быть утверждены приказом об учетной политике организации, обращают внимание на наличие контировки; следует обратить внимание на наличие подписей ответственных;

2. проведение инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в учете в том месяце, когда инвентаризация была завершена;

3. уточнение оценки имущественных статей баланса. Оценка имущественных статей должна быть максимально приближена к уровню рыночных цен на аналогичные объекты;

4. проверка записей на счетах бухгалтерского учета. Цикл учетной работы за месяц (в межотчетном периоде) делят на три части:

1) составление бухгалтерских записей (проводок) на основании первичных документов, накопительных, группировочных ведомостей. Это самая главная часть цикла учетной работы в межотчетный период. Эта работа требует от бухгалтера знания нормативных бухгалтерских документов и налогового законодательства;

2)перенос всех фактов хозяйственной деятельности за месяц из первичных документов в регистры бухгалтерского учета (н-р, в журнал регистрации хоз. операций и др.);

3) формирование информации об объектах бухгалтерского учета на счетах Главной книги на основании итоговых данных учетных регистров.

5. этап– закрытие в конце отчетного периода всех операционных счетов: калькуляционных, собирательно-распределительных, сопоставляющих, финансово-результативных. Но до этого должны быть сделаны все бухгалтерские записи на синтетических и аналитических счетах, включая результаты инвентаризации, проверена их правильность. Закрывая счета, учитывают, что при взаимном использовании продукции и услуг цехами и участками невозможно во всех случаях отнести на все объекты калькуляции фактические затраты. Часть затрат по некоторым объектам калькуляции отражают в плановой оценке. По этой причине важно обосновать последовательность закрытия счетов.

На практике в промышленных предприятиях закрытие счетов начинают со счетов производств, имеющих максимальное число потребителей и минимальные встречные затраты, а заканчивают закрытие счетами с минимальным числом потребителей и максимальным числом встречных затрат.

Вначале исчисляют себестоимость услуг вспомогательных производств и закрывают счет 23.

Затем распределяют расходы будущих периодов, общепроизводственные и общехозяйственные расходы и ежемесячно закрывают счета 97, 25, 26, 28, 40, 94. Их обороты по дебету и кредиту обязательно равны, сальдо отсутствует.

На следующем этапе калькулируют себестоимость продукции основных отраслей производства и списывают затраты со счетов 20; 29, производят записи на счетах по учету капитальных вложений.

Определяют финансовый результат от деятельности организации и закрывают счета 90, 91, распределяют прибыль и закрывают счет 99 (реформация баланса). Эти счета закрываются один раз в конце года.

На 6-м этапе на основании данных учетных регистров в конце месяца составляют оборотную ведомость по счетам синтетического учета и переносят обороты и остатки в Главную книгу.

2Показатели Главной книги - обороты по дебету и кредиту счетов, а также остатки сальдо по счетам, используются для составления бухгалтерской отчетности. Чтобы убедиться в правильности отчетности и полноте показателей, периодически проверяют записи на счетах, используя различные приемы, они зависят от применяемой формы бухгалтерского учета.

Обычно проверку записей по счетам Главной книги осуществляют:

1. производят сличение оборотов по каждому синтетическому счету с итогами документов, послуживших основанием для записей по этому счету;

2. осуществляют сверку оборотов и остатков или только остатков по всем счетам синтетического учета;

3. осуществляют сверку оборотов и остатков или только остатков по каждому синтетическому счету с соответствующими показателями аналитического учета.

Для сверки данных составляют оборотные (шахматные) или оборотно-сальдовые ведомости отдельно по синтетическим и аналитическим счетам (табл. 1).

Таблица 1 - Оборотно-сальдовая ведомость (сокращенная форма)

 

Код	Счет Наименование	Сальдо на начало периода	Обороты за период	Сальдо на конец периода
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит

 

Проверка учетных записей на синтетических счетах осуществляется по итогам оборотно-сальдовой ведомости. Имеющиеся в ней три пары суммовых колонок должны отражать дебетовые и кредитовые итоги, равные друг другу:

- сальдо на начало периода по Д-ту должно быть равно сальдо на начало периода по К-ту (графы 3 и 4);

- обороты за период по дебету должны быть равны оборотам за период по кредиту (графы 5 и 6);

- сальдо на конец периода по дебету должно быть равно сальдо на конец периода по кредиту (графы 7 и 8).

Отсутствие равенства в какой-либо паре колонок указывает на ошибку в записях или в подсчете записей по счетам. Однако в этом случае могут быть ошибки и на счетах. Например, отдельные суммы могут быть записаны не на те счета, к которым они относятся. Для выявления таких и подобных им ошибок производят сверку данных оборотно-сальдовой ведомости по синтетическим счетам с соответствующими показателями аналитического учета. Проверка ведется так: итоги оборотно-сальдовых ведомостей по аналитическим счетам сверяют с данными соответствующего синтетического счета в оборотно-сальдовой ведомости по синтетическим счетам. Равенство остатков и оборотов свидетельствуете правильности записей на счетах бухгалтерского учета.

Все формы бухгалтерской отчетности заполняются на основании остатков по счетам Главной книги. Статьи актива баланса заполняются по данным дебетовых остатков активных счетов, а статьи пассива баланса - по данным кредитовых остатков пассивных счетов. Счета, отражающие состояние расчетов (60, 62, 68, 71, 75, 76), показываются в балансе в развернутом виде. Взаимное погашение дебиторской и кредиторской задолженности (свертывание сальдо) приводит к фальсификации баланса. Некоторые показатели бухгалтерской отчетности заполняются на основании данных аналитического учета (ведомостей, журналов-ордеров или иных аналогичных по назначению регистров).