Сутність та завдання наукової організації праці на сучасному етапі

Наукова організація праці -це така її організація, яка базується на досягненнях науки та передовому досвіді, систематично впроваджуваних у виробництво, що дозволяє найкращим способом поєднати техніку і людей у єдиному виробничому процесі, забезпечує найбільш ефективне використання матеріальних і трудових ресурсів, безперервне підвищення продуктивності праці, сприяє збереженню здоров 'я людини і поступовому перетворенню праці в першу життєву потребу людини"(Организация труда. Основные понятия, термины, определения. ГОСТ 19005-74. - М.: Изд-во стандартов, 1974).

Розрізняють поняття "суспільна організація праці" та "організація праці".

Суспільна організація праці має такі основні елементи:

■ відтворення робочої сили;

■ форми та методи залучення людей до праці;

■ розподіл суспільного продукту;

■ кооперація праці в масштабах держави (регіону, області).

Організація праці на рівні підприємства -це приведення трудової діяльності людей до системи, що забезпечує досягнення максимально можливого корисного ефекту з урахуванням конкретних умов цієї діяльності та рівня відповідальності.

Наукова організація праці вирішує три основні взаємопов'язані завдання:

o економічне;

o психофізіологічне;

o соціальне.

Економічне завданняпередбачає, що широке впровадження НОП повинно, з одного боку, сприяти найбільш повному використанню техніки, матеріалів, сировини, енергетичних ресурсів, тобто витрат попередньої уречевленої праці, з іншого - забезпечувати підвищення ефективності живої праці. Врешті-решт НОП спрямована на прискорення темпів зростання продуктивності суспільної праці в цілому та на зростання прибутків підприємств.

Психофізіологічне завданняполягає у створенні найбільш сприятливих виробничих умов, які забезпечують збереження в процесі праці здоров' я та працездатності людини - головної виробничої сили суспільства.

Соціальне завданняспрямоване на виховання в процесі праці людини, для якої творча праця, яка справедливо оплачується, є першою життєвою потребою і самореалізацією; вона задовольняє як первинні, так і вторинні мотиваційні потреби людини (ієрархія потреб за Маслоу).

1. Основні принципи наукової організації праці

 

В основі наукової організації управлінської праці полягають певні принципи (рис.2.1).

Рис. 2.1 — Принципи наукової організації праці

Принцип комплексності передбачає, що наукова організація управлінської праці розвивається не за одним напрямком, а за їх сукупністю; стосується не одного працівника, а усього управлінського ко­лективу. Проблема організації управлінської праці повинна вирішуватися всебічно, з урахуванням усіх аспектів управлінської діяльності.

Принцип системності передбачає взаємне узгодження усіх напрямків розглядання об'єкту, а також усунення протиріч між ними. В результаті такого підходу створюється система організації праці, у рамках якої усі її складові частини взаємно узгоджені і діють в інтересах ефективного функціонування усієї системи.

Регламентація - це встановлення і дотримання певних правил, положень, інструкцій, нормативів та інших нормативних документів, заснованих на об'єктивних закономірностях розвитку системи управління. При цьому виділяється коло питань, що підлягають жорсткій регламентації, і питання, для яких потрібні лише рекомендації.

Спеціалізація полягає у закріпленні за кожним підрозділом певних функцій, робіт і операцій з покладанням на них повної відповідальності за кінцеві результати їх діяльності в процесі управління. При цьому слід мати на увазі, що існують границі спеціалізації, які не можна переступати, щоб не стримувати творче зростання працівників, не впливати негативно на змістовність їхньої праці.

Трудовий колектив повинен працювати в умовах стабільності його складу, функцій і задач, що ним вирішуються. Це не виключає динаміки у розвитку колективу. Важливо, щоб зміна змісту і складу задач була обумовлена об'єктивно необхідними потребами і відбувалася на науковій основі.

Цілеспрямована творчість полягає у досягненні двох взаємозалежних цілей: забезпечення творчого підходу при проектуванні і впровадженні передових прийомів праці і максимальне використання творчого потенціалу управлінських працівників у їхній повсякденній діяльності.

Кожен з розглянутих принципів має самостійне значення. Разом з тим вони доповнюють один одного, розкриваючи різні засоби загального підходу до організації управлінської праці.

 

1. Напрямки наукової організації праці

Зміст НОП за основними її напрямками:

1. Розробка та впровадження раціональних форм розподілу і кооперації праці;

2. Поліпшення організації добору, підготовки та підвищення кваліфікації кадрів;

3. Удосконалення організації й обслуговування робочих місць;

4. Удосконалення трудового процесу, впровадження передових прийомів та методів праці;

5. Удосконалення нормування праці;

6. Впровадження раціональних форм матеріального і морального стимулювання;

7. Поліпшення умов праці;

8. Зміцнення дисципліни праці та розвиток свідомого ставлення до неї.

1. Сутність і види управлінських документів

Документ -матеріальний об'єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді.

Першими документами на Русі були грамоти. Саме слово документ походить з латинської мови - "спосіб доказу", "зразок". В українську мову воно прийшло з російської: за часів Петра І документами стали називати ділові папери, що мали правове (юридичне) значення, тобто слугували доказом чиїхось прав, підтвердженням законності певних дій.

Згідно з Державним стандартом на термінологію діловодства та архівної справи, документ- це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної діяльності і продукти розумової діяльності людини.

Як носій інформації документ є неодмінним елементом внутрішньої організації кожної установи, підприємства. Документи забезпечують взаємодію всіх підрозділів.

Комунікативна функція документів забезпечує і зовнішні зв'язки установ та підприємств.

Документи використовуються для передачі інформації у часі та просторі, тобто мають координуючу функцію.

В роботі з документами необхідно керуватися нормативними актами України, стандартами (ДСТУ), які передбачають складання документів за певними правилами, ведення номенклатури справ, створення архіву підприємства для забезпечення збереження найбільш цінних документів.

В управлінській діяльності використовують головним чином текстові документи, інформація у яких зафіксована будь-яким письмовим способом - рукописним, машинописним, типографським. Сукупність документів, оформлених згідно з певними правилами, називають управлінською документацією.

Управлінська документація -це система документації, що забезпечує управлінські процеси в суспільстві, на підприємстві, в організації та установі.

Документи створюються для реалізації тієї чи іншої функції. В документі, як правило, переплітається велика кількість функцій - інформаційна, соціальна, комунікативна, управлінська, правова, облікова.

Класифікаційні ознаки	Групи документів
За змістом (спеціалізацією)	■ Загальні ■ З адміністративних питань ■ Спеціалізовані (облікові, фінансові, комерційні тощо)
За призначенням	■ Організаційно-розпорядчі ■ Фінансово-розрахункові ■ З постачання та збуту ■ З особового складу
За походженням	■ Офіційні ■ Особисті
За місцем складання	■ Внутрішні ■ Зовнішні
За джерелами виникнення	■ Первинні (вхідні) ■ Похідні (вторинні)
За технікою відтворення	■ Рукописні ■ Друковані ■ Фотокінодокументи ■ Звукові (аудіовізуальні)
За формою	■ Індивідуальні ■ Стандартні, типові ■ Трафаретні
За видом носія	■ Паперові ■ На фотокіноплівці, на відеоплівці. ■ На магнітних (оптичних) носіях. ■ На екрані
За ступенем гласності	■ Звичайні ■ Для службового користування ■ Секретні, з грифом "КТ" (комерційна таємниця) ■ Цілком секретні
За терміном виконання	■ Звичайні (безстрокові) ■ Термінові
За кількістю питань	■ Прості ■ Складні
За стадіями створення	■ Оригінали ■ Чернетки ■ Копії (виписка, дублікат)
За терміном зберігання	■ Постійного зберігання ■ Тривалого зберігання (понад 10 років) ■ Тимчасового зберігання (до 10 років)

1. Системи документації в управлінні

Значну роль в справі упорядкування роботи з документами, оптимізації документацій-них процесів у масштабі країни відіграє Єдина державна система діловодства (ЄДСД). Це науково упорядкований комплекс правил, нормативів та рекомендацій по веденню діловодства починаючи з надходження або створення документа до здачі його в архів.

Документальне забезпечення -комплекс операцій з готовими документами (рис. 7.1).

Рис. 7.1. Документальне забезпечення на підприємстві.

Основні положення ЄДСД складаються із загальної частини, восьми тематичних розділів та додатків. Тут сформульовані загальні правила документування управлінської діяльності, викладено принцип уніфікації документів, вимоги до формулярів організаційно-розпорядчих документів, до побудови текстів документів, їх мови та стилю. Загальнодержавна система складається з численних підсистем, які перебувають на нижчих ступенях ієрархії. Виділяють функціональні та галузеві системи документації.

Функціональні системи (планова, матеріально-технічного постачання, звітно-статистична, облікова) характерні для центральних органів функціонального призначення. (Мінфін, Держкомстат, податкова адміністрація тощо). Функціональні системи тісно пов' язані між собою (система планової та облікової документації). Галузеві системи функціонують в органах галузевого управління (міністерства, відомства, галузеві відділи держадміністрації). Вони відображають специфіку тієї чи іншої сфери діяльності.

В додатках ЄДСД наведено приблизний перелік документів, які підлягають контролю за виконанням.

Обов' язковою умовою раціональної організації діловодства є автоматизація процесів діловодства. В ЄДСД пропонуються варіанти типових комплектів технічних засобів для механізації операцій з документами.

1. Організація діловодства в умовах сучасного підприємства

Діяльність управлінських працівників пов'язана з діловодством-створенням, прийманням-передаванням, зберіганням, опра­цюванням документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інформацією на підприємстві і прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Відомі три організаційні форми діловодства:

1) централізована: застосовується у великих організаціях з великим документообігом. При цьому вона передбачає виконання усіх операцій з документами в спеціалізованих структурних підрозділах, наприклад канцелярії, друкарському бюро. Ця форма характерна також для невеликих підприємств з малим документообігом, в яких усі операції з документами виконує секретар. Централізована форма діловодства найбільш економічна, оскільки забезпечує раціональне використання технічних засобів, трудових ресурсів;

2) децентралізована: передбачає виконання усіх операцій з документами в структурних підрозділах організацій, якщо вони територіальне роз'єднані. Ця форма забезпечує оперативне і якісне виконання операцій з документами. Однак вона передбачає наявність діловодного персоналу і технічних засобів у структурних підрозділах і тому є неекономічною;

3) змішана: найбільш поширена у підприємствах торгівлі і громадського харчування. При цьому частину операцій роботи з документами (приймання, відправлення, реєстрація, контроль виконання) покладено на спеціалізовані службу, наприклад канцелярію, секретаря, а решту операцій (складання документів, поточне зберігання їх, формування справ) виконують структурні підрозділи. Змішана форма є оптимальною для більшості торговельних підприємств, оскільки документообіг у них не досить великий для централізованої форми діловодства, а використання децентралізованої - економічно недоцільне. Основною функцією діловодства підрозділів і працівників (секретарів, діловодів) є організація раціонального документообігу, що передбачає організацію руху документів з моменту їх одержання або створення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, позитивно впливає на управлінський процес у цілому.

1. Робота з документами, що надходять у підприємство

При розгляданні документів, що надходять, доцільно використовувати такі рекомендації.

Керівнику для розглядання і прийняття рішення (воно відбито у резолюції) слід передавати тільки найважливіші документи, в основному ті, які не можна використовувати без його вказівки. Практика свідчить, що кількість їх становить 10-20% загальної кількості документів, які надходять.

Тепер на багатьох підприємствах керівники розглядають усі документи, що надійшли. Такий порядок негативно позначається на роботі апарату управління, оскільки керівники розглядають друго­рядні документи (багато які з них не потребують вирішення), перетворюються у розподілювачів кореспонденції (розписують пошту).

В умовах різноманітності виробничих зв'язків підприємств, складних процесів виробництва та управління, маркетингового середовища, що швидко змінюється, і при дедалі зростаючому обсязі інформації керівник великого підприємства, як правило, позбавлений можливості приймати оптимальне рішення з конкретного питання безпосередньо при одержанні документу. У зв'язку з цим частину документів керівник направляє у структурні підрозділи без рішення.

Деякі керівники наполягають на одержанні усіх документів, мотивуючи це бажанням бути максимально поінформованими. В умовах значного обсягу інформації, що надходить на підприємства, і при фізіологічно обмежених можливостях сприйняття її ця вимога призводить до значних і малоефективних витрат праці керівників і не сприяє кращій обізнаності.

Керівники підприємств і великих структурних підрозділів через свою зайнятість нерідко розглядають кореспонденцію наприкінці і після закінчення робочого дня, а іноді і на другий - третій день після надходження її. У цих умовах пропускна здатність апарату управління залежить від працездатності керівника. Це є однією з причин накопичення невиконаних у строк документів.

Керівник підприємства, його заступники, керівники підрозділів нерідко двічі повертаються до розглядання одного документа: при надходженні його в апарат управління і через 10-12 днів після руху його "знизу вгору" для підпису.

З метою уникнення зазначених недоліків і розподілу документів між виконавцями, підрозділами та їхніми керівниками на підприємствах запроваджено попередній розгляд документів, у ході якого необхідно:

• розподіляти документи між керівниками, начальниками структурних підрозділів і виконавцями з урахуванням основних критеріїв оцінки їх змісту і забезпечення апарату управління необхідною і достатньою інформацією;

• визначати конкретних виконавців документів, керуючись розподілом обов'язків, посадовими інструкціями, інструкціями з діловодства, практики, що склалася, та ін.;

• перешкоджати надходженню в апарат управління документів, виконання яких не є його прерогативою;

• визначати потребу у реєстрації документів.

Керівник підприємства повинен розглядати тільки зареєстровані документи. Він не повинен розглядати документи, передані йому під час відряджень, прийому громадян, працівниками інших ор­ганізацій до їх реєстрації.

Документи, що надійшли, передає керівнику тільки секретар. Час передавання документів встановлює керівник за погодженням із секретарем. При цьому враховують час надходження пошти, умови роботи організації, розпорядок робочого дня керівника, можливості діловодної служби. Час повертання документів секретареві встановлюють таким чином, щоб у цей же день вони згідно з резолюцією були передані виконавцю.

У деяких організаціях кореспонденцію передають керівнику один раз на день, як правило, о 10-12 год., в інших - два рази на день - о 10 і 16 год. Телеграми, термінові документи передають керівнику негайно.

Копії документів, витяги з них, вирізки з періодичних видань, чорнові тексти доповідей і повідомлень, інші подібні матеріали зберігають на робочому місці керівника. Для того щоб ними можна було користуватися, їх систематизують, що забезпечує оперативний їх пошук.

 

1. Роль інформації у роботі менеджера

В організаціях відрізняють внутрішню та зовнішню інфор­мацію.

Всі документи повинні бути ретельно оброблені, щоб вико­ристання наявної в ній інформації не викликало помилок і не­порозумінь.

Сукупність відомостей, необхідних для прийняття рішень, може вважатись достатньою, якщо вона задовольняє таким ви­могам:

• характеризує зміст завдання і суттєві для її виконання ресур­си;
• достовірно відображає стан виробничої та комерційної діяльності у даний час;
• своєчасно надходить до суб´єкта управління, який право­мірний приймати рішення;
• надається у достатньо простій формі для практичного ви­користання.

Відбір необхідної інформації є важливою та складною про­цедурою, тому що недостатність інформації, як і її надлишковість (зайвість) знижує результативність праці в системі управ­ління.

Обмін інформацією між різними рівнями управління вико­нується у формі повідомлень, показників і різних документів. Засоби, які визначають порядок реєстрації, перетворення, збе­рігання і пересування відомостей у поєднанні з необхідною для цього технікою складають систему інформації.

Сучасному рівню виробництва і комерційної діяльності організацій відповідає складна інформаційна система, яка ви­користовує систему обчислювальних машин, включаючи ПЕОМ.

Інформація використовується менеджером як засіб органі­зації виробництва і торгівлі, маркетингової діяльності у конку­рентному середовищі. Ця властивість інформації проявляється у процесах обґрунтування управлінських рішень. Відбираючи відомості для обґрунтування рішень, менеджер повинен дотри­муватися таких принципів:

• підлеглість господарського рішення загальним завданням організації;
• відповідність рішення досягненням науки;
• ретельна перевірка достовірності фактів;
• науковий підхід до узагальнень;
• сувора регламентація діяльності як при розробленні так і при виконанні рішень.

За своїм значенням для обґрунтування рішення інформація розділяється на чотири види:

1. Директивна (законодавча).

2. Науково-технічна.

3. Економічна.

4. Організаційно-нормативна.

Головною вимогою до інформації є її достатність, тобто по­дання менеджеру тільки суттєвих відомостей для виконання зав­дань управління.

Достатність інформації забезпечує можливість вибору рішен­ня, підвищує ефективність управління за рахунок обґрунтованості рішень, скорочує час на їх розробку і прийняття, зменшенню вит­рат на збір і обробку відомостей. Відбір суттєвої інформації по­легшується чітким формулюванням змісту завдань управління.

Директивна інформація забезпечує єдність управління, за­конність правових дій менеджера. Вона регламентує діяльність менеджера з позицій законності.

Науково-технічна інформація прискорює практичне вико­ристання економічних законів ринкової економіки, сприяє організації виробництва, праці та управління підприємством.

Економічна інформація показує стан господарської діяль­ності організації та її ефективність. Вона характеризує зміни тру­дового процесу, витрати дійової праці у кожному структурному підрозділі підприємства.

Організаційні нормативи — це засоби впливу на управляю­чу систему шляхом регламентування діяльності при виконанні завдань управління, встановлення норм і нормативів на вико­нання окремих трудових операцій.

1. Організація інформаційного обслуговування менеджера

Інформаційне обслуговування повинно базуватися на вив­ченні потреб менеджера в інформації, шляхом аналізу його функцій, змісту і характеру управлінських рішень, що прийма­ються.

Для визначення потреб у необхідних даних треба враховува­ти можливі нестандартні ситуації, коли необхідно не тільки приймати рішення, а и правильно поставити завдання підлег­лим.

Окрім відомостей, які необхідні безпосередньо для рішення поточних і стратегічних завдань, менеджеру для розширення професійного кругозору необхідна інформація і конкуруючих організацій. При цьому треба враховувати, що повністю задо­вольнити потреби в інформації неможливо, та і не треба, тому що в якийсь момент витрати на одержання додаткових даних стають більше від того ефекту, який вона може дати при обґрунтуванні рішення. Інформація, яка надходить до менеджера по­винна відповідати вимогам, показаним на схемі 5.2.1.

Схема 5.2.1

При неефективності даних створюється ілюзія інформованості. Тому менеджер повинен забезпечити перевірку їх досто­вірності шляхом одержання її із різних джерел. Він повинен мати уявлення про способи одержання різних даних.

Актуальність даних тісно пов´язана з їх новизною і може оцінюватися часом від конкретних подій, фактів, стануло невико­ристання даних про нього.

Оперативні данні втрачають свою актуальність дуже часто і використовуються тільки один раз. Дані узагальненні, аналітич­ного характеру зберігають свою актуальність на протязі довгого періоду і використовуються багаторазово.

Своєчасність даних — це властивість, близька до актуаль­ності, але все ж таки відрізняється від неї. Дані надходять своєчасно, якщо вони не запізнюються відносно оптимальних строків прийняття рішення. Але своєчасно — не означає завчас­но, тому що зібрані раніше дані втрачають актуальність.

Своєчасність інформації забезпечується використанням су­часних технічних засобів управління правильним визначенням строків збору і обробки оперативних даних.

Дуже важливим є вимога до змістовності і доступності їх сприймання. Оперативні дані можна надавати у формі таблиць, діаграм, схем та ін. В документах аналогічного характеру дані порівнюються з минулим періодом. Тут важливим є стислість викладення, але досягти її треба не за методом відхилення, а шляхом узагальнення і виділення важливих факторів.

Менеджер повинен отримувати агреговані, узагальнені по­казники, доповнені характеристикою факторів, які обумовили їх зміну. Це можна показати графічним відображенням і корот­ким коментарем до таблиць і діаграм.

Менеджер одержує інформацію із різних джерел і повинен вміло їх поєднувати. Головним джерелом інформації для нього є письмові документи (внутрішні та зовнішні), а також огляди і доповіді, підготовлені спеціалістами апарату управління.

Чим вище ранг менеджера, тим більша питома вага узагаль­неної, аналітичної інформації про стан справ в організації.

Разом з тим у письмових документах висвітлюються деяким чином відфільтровані уявлення про реальну дійсність. Тому для менеджера будь-якого рангу мають велике значення такі дже­рела інформації, як:

• безпосереднє спостереження;
• усні бесіди;
• наради.

1. Організація діловодного процесу

Система роботи з документацією в установі у тому чи іншому випадку повинна ґрунтуватись на певних принципах, а саме:

o принципі ділової необхідності,

o принципі однократної реєстрації документів;

o принципі децентралізації відповідальності за виконання;

o принципі паралельності обробки документів. Розглянемо вищезазначені принципи проходження документів в установі більш докладніше:

Принцип ділової необхідності ґрунтується на тому, що процес роботи з документом, починаючи з його створення, погодження, затвердження, переміщення, відправки і закінчуючи переданням його копії в архів, досить складний, вимагає розумової праці і креативності, застосування технічних засобів, постійного вдосконалення технологічних процесів, подальшої інформатизації діловодства тощо.

Дотримання зазначеного принципу дає можливість підвищити оперативність проходження документів на всіх стадіях управлінського процесу - від стадії підготовки рішення і до його реалізації. В свою чергу відсутність чіткої регламентації руху документів може призвести до збоїв у документаційному забезпеченні управління.

Ефективним засобом зменшення кількості документів в установі може бути заміна разових первинних документів на накопичувальні,' наприклад, введення накопичувальних відомостей замість виписки одноразових накладних на прийом-здачу продукції. Значну економію може дати також застосування лімітно-забірних карток замість застосування бланків індивідуальних матеріальних вимог, на оформлення яких витрачається багато часу, тощо.

Для того щоб упорядкувати рух документації і визначити оптимальні маршрути руху документів, мають складатися конкретні плани документообігу, з переліченням кодифікаційних номерів і назв документів, прізвищ осіб, які їх складають та підписують, строків підготовки і передачі документів іншим виконавцям, прізвища відповідальних осіб і терміни обробки документації в канцелярії та інших відділах підприємства.